Fachbeiträge & Kommentare zu Buchführungspflicht

2.1 Personeller Geltungsbereich 2.1.1 Beschäftigte Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Ha...mehr

Arbeitgeber sind für die Einrichtung und Vorhaltung eines Arbeitszeiterfassungssystems verantwortlich. Eine Übertragung der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit ist aber nach aktueller Rechtsprechung ohne Weiteres möglich.[1] Denkbar ist auch eine Übertragung der Pflicht auf Vorgesetzte oder Schichtleiter. Hinweis Delegieren der Aufzeichnung Wird die Aufzeichnungspflicht...mehr

Der Ort der Tätigkeit ist für die Erfassungspflicht unerheblich; auch Arbeitszeiten, die im Rahmen mobiler Arbeit oder im Homeoffice erbracht werden, sind daher zu aufzuzeichnen. Arbeitnehmern, die ihre Tätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte verrichten, müssen daher entsprechende Möglichkeiten zur Erfassung ihrer Arbeitszeit zur Verfügung gestellt werden.mehr

Es kommen sowohl Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus dem ArbSchG als auch gegen das ArbZG in Betracht. Für die Einhaltung der sich aus den Gesetzen ergebenden Vorschriften ist der Arbeitgeber verantwortlich. Dies gilt unabhängig davon, ob er die Einhaltung der Vorschriften des ArbZG oder die Erfassung der Arbeitszeit auf den Arbeitnehmer delegiert hat. Arbeitsschutz Ei...mehr

Die Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten begründet das BAG mit der unionsrechtskonformen Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes unter Berücksichtigung des sog. "Stechuhr-Urteils" des EuGH. 1.2.1 "Stechuhr-Urteil" des EuGH[1] Der EuGH hat in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Hergeleitet wi...mehr

Arbeitgeber müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfassen. Das Zeiterfassungssystem muss geeignet sein, die Dauer der wöchentlichen Höchstarbeitszeit, die Gewährung eines Zeitausgleichs bei einem Abweichen von der erlaubten Höchstarbeitszeit sowie die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit nachzuweisen. Zu erf...mehr

Leitende Angestellte werden vom personellen Geltungsbereich des ArbSchG erfasst. Mit der Anknüpfung der Arbeitszeiterfassungspflicht an das ArbSchG und damit auch an den dort geltenden Beschäftigtenbegriff bzw. den weiten Arbeitnehmerbegriff der Arbeitszeitrichtlinie[1] müsste die Pflicht daher auch die Zeiterfassung leitender Angestellter umfassen. Selbst bei Zugrundelegung ...mehr

Da eine bestimmte Form für die Arbeitszeiterfassung vom Gesetz bislang nicht vorgeschrieben ist, kommen als Arbeitszeitnachweis digitale Dateien, Aufzeichnungen in elektronischen Zeiterfassungssystemen oder in Apps in Betracht. Es besteht ein weiter Gestaltungsspielraum der Arbeitgeber, mithin auch die Möglichkeit händischer Erfassung durch Stundenzettel oder die Stechuhr. H...mehr

Flexible Arbeitszeitmodelle, insbesondere Homeoffice und mobile Arbeit, sind auch nach der neuen Rechtsprechung des BAG[1] weiterhin möglich, da die Arbeitszeiterfassung unabhängig vom Arbeitsort erfolgt. 5.1 Vertrauensarbeitszeit Auch Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die eine Vertrauensarbeitszeit haben, müssen erfasst werden. Bei Vertrauensarbeitszeit steht nicht die Präsenz ...mehr

Begriff Mit der Arbeitszeiterfassung kann auf verschiedene Arten die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern dokumentiert werden. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Gesetzlich geregelt ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie der Arbeitszeitrichtlinie RL 2003/88/EG. Rechtsprechung: BAG, Beschluss v. 13.9.2022, 1 ABR...mehr

Bei der Einführung ("Ob") einer Arbeitszeiterfassung haben Betriebsräte kein Initiativrecht, da die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bereits gesetzlich geregelt ist.[1] Die Ausgestaltung ("Wie") der Einführung kann jedoch bei einer technischen Lösung der Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen. Davon kann die Auswahl des Systems zur Zeiterfassung oder ...mehr

Arbeitgeber können die Erfassung der Arbeitszeit auf ihre Arbeitnehmer delegieren, wobei sie für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleiben. Besteht eine Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Erfassung der Arbeitszeit und verstößt er gegen diese, kann der Arbeitgeber arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen. In Betracht kommt bei...mehr

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber. Das haben der EuGH[1] und das BAG[2] nunmehr entschieden. 1.1 Gesetzliche Grundlagen Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der A...mehr

Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Haushalten explizit vom Geltungsbereich ausgenommen...mehr

Für die Zeiterfassung können verschiedenste elektronische Hilfsmittel, wie z. B. Excel, Apps für Smartphones oder Softwarelösungen genutzt werden. Hierbei sind die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Verwendung einer App, die auch mit dem Smartphone verwendet werden kann, würde sich z. B. für Unternehmen anbieten, deren Arbeitnehmer nicht überwiegend vom ...mehr

Auch Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die eine Vertrauensarbeitszeit haben, müssen erfasst werden. Bei Vertrauensarbeitszeit steht nicht die Präsenz von Mitarbeitenden während einer vereinbarten Arbeitszeit im Vordergrund, sondern das Arbeitsergebnis. Arbeitnehmer können die Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten, wobei gesetzliche Vorschriften oder solche aus Tarifvertrag...mehr

Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen, wobei Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern zusammenzurechnen sind.[1] Nach Maßgabe des § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber ...mehr

Der EuGH hat in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Hergeleitet wird diese Verpflichtung aus der EU-Grundrechtecharta sowie der Arbeitszeitrichtlinie[2]: Grundrecht der Arbeitnehmer auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit sowie die Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten. Arbeitszeitrichtlinie verfolgt da...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer in einem System zu erfassen, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems sind die Besonderheiten des jeweils betroffenen Tätigkeitsbereichs der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens, insbesondere seine Größe zu berücksichtigen.[1] Zu beachten ist, dass de...mehr

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bezieht sich ausschließlich auf die geleistete Arbeitszeit. Nicht umfasst ist demnach die Erfassung des Arbeitsorts oder der Tätigkeit. Unter geleisteter Arbeitszeit sind regelmäßig die Zeiten zu verstehen, die arbeitsvertraglich und vergütungsrechtlich relevant sind. Art. 2 Nr. 1 der europäischen Arbeitszeitrichtlinie[1] definiert die Arb...mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d...mehr

Mit Blick auf die Entscheidung des EuGH hat das BAG festgestellt, dass Arbeitgeber bereits heute gesetzlich dazu verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.[1] Der Entscheidung lag ein Antrag eines Betriebsrats auf Feststellung zugrunde, dass er hinsichtlich der initiativen Einführung einer elektronischen Zeiterfassung im Betrieb ein Mitbestimm...mehr

Soweit in der Gesetzesbegründung zur Überprüfung der 10.000-EUR-Grenzen auf die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen nach § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG verwiesen wird, beinhaltet dieser Hinweis m. E. lediglich eine Empfehlung. Dem Gesetz ist nicht zu entnehmen, dass die Führung von Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG materiell-rechtliche Voraussetzung für die Zulässigkeit de...mehr

Ausgangsrechnungen, die ggf. von der Debitorenbuchhaltung erstellt werden, müssen den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entsprechen. Die Buchhaltung muss so eingerichtet sein, dass die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten erfüllt und die Umsätze für die Voranmeldung getrennt werden. Für die gesondert abzugebende Zusammenfassende Meldung sind die USt-IdNr. und die Bemessu...mehr

Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz ist ermächtigt, für Kapitalgesellschaften Formblätter vorzuschreiben, wenn der Geschäftszweig eine abweichende Gliederung erfordert.[1] Hiervon betroffen sind insbesondere Krankenhäuser, Versicherungs-, Verkehrs- und Wohnungsunternehmen sowie Kreditinstitute. Bspw. sind durch die Verordnung über die Rechnungslegung de...mehr

Allgemein ist für alle Unternehmen, also für Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und KapCo-Gesellschaften,[1] bestimmt, dass sie eine das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellende Bilanz und eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge in einer Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen haben.[2] Die Kaufleute, die verpflichtet s...mehr

Überblick Die Einrichtung der Geschäftsprozesse in der Buchhaltung spielt für die Umsatzsteuer eine entscheidende Rolle. Denn sämtliche Geschäftsvorfälle sind auf ihre umsatzsteuerliche Relevanz zu überprüfen und im Rahmen der laufenden Buchhaltung entsprechend zu erfassen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über relevante Bereiche in der Buchhaltung zu den entsprechenden u...mehr

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb im Inland löst die Buchung der Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung die Erfassung der Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb (Erwerbsteuer) mit dem jeweiligen deutschen Steuersatz und ggf. den Vorsteuerabzug dieser Erwerbsteuer aus. Die Rechnung über eine an den Unternehmer ausgeführte steuerfreie innergemeinschaftliche Liefer...mehr

Aufgrund einer Änderung des EU-Rechts wurde der Ort der sonstigen Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, der Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie der auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen gegenüber Nichtunternehmern bereits 2015 geändert. Seit 1.1.2015 ist hier bei nichtunternehmerischen Kunden in der EU nicht mehr der Sitz des leistenden Un...mehr

Rz. 104 Nach § 3 Abs. 2 S. 1 UmwStG können die übergehenden Wirtschaftsgüter auf Antrag einheitlich mit dem Buch- oder einem Zwischenwert angesetzt werden, soweit alle in § 3 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 bis 3 UmwStG genannten Voraussetzungen gegeben sind. Die übertragende Körperschaft kann dann zwischen dem Ansatz zu Buch-, Zwischen- oder gemeinen Werten wählen. Rz. 105 Die nach § 3 Ab...mehr

Rz. 422 Für Sonderbetriebsvermögen gelten die gleichen Gewinnermittlungs- und Aufzeichnungsgrundsätze wie für "normales" Gesamthandsvermögen (Rz. 402). Es sind deshalb Bücher zu führen und Bilanzen zu erstellen. Fraglich ist aber, ob die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht insoweit die Personengesellschaft [1] oder den einzelnen Mitunternehmer selbst[2] trifft. Entgegen de...mehr

Rz. 401 Nach nunmehr allgemeiner Auffassung[1] sind die Einkünfte des Mitunternehmers in zwei Schritten (Stufen) zu ermitteln. Dabei wird mitunter begrifflich zwischen dem Gewinn der "Gesellschaft" und dem Gewinn der "Mitunternehmerschaft" unterschieden; Ersterer meint den von der Handelsbilanz abgeleiteten Steuerbilanzgewinn des von der Personengesellschaft betriebenen Unte...mehr

Rz. 408 Der Gewinnanteil ist der Anteil am Steuerbilanzgewinn der Gesellschaft, ggf. verändert durch zu erstellende Ergänzungsbilanzen. Der Steuerbilanzgewinn ist auf der Grundlage der aus der Handelsbilanz abzuleitenden Steuerbilanz zu ermitteln und nach der (grundsätzlich handelsrechtlichen) Gewinnverteilung den einzelnen Gesellschaftern/Mitunternehmern zuzurechnen.[1] Die...mehr

Rz. 110 Bei der Vermietung oder Verpachtung von Großkomplexen wie Bürokomplexen, Einkaufs- oder Innovationszentren führen Zusatzleistungen des Vermieters erst dann zum Überschreiten der Grenze zur Gewerblichkeit, wenn sie das bei langfristigen Vermietungen übliche Maß überschreiten. Üblich i. d. S. sind Reinigungsleistungen jedenfalls dann, wenn sie nur die Gemeinschaftsräum...mehr

Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.[2] Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Datenträger, Cloud) als Text, Zahlen, Symbole und Grafik...mehr

Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für die sog. Gewinneinkünfte,[1] den betrieblichen Bereich (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb, selbstständige Tätigkeit). Sie beschreibt die Gewinnermittlung mittels Bilanz für handelsrechtlich[2] und steuerrechtlich[3] Buchführungspflichtige sowie freiwillig Buchführende bzw. Aufzeichnungen als Einnahmen-Überschussre...mehr

1.5.1 Einzelaufzeichnungen Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme. Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufge...mehr

Für die Umsatzsteuer normiert § 22 UStG eine Aufzeichnungspflicht für folgende Angaben:mehr

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Die steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften sind in den §§ 140–148 AO und in den Einzelsteuergesetzen und deren Richtlinien, Hinweisen und Durchführungsverordnungen geregelt.mehr

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6.1 Wareneingang: Eigenes Buch muss geführt werden Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben.[1] Der Wareneingang umfasst alle Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden), Waren zur Be- oder Verarbeitung.[2] Dabei ist es unerheblich, ob die Waren...mehr

4.3.1 Anforderungen an das EDV-System Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:[1] Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein (sog. retrograde bzw. progressive Prüfbarkeit).[2] Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Pr...mehr

Im Steuerrecht werden "Aufzeichnungen" in folgenden Bereichen verlangt: bei den Gewinnermittlungsvorschriften und als Nachweise für steuerliche Zwecke. 1.1 Gewinnermittlungsvorschriften für Bilanz und Einnahmen-Überschussrechnung Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für die sog. Gewinneinkünfte,[1] den betrieblichen Bereich (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetr...mehr

Seit dem 1.1.2015 gilt das Mindestlohngesetz. Danach sind bei geringfügig Beschäftigten (aktuell bis 556 EUR regelmäßiger monatlicher Arbeitslohn)[1] besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten. 3.1.1 Grundsätzliches: Was auf jeden Fall aufgezeichnet werden muss Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und ...mehr

Eine sog. "Kleinbetragsrechnung" liegt vor, wenn der Rechnungsbetrag nicht über 250 EUR liegt. In diesem Fall ist es ausreichend, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe auszuweisen; der Steuersatz muss angegeben sein.[1]mehr

Bei Geschenken von geringem Wert (z. B. Kugelschreiber, Taschenkalender) ist kein Empfängernachweis erforderlich.[1]mehr

Neben der Beweiskraft für eine ordnungsmäßige Gewinnermittlung sind Aufzeichnungen als Nachweis nötig für den Abzug beschränkt abzugsfähiger Betriebsausgaben, den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung, den Lohnsteuerabzug, die Erlangung steuerlicher Vorteile (z. B. Arbeitszimmer).mehr

Im Rahmen der Arbeitnehmerbeschäftigung sind steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten zu beachten:mehr

Steuerpflichtige haben Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.[1] Dazu sind bei offenen Ladenkassen die Kasseneinnahmen wie folgt zu ermitteln:mehr