Fachbeiträge & Kommentare zu Personalwesen

Als Faustregel ist davon auszugehen, dass der Betriebsrat bei jeder Form des personalbezogenen KI-Einsatzes im Unternehmen rechtzeitig und umfassend zu informieren ist. [1] Muss der Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, unterstellt das Gesetz pauschal, dass die Hinzuziehung eines Sachverständigen erforderlich ist. Trotzd...mehr

Wichtigste Vorfrage und erste Weichenstellung im Datenschutz ist die Frage, ob überhaupt personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auf die Verarbeitung (tatsächlich) anonymisierter Beschäftigtendaten ist das Datenschutzrecht von vornherein nicht anwendbar. Personenbezogene Daten sind z. B. dann nicht zwingend erforderlich, wenn Bewertungen von Informationen auf Behörden- od...mehr

Die wohl medial präsenteste Kritik an KI ist das Diskriminierungsrisiko. Neben ethischen Aspekten sind Arbeitgeber selbstverständlich auch beim KI-Einsatz an den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz (Art. 3 GG) und die gesetzlichen Vorschriften aus § 7 AGG ( § 1 EntgTranspG) und § 164 Abs. 2 SGB IX gebunden. Arbeitgeber können sich nicht hinter ihrer Software verstecken ("c...mehr

Im Bereich Mitarbeiterbindung sind insbesondere KI-unterstützte Mitarbeiterbefragungen und die automatisierte Vermittlung von Jobangeboten ("Skill-Matching") hervorzuheben. Herkömmliche Mitarbeiterbefragungen sind in der Regel durchstrukturiert: Es gibt konkrete Fragen mit vorformulierten oder graduellen Angabemöglichkeiten (1–5). Die Auswertung von Freitexten ist zeitaufwänd...mehr

Automatisierte Anweisungen an Mitarbeiter sind schon seit Längerem gelebte Praxis. Beispielhaft seien hier pick-by-voice-Systeme (vom Computer gesprochene Anordnungen, bestimmte Waren vom Lager zu kommissionieren oder transportieren) oder – Navigationssysteme für die Auslieferung von Paketen. Hierbei handelt es sich meistens um gewöhnliche, also deterministische Software. Abe...mehr

Überblick Hinter dem Begriff "künstliche Intelligenz" (KI oder englisch: AI – "Artificial Intelligence") verbergen sich zumeist besondere, selbstlernende Algorithmen, bzw. Modelle, die mit vorzugsweise großen Datenmengen trainiert wurden. KI-basierte Software kann u. a. selbstständig unbekannte Sachverhalte bewerten, Prognosen und Empfehlungen abgeben oder auch Entscheidunge...mehr

Infographic Auf europäischer Ebene tritt die KI-Verordnung [1], also ein für alle Mitgliedsstaaten geltendes Gesetz, schrittweise in Kraft. Hiernach werden KI-Anwendungen in Risikoklassen eingeteilt, mit denen jeweils Pflichten für die Entwickler, aber auch für die Nutzer der Anwendungen einhergehen, also für die anwendenden Arbeitgeber. Bestimmte KI-Anwendungen und Praktiken ...mehr

Vor allem große Unternehmen und Verwaltungen verfügen oft über enorme Datenmengen mit großem Potential für den wirtschaftlichen Nutzen. Zwar bieten die verarbeitenden Systeme i. d. R. schon umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Diese sind jedoch meist sehr spezifisch vorprogrammiert. Eine KI-basierte Big-Data-Analyse hingegen ist in der Lage, für Menschen schwer erkennbare ...mehr

Um im Umgang mit KI-Anwendungen mitreden zu können, müssen Personaler nicht zu Informatikern mutieren. Entscheidend ist, Grundbegriffe und Funktionen zu kennen und sich ein grobes Bild zu machen, um die richtigen Fragen stellen zu können. Künstliche Intelligenz, "machine learning" und "neural networks" sind nicht nur schillernde Begriffe, die gelegentlich im Fernsehen auftau...mehr

KI-basierte Anwendungen können in sämtlichen Phasen und Bereichen des Dienst- und Arbeitsverhältnisses eingesetzt werden und unter den richtigen Vorzeichen Vorteile für Behörden, Verwaltungen sowie die Beschäftigten selbst bringen. Anwendungsfelder sind z. B. die Personalgewinnung, die Personalbetreuung, die Mitarbeiterbindung, die Datenanalyse, das Einsatz- und Leistungsmanageme...mehr

Großes Potential haben Chatbots auch im Bereich des Onboarding-Prozesses. Anstatt seitenweise FAQ, Prozesshandbücher und Behörden- und Ermessensrichtlinien zu wälzen, könnten neue Mitarbeiter schnell Antworten auf typische Fragen erhalten wie z. B.: Welche Organisationseinheit ist für die Bearbeitung von Reisekostenanträgen zuständig? Wie kann ich einen Parkplatz beantragen? Wa...mehr

Ein besonders relevanter Anwendungsbereich von KI sind Sprachmodelle. Sie basieren ebenfalls zum großen Teil auf tiefen neuronalen Netzen und dem sog. Natural Language Processing ("NLP"). Das heißt, dass sie durch Analyse unzähliger Texte eine (statistische) Vorstellung davon erlangt haben, welche Wörter häufig in welcher Reihenfolge und in welchen Satzteilen vorkommen usw. S...mehr

Das Verfahren, das für die Durchbrüche und die weiter fortschreitende Verbreitung von KI-Systemen verantwortlich ist, heißt maschinelles Lernen, ein Teilgebiet der künstlichen Intelligenz. Das maschinelle Lernen ist ein Verfahren, bei dem der Computer durch mathematische Methoden in die Lage versetzt wird, quasi "selbst" Zusammenhänge und Strukturen in Daten zu erkennen, ohn...mehr

Die Potentiale von KI-Anwendungen bei der Personalgewinnung lassen sich am besten in chronologischer Reihenfolge – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung – darstellen: Mithilfe von sogenannten generativen "Natural Language Processing (NLP)"-Anwendungen wie etwa GPT oder Microsoft Copilot lassen sich Stellenausschreibungs(entwürfe) automatisch aus Dokumenten generier...mehr

Für das maschinelle Lernen werden häufig sog. neuronale Netze ("neural networks") verwendet. Sie werden so genannt, weil sie in ihrer Funktionsweise das menschliche Gehirn imitieren. Wie auch im menschlichen Gehirn sind unzählige Neuronen durch Kanäle miteinander verbunden, die zusammenwirken, Informationen verarbeiten und hieraus ein Ergebnis produzieren, das nicht Schritt ...mehr

Rz. 865 Schließlich kann eine Verpflichtung des Arbeitgebers bestehen, in der Betriebsversammlung nach § 43 Abs. 2 BetrVG über die geplante Betriebsänderung zu berichten, da regelmäßig das Personalwesen des Betriebes und dessen wirtschaftliche Lage und Entwicklung betroffen sind. Die Berichtspflicht findet ihre rechtliche Grenze in der Gefährdung von Betriebs- und/oder Gesch...mehr

Um das Berichtswesen noch aussagekräftiger gestalten zu können, ist es hilfreich, wenn man einige ausgewählte Tipps und Tricks berücksichtigt. Bei allen Punkten sollte strikt darauf geachtet werden, dass sie zusammen mit den Empfängern erarbeitet werden. Wählen Sie zu jedem Bericht, jeder Grafik oder Übersicht eindeutige Überschriften. Oft genügen einzelne Begriffe oder Stich...mehr

Rn. 127a Stand: EL 177 – ET: 12/2024 Bei den nachfolgend alphabetisch geordneten Einzelfällen aus der Rspr geht es bei der Prüfung der Frage, ob ein Gewerbebetrieb mit GewStPfl (bei Gewerbeertrag über EUR 24 500) und Kammerzugehörigkeit in einer IHK vorliegt – dazu grundsätzlich s Rn 3 –, insb um die Abgrenzung gegenübermehr

Ein weiteres zentrales Ziel vieler S/4HANA-Transformationsprojekte ist die Überarbeitung des operativen Kontenplans, der häufig historisch gewachsen, inkonsistent und überladen ist. Die technologischen Neuerungen in S/4HANA sowie die Nutzung neuer Funktionalitäten ermöglichen eine Verschlankung und Harmonisierung des Kontenplans. Beispielsweise lassen sich merkmalsorientiert...mehr

Rz. 24 Gem. ESRS E5.11 müssen die Unternehmen, i. V. m. ESRS 2 IRO-1, das Verfahren zur Ermittlung und Bewertung wesentlicher Auswirkungen, Risiken und Chancen im Zusammenhang mit Ressourcennutzung und Kreislaufwirtschaft beschreiben, insbes. hinsichtlich der Ressourcenzuflüsse, Ressourcenabflüsse und Abfälle. Folgende Informationen sind zu geben: ob das Unternehmen seine Ver...mehr

Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem "Management by Objectives" — Ansatz (MbO), der Führungskonzeption durch Zielsetzungen. Grundidee dieser Konzeption ist der Dialog zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, der der Abstimmung der Unternehmensziele, Bereichsziele, Abteilungsziele, Team- und Mitarbeiterziele Rechnung trägt und dazu führt, dass Verantwortung dele...mehr

Die folgenden Schritte dienen dazu, den Ausgangpunkt im eigenen Unternehmen einzuschätzen: Wo stehen wir heute mit unserer Digitalisierung? Hier ist es ratsam, jeden dieser Punkte Schritt für Schritt bezogen auf die eigene Situation durchzugehen, um den IST-Zustand genauer zu spezifizieren. Dabei werden wesentliche Informationen für die spätere Vorgehensweise zusammengetrage...mehr

In diesem letzten Schritt der IST-Analyse entsteht eine Übersicht über IT-Lösungen, die aktuell im Einsatz sind. Hierfür kann die Aufgabenübersicht aus Schritt 2.4 genommen werden und die bereits eingesetzte Software beim jeweiligen Arbeitspaket ergänzt werden. Bei der Recherche sollte sich das Projektteam zunächst auf Software konzentrieren, die im Personalwesen genutzt wird...mehr

Nun sind die Anforderungen und der Optimierungsbedarf beschrieben und es ist klar, welche Funktionen eine neue HR-Lösung haben sollte. Aber was, wenn es mehrere Tools benötigt, um alle Bedürfnisse zu digitalisieren? Eines für alles, oder Viele für alles? Eine Frage, die zwar nicht so alt wie die Menschheit ist, jedoch seit der Erfindung der ersten Unternehmenssoftware unzähli...mehr

Die Verbuchung der Personalkosten ist wenig umfangreich, wenn es nur um die Buchhaltung geht. In der Praxis vervielfacht sich der Aufwand jedoch, weil die Buchhaltung eine Servicefunktion für die Kostenrechnung wahrnimmt, indem sie Buchungen kostenstellengenau erledigt. Darum muss jede Buchung mit Personalkosten für jede Kostenstelle erfolgen, die Gesamtsumme muss aufgeteilt...mehr

Es muss sichergestellt sein, dass vollständig alle Ergebnisse im abgebenden Bereich über die Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu kann z. B. die Anzahl der Objekte (z. B. Ausgangsrechnungen) festgestellt und auf beiden Seiten der Schnittstelle abgeglichen werden. Oder es werden Summen miteinander verglichen, beispielsweise die Summe aller Lohn- und Geh...mehr

Überblick Schnittstellen zwischen der Buchhaltung und der Materialwirtschaft, dem Vertrieb oder dem Personalwesen hat es schon immer gegeben. Diese analogen Schnittstellen werden in der Digitalisierung durch digitale Übergaben ersetzt. Um einen solchen Eingriff von außerhalb der kontrollierten Buchungsprogramme zu beherrschen, sind definierte Schnittstellen notwendig. Das gi...mehr

Unternehmen mit großem Anlagevermögen haben auch hohe Instandhaltungskosten. Diese korrekt auf Maschinen und Kostenstellen zu verteilen, ist Aufgabe der Kostenrechnung. Die Buchhaltung hat an diesem Punkt wieder die Rolle des Empfängers und Prüfers der Daten. Um die dabei entstehende Arbeit zu minimieren, wird eine Schnittstelle zwischen der Instandhaltung und der Buchhaltun...mehr

Rz. 3 Das Bundesministerium der Verteidigung (bzw. das Bundesamt für das Personalwesen der Bundeswehr als vom Bundesministerium der Verteidigung bestimmte Stelle) und die Deutsche Rentenversicherung Bund haben am 12.4.2024 Grundsätze der Beitragszahlung für Bezieher von Erwerbsschadensausgleich vereinbart (abzurufen im Rechtsportal der Deutschen Rentenversicherung (rvrecht.d...mehr

Zusammenfassung Überblick Datenschutzrechtliche Fragestellungen sind längst von enormer Bedeutung für Unternehmen. Gerade im Rahmen des Personalwesens ergeben sich zahlreiche Stolperfallen: Datenschutzwidrig erlangte Informationen können Beweisverwertungsverboten in Kündigungsschutzprozessen unterliegen, dem Arbeitnehmer steht ein Auskunftsanspruch über die Verarbeitung seine...mehr

2.1 Beispiele für personenbezogene Daten in der Personalabteilung Der Begriff "personenbezogene Daten" ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO legaldefiniert und entspricht der bisher gültigen Definition. Als personenbezogene Daten gelten damit weiterhin alle Informationen, die sich auf eine entweder identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Klassischerweise im Rahmen...mehr

2.4.1 Erfassen und Speichern von Stammdaten Es dürfen nur diejenigen Stammdaten erhoben werden, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Hierzu zählen z. B. Name, Geburtsdatum oder Adresse des Mitarbeiters. Das Anfertigen einer Kopie von Ausweisdokumenten (Reisepass, Personalausweis) ist nur unter strengen datenschutzrechtlichen Voraussetzung...mehr

Im Folgenden werden die Rechte der Betroffenen dargestellt. "Betroffene" im Sinne der DSGVO können Kunden, weitere externe Dritte, aber auch Beschäftigte sein. Die Betroffenenrechte sind in den Art. 12–23 DSGVO abschließend geregelt. 3.1 Informationspflichten Sofern die betroffenen Personen nicht bereits Kenntnis über die folgenden Informationen haben, müssen Unternehmen sie k...mehr

Daten zum Gesundheitszustand eines Beschäftigten genießen über Art. 9 DSGVO einen gesteigerten Schutz. Sie dürfen nur in engen Grenzen verarbeitet werden.[1]mehr

Die Verarbeitung sog. "besondere Kategorien personenbezogener Daten" ist grundsätzlich untersagt, sofern nicht ein in Art. 9 Abs. 2 DSGVO aufgezählter Tatbestand die Verarbeitung ausnahmsweise erlaubt. Die "besonderen Kategorien personenbezogener Daten" (oder oft als "sensible Daten" beschrieben) umfassen personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft,...mehr

Betroffene Personen haben das Recht, dass die bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder diese einem Dritten zu übermitteln. Als gängiges, maschinenlesbares Format kommen verschiedene Formate in Betracht, solange diese marktüblich sind und keine hohen Lizenzgebühren anfallen. Anzunehmen ist, dass z...mehr

Sofern die betroffenen Personen nicht bereits Kenntnis über die folgenden Informationen haben, müssen Unternehmen sie künftig zum Zeitpunkt der Datenerhebung über folgende Punkte informieren: Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Zwecke der Datenverarbeitung Berechtigte Interessen, falls die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten I...mehr

In § 26 BDSG ist ausdrücklich geregelt, dass die Verarbeitung von Beschäftigtendaten auch auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig ist. Zu den Kollektivvereinbarungen gehören neben Tarifverträgen auch Betriebs- und Dienstvereinbarungen. Sofern Verantwortliche Kollektivvereinbarungen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten nutzen möchten,...mehr

Der Begriff "personenbezogene Daten" ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO legaldefiniert und entspricht der bisher gültigen Definition. Als personenbezogene Daten gelten damit weiterhin alle Informationen, die sich auf eine entweder identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Klassischerweise im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitete Daten sind nachfolg...mehr

Der Personalabteilung kann die Aufgabe zuteilwerden, eine Richtlinie für den Beschäftigtendatenschutz am Arbeitsplatz zu entwickeln und deren Einhaltung zu überwachen. Es macht Sinn, bei der Erstellung anhand einer Checkliste vorzugehen. Folgendes sollte dabei berücksichtigt werden: keine personenbezogenen Informationen telefonisch mitteilen, Erforderlichkeit klären, nur notwen...mehr

Überblick Datenschutzrechtliche Fragestellungen sind längst von enormer Bedeutung für Unternehmen. Gerade im Rahmen des Personalwesens ergeben sich zahlreiche Stolperfallen: Datenschutzwidrig erlangte Informationen können Beweisverwertungsverboten in Kündigungsschutzprozessen unterliegen, dem Arbeitnehmer steht ein Auskunftsanspruch über die Verarbeitung seiner personenbezog...mehr

In Art. 17 DSGVO ist das sog. "Recht auf Vergessenwerden", also das Recht, Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, geregelt. Im Zuge der Umsetzung der DSGVO wurde das "Recht auf Vergessenwerden" breit diskutiert und befürchtet. In der Praxis zeigt sich, dass es zumindest im Beschäftigtenverhältnis keine neuen Herausforderungen an die Unternehmen stellt. Unterne...mehr

Das Widerspruchsrecht ist ausdrücklich in Art. 21 DSGVO geregelt. Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die durch die Wahrung der überwiegenden Interessen der verantwortlichen Stelle gerechtfertigt ist, Widerspruch einzulegen. Wenn Datenvera...mehr

Gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG dürfen Daten zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat. Nicht zulässig ist die Verarbeitung jedoch, wenn sie nur der Verdachtserforschung dient. Die Verarbeitung muss zudem zur Aufdec...mehr

Es dürfen nur diejenigen Stammdaten erhoben werden, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Hierzu zählen z. B. Name, Geburtsdatum oder Adresse des Mitarbeiters. Das Anfertigen einer Kopie von Ausweisdokumenten (Reisepass, Personalausweis) ist nur unter strengen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen möglich, die im Arbeitsverhältnis in der...mehr

Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern nur verarbeitet werden, sofern dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.[1] Der Arbeitgeber hat demnach keine Einwilligung der Beschäftigten einzuholen, um die Daten der Beschäftigten zu verarbeiten, sofern und soweit die Daten eben für die Durchführung des Beschäftigungsverhältni...mehr

Am 31.5.2023 hat der Bundestag mit Zustimmung des Bundesrats das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) verabschiedet. Das Gesetz ist am 2.7.2023 in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist eine Erweiterung des Schutzes vo...mehr

Ein Unternehmen hat gemäß Art. 15 DSGVO auf Anfrage umfassend Auskunft über die gespeicherten Daten zu erteilen. Betroffene Personen müssen dieses Verlangen nicht begründen und das Verlangen kann grundsätzlich in jeder denkbaren Form geltend gemacht werden, wobei für den Verantwortlichen jedoch eine Identitätsprüfung der auskunftbegehrenden Person möglich sein muss Geht ein A...mehr

Der Begriff "Beschäftigtendatenschutz" ist auf den ersten Blick irreführend, da er kein gesetzlicher Begriff ist und somit nicht im Gesetzestext zu finden ist. Der Beschäftigtendatenschutz sollte ursprünglich in einem eigenen nationalen Gesetz normiert werden. Mit Bekanntwerden des Vorhabens, den Datenschutz durch eine europäische Verordnung neu zu regeln, wurde das geplante...mehr

Personalabteilungen sehen sich in der Regel aus Datenschutzsicht u. a. mit folgenden Aufgaben und Themen konfrontiert, ggf. in Zusammenarbeit und mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten ("DSB"), sofern das Unternehmen einen solchen bestellt hat: Schutz der Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff und Verlust, Erarbeiten von Rollen- und Zugriffskonzepten, Verpflichtung alle...mehr