Fachbeiträge & Kommentare zu Buchführungspflicht

Sofern der Gesamtumsatz[1] im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 EUR nicht übersteigt, liegt ein sog. "Kleinunternehmer" vor.[2] Die Regelversteuerung greift nicht, sondern der entsprechend erzielte Umsatz ist steuerfrei.[3] In der Folge ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich[4] und die Umsätze unterliegen nicht ...mehr

Beim Erwerb von Wirtschaftsgütern von Kleinunternehmern bzw. Privatpersonen (z. B. Antiquitäten, gebrauchte Kfz) kann der erwerbende Unternehmer aus den Anschaffungskosten keine Vorsteuer abziehen.[1] Er hat hier die Option die sog. "Differenzbesteuerung" anzuwenden.[2] Umsatzsteuerpflichtig ist dann nur der Differenzbetrag zwischen Anschaffungskosten und dem Verkaufspreis, ...mehr

Besondere Aufzeichnungen sind (u. U.) für den Wareneingang vorgeschrieben.[1] Der Wareneingang umfasst alle Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Fertigprodukten oder Weiterveräußerung verwendet werden), Waren zur Be- oder Verarbeitung.[2] Dabei ist es unerheblich, ob die Waren für eigene oder fremde Rechnung[3] angeschafft we...mehr

Auch für Kassen gilt: Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.[1] Dies gilt grundsätzlich sowohl für offene Ladenkassen als auch für elektronische Kassensysteme. Sofern Warenverkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung abgegeben und nicht mittels elektronischer Kasse aufgezeichnet werden, besteht k...mehr

Auch für den Warenausgang sind (u. U.) besondere Aufzeichnungen zu führen.[1]mehr

Werden Umsätze mit elektronischen Kassen aufgezeichnet, muss dem Kunden seit dem 1.1.2020 sofort ein Beleg ausgestellt werden.[1] Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt – auf Antrag (!) – von der Belegausgabepflicht befreien, sofern im Einzelfall eine persönliche oder sachliche Härte vorliegt.[2] Die mit der Belegausgabe verbu...mehr

Bereits seit dem 1.1.2020 müssen elektronische Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.[1] So müssen elektronische Kassen zwingend ausgestattet sein mit einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Elektronische Speicherkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wu...mehr

Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Außendienst sind obige Aufzeichnungen nur bedingt möglich. Daher ist für bestimmte Arbeitnehmer eine Erleichterung möglich.[1] Sind die Arbeitnehmer ausschließlich mobil – d. h. nicht ortsgebunden – tätig und haben diese Arbeitnehmer keine Vorgaben zu einer konkreten täglichen Arbeitszeit und können sie ihre Arbeitszeit eigenverantwortl...mehr

Reiseleistungen in diesem Sinne liegen vor, wenn ein Unternehmer Reiseleistungen im eigenen Namen erbringt und hierbei Reisevorleistungen (Leistung eines Dritten, die unmittelbar den Reisenden zu Gute kommt) in Anspruch nimmt.[1]mehr

5.1 Kostenstellenrechnung: Welche Angaben aufzuzeichnen und aufzubewahren sind Werden Kostenstellen zur Berechnung der Herstellungskosten oder Verrechnungspreise verwendet oder zur Bewertung von Vorräten oder Rückstellungen herangezogen, unterliegen auch diese der steuerlichen Vorlage- und Aufzeichnungspflicht.[1] 5.2 Anlagevermögen: Anlageverzeichnis führen Wirtschaftsgüter / ...mehr

2.1 Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.[2] Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Dat...mehr

Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:[1] Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein (sog. retrograde bzw. progressive Prüfbarkeit).[2] Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Programmbeschreibung (Verfahrensdokumen...mehr

Stammdaten von Geschäftsfreunden (z. B. Anschrift), Grund- und Systemeinstellungen oder sonstige Parameter (z. B. Umsatzsteuerschlüssel) dürfen bei Änderung nicht einfach überschrieben werden, sondern es muss eine Änderungshistorie geführt werden.[1] Es muss immer festgestellt werden können, ab wann z. B. eine Umsatzsteueridentifikationsnummer gültig war.mehr

Damit die Datensicherheit gewährleistet ist, sollte dafür gesorgt sein, dass die Buchführungsdaten ausreichend oft gespeichert sind und die Sicherungen an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.[1] Andernfalls ist bei einem Datenverlust die Buchführung nicht mehr formell ordnungsgemäß.[2] Dies berechtigt das Finanzamt u. U. zu einer Schätzung.[3]mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd...mehr

Betrieblich veranlasste Schuldzinsen sind nicht mehr voll abziehbar, wenn die Entnahmen die Summe von Einlagen und Gewinn übersteigen. Fachleute bezeichnen dies als sog. "Überentnahmen". Die Überentnahmen werden jährlich fortgeschrieben. Bei Bilanzierenden können die Berechnungsgrundlagen aus der Buchführung entnommen werden. Bei Nichtbuchführungspflichtigen, die ihren Gewin...mehr

Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung einzuhalten, muss der Unternehmer Kontrollen einrichten, durchführen und protokollieren.[1] So ist z. B. eine Zugriffskontrolle, ein Erfassungsjournal, ein Schutz der Daten vor Löschung oder sonstiger Manipulation, beispielsweise durch Kennwortvergabe, nötig.mehr

Zur Sicherstellung der Besteuerung von Aufsichtsratsvergütungen an ausländische und im Inland nicht unbeschränkt, sondern nur beschränkt einkommensteuerpflichtige Aufsichtsräte deutscher Kapitalgesellschaften hat die deutsche Kapitalgesellschaft als Schuldnerin der Vergütung Aufzeichnungen zu führen. Aufzuzeichnen sind:[1]mehr

Werden Daten (z. B. E-Mails) verschlüsselt, so sind die Codes zur Entschlüsselung ebenso aufzubewahren.[1] Dies dient dazu sicherzustellen, dass die entsprechenden Daten lesbar gemacht werden können.mehr

Werden Kostenstellen zur Berechnung der Herstellungskosten oder Verrechnungspreise verwendet oder zur Bewertung von Vorräten oder Rückstellungen herangezogen, unterliegen auch diese der steuerlichen Vorlage- und Aufzeichnungspflicht.[1]mehr

Die Aufwendungen sind auf einem "Eigenbeleg" zu erfassen. Dieser Eigenbeleg muss vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, muss deren Rechnung beigefügt werden. Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Mindestangaben enthalten: 1. Name und Anschrift der Gaststätte und des Steuerpflichtigen / Rechnungsempfängers (ggf. handschr...mehr

Zusammenfassung Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über aktuelle Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 240 Abs. 1, § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a Abgabenordnung (AO) § 4 Abs. 4a und Abs. 7, § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) § 13b Abs. 7, § 22, § 22f, § 22g, § 25a Ab...mehr

Folgende Ausgaben erkennt das Finanzamt in jedem Fall nur dann als abziehbare Betriebsausgaben an, wenn diese auf gesonderten Konten gebucht bzw. gesondert aufgezeichnet worden sind:[1]mehr

Für folgende Sonderfälle bei der Umsatzsteuer gibt es besondere Aufzeichnungs- und Nachweisvoraussetzungen:mehr

Ist ein Unternehmer verpflichtet branchenspezifische Aufzeichnungen zu führen, so sind diese auch für die steuerliche Gewinnermittlung zu beachten.[1] Derartige Vorschriften sind z. B.: Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung.mehr

Durch das sog. Wachstumschancengesetz[1] wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen empfängt, zwingend eingeführt.[2] Im Zuge der Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz wurde auch der Begriff "elektronische Rechnung" gesetzlich definiert. Eine solche liegt nur vo...mehr

Der Empfänger der Lieferung oder sonstigen Leistung schuldet gem. § 13b UStG die Umsatzsteuer in folgenden Fällen: Für ausgeführte Werklieferungen oder sonstige Leistungen von im Ausland ansässigen Unternehmern,[1] Lieferungen von sicherungsübereigneten Gegenständen durch den Sicherungsgeber,[2] alle Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, also insbesondere Grunds...mehr

Werden die Aufzeichnungen elektronisch – in einem Datenverarbeitungssystem – erstellt, muss auch die EDV bestimmte Anforderungen erfüllen. Nur wenn das EDV-System ordnungsgemäß ist, gilt die darin befindliche Buchführung für das Finanzamt als verbindlich. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronisc...mehr

Sind elektronische Daten (Buchungen) oder Dokumente (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen) im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung (nur) in ausgedruckter Form ist unzulässig.[1] Hinweis Elektronisch erstellte Ausgangsrechnungen – Erleichterung Es ist zulässig elektronisch e...mehr

Wirtschaftsgüter / Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind im Anlageverzeichnis zu erfassen.[1] Dort sind Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Nutzungsdauer sowie Abschreibungsart festzuhalten und daraus die Abschreibung in Euro und der Restwert in Euro zu berechnen. Das Anlageverzeichnis ist jährlich fortzuschreiben. Voll abgeschriebene Wirtschaftsgüter / Vermögensg...mehr

Geht ein Beleg als PDF ein, so ist er selbstverständlich im PDF-Format abzuspeichern. Liegt ein elektronischer Beleg mit einer maschinellen Auswertbarkeit vor (d-Base, csv etc.), darf diese Auswertbarkeit nicht durch Abspeichern, z. B. als PDF, reduziert werden[1] (z. B. sind nach dem Umwandeln von Excel-Tabellen, Kassenjournalen oder Buchungen in ein PDF Berechnungen nicht m...mehr

Bei der Rücklage gem. § 6b EStG (für Einnahmen-Überschussrechner: Rücklage gem. § 6c EStG) können Veräußerungsgewinne aus gewissen Verkäufen z. B. von Grund und Boden oder Gebäuden auf Anschaffungen von begünstigten Reinvestitionsobjekten wie z. B. Grund und Boden bzw. Gebäuden übertragen werden. Dazu sind für die Wirtschaftsgüter Aufzeichnungen über Anschaffungskosten, Nutz...mehr

Werden Belege in Papierform empfangen und danach bildlich erfasst (gescannt, fotografiert), ist das Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird.[1] Wird in bildlich erfassten Dokumenten zusätzlich der Text per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) für Textverarbeitungsprogramme bearbei...mehr

Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgezeichnet werden.[1] Diese Unterlagen sind spätestens nach 7 Tagen zu erstellen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.[2] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem die Aufzeichnungen geführt werden müssen.mehr

Werden Bargeldbeträge von 10.000 EUR oder mehr vereinnahmt, müssen alle Buchführungspflichtige folgende Angaben schriftlich festhalten:[1] Art des Geschäfts (Verkauf der Ware X, Dienstleistung Y) sowie Namen bzw. Firma und Anschrift des Empfängers bzw. Vertragspartners (Identität) Dies gilt sowohl für den Groß- als auch für den Einzelhandel. Sowohl für Buchführungspflichtige als ...mehr

Ebenso wie bei den geringfügig Beschäftigten sind auch bei den unten genannten Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen und 2 Jahre lang aufzubewahren. Betroffen sind Tätigkeiten in folgenden Branchen:[1] Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, Schaustel...mehr

Scheiden Wirtschaftsgüter aufgrund höherer Gewalt oder zur Vermeidung eines behördlichen Eingriffs aus dem Betriebsvermögen aus, darf eine Rücklage für Ersatzbeschaffung gebildet werden, wenn die Entschädigung den Buchwert übersteigt. Aufzuzeichnen sind die Berechnungen im Anlageverzeichnis. Ebenso sind Ausscheidungsgrund und Versicherungsentschädigung festzuhalten.[1]mehr

Bei Sachverhalten, die Vorgänge mit Auslandsbezug und nahestehenden Personen (Verwandte, verbundene Unternehmen, …) betreffen, müssen besondere Aufzeichnungen (sog. "Verrechnungspreisdokumentation") erstellt werden.[1] Diese müssen folgende Angaben enthalten:[2] Art und Inhalt der Geschäftsbeziehungen, wirtschaftliche und rechtliche Grundlagen zum Fremdvergleich von Preisen und...mehr

Als Datenverarbeitungssystem (DV-System) wird die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software verstanden mit der steuerrelevante Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dies sind das sog. Hauptsystem sowie sog. Vor- und Nebensysteme. Zwischen den Systemen sind Schnittstellen vorhanden. Folgende Systeme ...mehr

Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 50 %, darf der private Nutzungsanteil nicht mit der 1 %-Regelung bewertet werden. Er ist vielmehr mit den anteiligen Selbstkosten anzusetzen.[1] Unter 10 % betrieblicher Nutzung kann das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden.[2] Der Aufwand für betriebliche Fahrten ist dann mit den anteiligen Kosten ...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig (einschließlich Header = "von", "an", "CC" etc.).[1] Dient die E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, so ist nur die Rechnung, nicht die E-Mail aufbewahrungspflichtig (wie ein Br...mehr

Buchführende Gewerbetreibende, selbstständig Tätige oder Land- und Forstwirte mit einem steuerlichen Gewinn von maximal 200.000 EUR vor Abzug eines Investitionsabzugbetrags können für geplante künftige Investitionen einen sog. Investitionsabzugsbetrag (IAB) i. H. v. bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten bilden und steuermindernd abziehen.[1]...mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist...mehr

Buchführungspflichtige haben zu Beginn ihrer Tätigkeit und am Ende des Wirtschaftsjahres alle Vermögensgegenstände und Schulden bzw. Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens in einem Inventar zu erfassen.[1] Das Betriebsvermögen umfasst das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen sowie Schulden. Es sind folgende Punkte zu beachten: Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter "körper...mehr

Erhalten Unternehmer oder Vermieter Bauleistungen, müssen sie grundsätzlich 15 % des Rechnungsbetrags (netto plus Umsatzsteuer) als Einkommensteuer(vorauszahlung) für den Bauunternehmer / Handwerker einbehalten und an das Finanzamt des Bauunternehmers / Handwerkers abführen und hierfür eine elektronische Steueranmeldung tätigen.[1] Eine Ausnahme von der Steuerabzugspflicht be...mehr

Die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs durch den Unternehmer kann nur dann monatlich mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung ermittelt werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.[1] 5.6.1 Unter 50 % betriebliche Nutzung: Keine Anwendung der 1 %-Methode Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 5...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über aktuelle Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 240 Abs. 1, § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a Abgabenordnung (AO) § 4 Abs. 4a und Abs. 7, § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) § 13b Abs. 7, § 22, § 22f, § 22g, § 25a Abs. 6, § 25b, § ...mehr

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. Einlagewert über 1.000 EUR netto sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen und über die voraussichtliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach § 7 Abs. 1 oder 2 EStG abzuschreiben. Eine Vergünstigung hinsichtlich der Abschreibung ist nur für Wirtschaftsgüter möglich, deren Anschaffungskosten 1.000 EUR nicht übe...mehr

Als betriebliche Nutzung gelten alle Fahrten, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.[1] Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen.[2] Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine vollu...mehr

Für den Nachweis bzw. die Glaubhaftmachung des betrieblichen Nutzungsumfangs sind mehrere Arten denkbar und möglich: Klassisches Fahrtenbuchmehr