Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 1.3 Anforderungen an die Aufzeichnungen

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner

Die steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften sind in den §§ 140–148 AO und in den Einzelsteuergesetzen und deren Richtlinien, Hinweisen und Durchführungsverordnungen geregelt.

Anforderung	Fundstelle
Buchungen und Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen, wobei jede sinnvolle Ablageordnung zulässig ist.^{^[1]}	§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO
Bargeschäfte sind täglich zu erfassen.	§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO
Kreditgeschäfte eines Monats sind bis zum Ablauf des darauffolgenden Monats zu erfassen.	R 5.2 Abs. 1 EStR (bei Umsatzsteuer innerhalb des Voranmeldezeitraums)
Aufzeichnungen sind in der Bundesrepublik Deutschland bzw. in der EU zu führen und aufzubewahren. Auf Antrag können elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem Drittstaat aufbewahrt werden, wenn der Steuerpflichtige dem Finanzamt den Standort des Datenverarbeitungssystems und Namen und Anschrift des Betreibers mitteilt, der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungs- und Buchführungspflichten nachkommt, der Datenzugriff möglich ist und die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.	§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO § 146 Abs. 2a Satz 1 AO § 146 Abs. 2b Satz 1 AO
Als Speichermedien kommen sowohl herkömmliche Systeme (z. B. Festplatten) als auch Cloud-Lösungen infrage.	BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/16/10003 :001, Rn. 20
Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen; von den Finanzbehörden kann eine Übersetzung ins Deutsche verlangt werden	§ 146 Abs. 3 AO
Die Unveränderbarkeit der "Uraufzeichnungen" muss gewährleistet sein ("Radierverbot").	§ 146 Abs. 4 AO

Tab. 1: Anforderungen an Aufzeichnungen

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S. gesonderter Abschnitt.