Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

2.1.1 Mindestlohnaufzeichnungs-Verordnung (MiLoAufzV) Diese Aufzeichnungsverordnung sieht vor, dass ein Arbeitgeber, soweit der Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt ist, diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und er sich seine tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilt seiner Aufzeichnungspflicht g...mehr

Besondere Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen bestehen nicht. Die Einhaltung der betragsmäßigen Pauschalierungsgrenze kann anhand der Aufzeichnungen, die der Unternehmer gesondert von den Betriebsausgaben bei Geschenken an Dritte zu führen hat[1], im Übrigen anhand des Lohnkontos und der hierzu aufzubewahrenden Unterlagen, überprüft werden.[2] Aus der B...mehr

Rz. 9 Der RA, ob als Einzelanwalt tätig oder in Zusammenschluss einer Sozietät in Form der GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder der Partnerschaftsgesellschaft (PartG), hat die Freiberuflereigenschaft. Rz. 10 Wer ein Freiberufler ist, ergibt sich auch aus der Regelung des § 18 EStG (Einkommensteuergesetz). Der Freiberufler hat im Gegenteil zu dem Gewerbetreibenden einig...mehr

3.3.1 Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen Der Betrieb muss bei Bewirtungskosten besondere Aufzeichnungs- und Nachweispflichten beachten. Hierzu wird eine zeitnahe Belegerstellung verlangt. Die Bewirtungskostenabrechnung muss innerhalb kurzer Zeit nach der Bewirtung erstellt werden.[1] Der sog. Bewirtungsbeleg wird als Eigenbeleg vom Betrieb erstellt, der unterzeichnet sein ...mehr

Arbeitgeber und Entleiher, die jeweils einem nach dem SchwarzArbG ausweismitführungspflichtigen Wirtschaftszweig angehören oder Mindestarbeitsbedingungen nach dem AEntG oder dem AÜG einhalten müssen, sind verpflichtet bestimmte Aufzeichnungen vorzunehmen bzw. Daten zu dokumentieren.[1]mehr

Noch großzügigere Maßstäbe gelten, wenn nach der Lebenserfahrung und den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall den Betrag von 50 EUR bzw. 1.080 EUR übersteigen. Hier wird das Finanzamt dem Befreiungsantrag auch ohne Überwachungsmaßnahmen entsprechen.[1] Zusätzlicher Überwachungsmaßnahmen durch den Arbeitgeber bed...mehr

Rn. 162 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Durch die Vorschrift des § 140 AO werden außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften, die auch für die Besteuerung von Bedeutung sind, für das Steuerrecht nutzbar gemacht. Für einen LuF kommen hier insb die allg Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handelsrechts sowie diejenigen Aufzeichnungspflichten in Betracht...mehr

Die steuerbegünstigte Überlassung von Vermögensbeteiligungen muss der Arbeitgeber im Lohnkonto des Arbeitnehmers oder in einem Sammellohnkonto aufzeichnen. Dies gilt auch für die erforderlichen Angaben zur Bewertung der Vermögensbeteiligung.mehr

Soweit für die beitragsrechtliche Behandlung von Arbeitsentgeltbestandteilen auf die vom Arbeitgeber für den jeweiligen Abrechnungszeitraum vorgenommene lohnsteuerrechtliche Behandlung abgestellt wird, gilt: Dies betrifft lediglich die Bestimmung des Zeitpunkts der maßgebenden steuerrechtlichen Behandlung. Dementsprechend sind in den Entgeltunterlagen für jeden Entgeltabrechn...mehr

Abgabepflichtige Unternehmen sind verpflichtet, alle an selbstständige Künstler oder Publizisten gezahlten Entgelte aufzuzeichnen. Bei Verletzung kann ein Bußgeld bis zu 50.000 EUR festgesetzt werden.mehr

Die Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.[1] Zudem muss der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung unter Nr. 15 die gezahlten steuerfreien Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz (Lohnersatzleistungen) bescheinigen. Kein Lohnsteuer-Jahresausgleich bei Bezug von Entschädigungen Sofern de...mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ...mehr

Bezieht ein Arbeitnehmer (Kinderpflege-)Krankengeld für 5 oder mehr Arbeitstage (nach Ende der Lohnfortzahlung), muss im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe U aufgezeichnet werden. Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltfortzahlung noch einen eigenen Zuschuss gewährt hat.mehr

Der Nachweis der Nicht-Kirchensteuerpflicht kann auf 2 Arten geführt werden: Für die Pauschalbesteuerung des Arbeitslohns aus einer Aushilfs- oder Teilzeitbeschäftigung muss die Nichtzugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft durch eine Erklärung des Arbeitnehmers dokumentiert werden, für die ein amtliches Muster festgelegt wurde.[1] In allen anderen Fällen ...mehr

Rn. 169 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Eine einmal (zu Recht) bestehende Buchführungsverpflichtung endet nicht von selbst; es bedarf vielmehr zusätzlich einer entsprechenden Feststellung durch die FinBeh. Diese muss eindeutig zu erkennen geben, dass sie die Voraussetzungen der Buchführungspflicht nicht mehr für gegeben hält und demgemäß den Wegfall der Buchführungspflicht eintre...mehr

Rn. 171 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Gem § 141 Abs 3 AO geht eine beim Rechtsvorgänger rechtswirksam begründete Buchführungsverpflichtung auf denjenigen über, der den Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer (durch Kauf, Erbfall, vorweggenommene Erbfolge) oder Nutzungsberechtigter (durch Pacht, Wirtschaftsüberlassung, Einbringung in eine PersGes usw) übernimmt; ein...mehr

Unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängend verlaufenden Arbeitstagen im Kalenderjahr muss auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto durch Eintragung des Großbuchstabens U vermerkt werden ("U" = Unterbrechung).[1] Ebenso muss die Anzahl der Unterbrechungen auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen werden, z. B. bei 2 Unterbrechungen die Zahl "...mehr

Der Arbeitgeber hat die steuerfreien Aufstockungsbeträge im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Aufstockungsbeträge und Lohnsteuer-Jahresausgleich schließen sich aus Die Zahlung steuerfreier Aufstockungsbeträge schließt eine Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs durch den Arbeitgeber sowie des permanenten Lohnsteuer-Jahresausgleichs aus.mehr

Das Vorliegen der Voraussetzungen für den BAV-Förderbetrag ist im Lohnkonto aufzuzeichnen.[1] Wichtig ist daran zu denken, dass die Höhe der Förderung vom Referenzjahr 2016 abhängen kann und dies dementsprechend ebenfalls im Lohnkonto zu dokumentieren ist.[2]mehr

Der Arbeitgeber kann die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an die Versorgungseinrichtung oder an den Arbeitnehmer auszahlen. Zahlt der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an den Arbeitnehmer aus, muss der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung durch eine entsprechende Bescheinigung des Versicherungsträgers bis zum 30.4. des Folgejahres nachweisen. Der...mehr

Als Grundlage für den Besteuerungsverzicht muss der Arbeitgeber den außer Ansatz bleibenden Arbeitslohn im Lohnkonto als "steuerfrei gezahlt" aufzeichnen.[1] Dies ermöglicht der Finanzverwaltung, die steuerlich korrekte Behandlung der Arbeitslohnspende zu prüfen. Auf diese besondere Aufzeichnung kann der Arbeitgeber allerdings verzichten. Voraussetzung hierfür ist, dass der A...mehr

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich maßgebenden Werten anzusetzen. Dieser Wert ist um eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu kürzen. Achtung Sachbezüge unter 50 EUR auch eintragen Der Arbeitgeber muss auch Sachbezüge im Lohnkonto eintragen, die aufg...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Solidaritätszuschlag zusätzlich zur Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einzubehalten. Der Zuschlag ist im Lohnkonto gesondert aufzuzeichnen und jeweils zum selben Zeitpunkt wie die Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen. Der Zuschlag ist in der Lohnsteuer-Anmeldung gesondert zu erklären und in der L...mehr

Rn. 167 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Für den Beginn der Buchführungspflicht sind zwei Tatbestandsvoraussetzungen erforderlich: zum einen ist Voraussetzung, dass das FA eine Feststellung trifft, wonach eine der in § 141 Abs 1 AO genannten Grenzen überschritten ist, und zum anderen, dass der LuF auf die bestehende Verpflichtung hingewiesen worden ist. Sind beide Voraussetzungen kum...mehr

Rn. 163 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Unter die Vorschrift des § 141 AO fallen LuF nur, soweit sie nicht bereits nach § 140 AO buchführungspflichtig sind. Gem § 141 AO besteht für Betriebe der LuF eine Buchführungsverpflichtung, wenn einer der in Abs 1 S 1 Nr 1, 3 und 5 genannten Grenzwerte (Umsatz, Wirtschaftswert bzw Gewinn) überschritten ist. Die Buchführungspflicht erstreck...mehr

Rn. 204 Stand: EL 130 – ET: 09/2018 War der bisherige Betriebsinhaber gem § 141 Abs 1 AO buchführungspflichtig, geht diese gem § 141 Abs 3 AO auf den nunmehrigen Nutzungsberechtigten über, ohne dass es hierfür eines gesonderten Hinweises u einer besonderen Feststellung bedarf (§ 141 Abs 3 S 2 AO). Gleichzeitig endet die bisherige Buchführungspflicht beim Überlassenden. Eine G...mehr

Rn. 3b Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Werden neben den inländischen (Eigentums- wie Pacht-)Flächen auch solche im Ausland bewirtschaftet, kann dies sowohl Bedeutung für die Beurteilung einer evtl Buchführungspflicht als auch für die Mindestflächendeckung bei der Abgrenzung der landwirtschaftlichen von der gewerblichen Viehwirtschaft haben. In beiden Fällen sind die im Ausland be...mehr

Rn. 45 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Eine Anwendung der Durchschnittssatzgewinnermittlung ist ausgeschlossen, wenn für den einzelnen Betrieb eine gesetzliche Buchführungspflicht nach §§ 140, 141 AO besteht und der LuF hierauf hingewiesen wurde. Soweit das Gesetz davon spricht, dass der StPfl nicht buchführungspflichtig sein dürfe, ist dies unpräzise; die Buchführungspflicht bez...mehr

Rn. 161 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Eine Verpflichtung zur Führung von Büchern kann sich entweder aus § 140 AO oder aus § 141 AO ergeben. Ihr unterliegen LuF, die einen luf Betrieb als Eigentümer, Pächter, Nießbraucher oder sonstiger Nutzungsberechtigter bewirtschaften, ferner Verpächter, die einen Betrieb im Ganzen verpachtet, aber (noch) nicht in das PV überführt haben. a) Buchfü...mehr

Rz. 3 Aus § 238 HGB (Handelsgesetzbuch), ergibt sich die Buchführungspflicht für Kaufleute. Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sein. § 1 HGB definiert die Kaufmannseigenschaft. Danach ist Kaufmann derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt. Gem. § 2 HGB sind Gewerbetreibende diejenigen, die im Handelsregister eingetragen sind. Ge...mehr

Rz. 5 Es könnte sich ggf. aus den Steuergesetzen eine Buchführungspflicht ergeben. Hierzu sind die §§ 140 und 141 AO (Abgabenordnung) zu prüfen. Diese Vorschriften betreffen jedoch nur Kaufleute oder Land- und Forstwirtschaftsbetriebe. Dazu zählt der RA als Freiberufler nicht. Rz. 6 Aus den Steuergesetzen ergibt sich, dass der RA als Freiberufler auch nicht aus steuerlichen G...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Der Gesetzgeber hat in § 17 Abs. 1 MiLoG erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Bereits bisher gelten neben tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften (z. B. § 2 NachwG) die Beitragsverfahrensordnung für die Sozialversicherungsaufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, mit denen die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts n...mehr

Rn. 164 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 Die Umsatzgrenze beträgt (ab 01.01.2025) EUR 800 000 (vorher: EUR 600 000); dabei ist vom Umsatz im Kj und nicht vom abweichenden Wj auszugehen. Die genannte Umsatzgrenze ist nach den Vorschriften des § 19 Abs 3 S 1 UStG zu ermitteln (Berechnungsmethodik des Gesamtumsatzes für Kleinunternehmer). Pauschaliert der LuF seine Umsätze nach § 24 U...mehr

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Aufzeichnungserleichterungen möglich. Der Arbeitgeber muss einen Antrag auf Befreiung von Aufzeichnungspflichten bei seinem Betriebsstättenfinanzamt stellen. Praxis-Beispiel Preisnachlass für eigene Ware Ein Warenhaus, dessen Warensortiment von Lebensmitteln über Elektrogeräte bis zu Möbeln reicht, gewährt seinen Be...mehr

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterl...mehr

Insbesondere die Melde- und Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG werden durch die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung dahingehend eingeschränkt, dass sie nicht für Arbeitnehmer gelten, deren verstetigtes, regelmäßiges Monatsentgelt 4.461 EUR (brutto) überschreitet (bei der Ermittlung des verstetigten Monatsentgelts sind – ungeachtet ihrer Anrechenbarkeit auf den ge...mehr

Rn. 295 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Für Betriebsvorgänge, die in den Grundbetragsbereich fallen, bestehen grds weder (ertragsteuerliche) Aufzeichnungs- noch Aufbewahrungspflichten; (nachprüfbar) festzuhalten hat der LuF aber seinen Viehbestand. Soweit der Gewinn in bestimmten Teilbereichen durch EÜR zu ermitteln ist, gelten hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfris...mehr

Rn. 2 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Die Gewinne aus LuF werden nunmehr wie folgt ermittelt: Gewinnermittlung durch BV-Vergleich nach § 4 Abs 1 EStG , wenn der LuF buchführungspflichtig ist (§§ 140, 141 AO) und tatsächlich Bücher führt; ob Buchführungspflicht besteht, ist nach den Grenzen des § 141 AO zu ermitteln. Eine Verpflichtung nach § 140 AO kann sich aus der Eintragung eine...mehr

Die Aufzeichnungspflicht wird verletzt, wenn aus den geführten Entgeltunterlagen die Beschäftigten und/oder deren Arbeitsentgelt nicht mehr hervorgehen oder nur mit unverhältnismäßig großem Verwaltungsaufwand feststellbar sind. Die Sozialversicherungsbeiträge können dann ohne namentliche Benennung der einzelnen Arbeitnehmer auf der Basis der Summe der insgesamt gezahlten Arb...mehr

Diese Aufzeichnungsverordnung sieht vor, dass ein Arbeitgeber, soweit der Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt ist, diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und er sich seine tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilt seiner Aufzeichnungspflicht gemäß § 17 MiLoG genügt, wenn für diese Arbeitnehmer n...mehr

Die Behörden der Zollverwaltung arbeiten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben mit den Trägern der Rentenversicherung zusammen und teilen ihnen ihre Feststellungen bei Mindestlohnverstößen mit. Der für die Prüfung zuständige Rentenversicherungsträger erlässt – ggf. nach einer weiteren eigenständigen Betriebsprüfung – den Beitragsnachforderungsbescheid. Verstöße gegen das Mindestlo...mehr

Der Gesetzgeber sieht bei Verstößen gegen diese Aufzeichnungspflichten ein Bußgeld von bis zu 30.000 EUR vor. Die verschärften Aufzeichnungsvorschriften machen es den Prüfern der Deutschen Rentenversicherung Bund leichter, die Einhaltung des Mindestlohns zu überwachen. Vor allem deutet das Fehlen derartiger Unterlagen darauf hin, dass der Arbeitgeber seinen Pflichten – arbei...mehr

Grundsätzlich kann der Nachunternehmer seiner besonderen Pflicht zur Führung der Lohnunterlagen nur durch eine Kennzeichnung in diesen Lohnunterlagen nachkommen. Seitens der Sozialversicherung bestehen allerdings keine Bedenken, wenn der Nachunternehmer seiner Aufzeichnungspflicht dadurch nachkommt, dass er die Bescheinigung nach § 19 Abs. 1 AEntG getrennt nach den verschied...mehr

Rn. 172 Stand: EL 178 – ET: 01/2025 LuF, die zur Buchführung verpflichtet sind, aber keine ordnungsmäßigen Bücher führen, sind gem § 162 AO zu schätzen (Schätzungslandwirte). Bei einer Schätzung sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für ein solches Verfahren von Bedeutung sein können. Unschärfen, die jeder Schätzung anhaften, können im Allg vernachlässigt werden. Soweit ...mehr

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen: Den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal, das Geburtsdatum, die Anschrift, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staa...mehr

Betrieblich veranlasste Bewirtungen führen grundsätzlich zu Betriebsausgaben. Diese sind jedoch von einigen formellen Voraussetzungen abhängig und außerdem der Höhe nach begrenzt.[1] Im Einzelfall sind für die steuerliche Beurteilung die folgenden Prüfschritte zu beachten: Betriebliche Veranlassung: Die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein. Aufwendungen für privat mitver...mehr

Rz. 2 Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist gesetzlich geregelt. Zu unterscheiden sind dabei die handelsrechtliche und die steuerrechtliche Verpflichtung zur Buchführung. 1. Handelsrechtliche Buchführungspflicht Rz. 3 Aus § 238 HGB (Handelsgesetzbuch), ergibt sich die Buchführungspflicht für Kaufleute. Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung n...mehr

Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im Lohnkonto folgende Daten eingetragen werden: der Tag der jeweiligen Zahlung sowie der Entgeltzahlungszeitraum, z. B. 31.3., Entgeltabrechnung März, der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn. Hierbei muss beachtet werden, dass der Barlohn und eventuelle Sachbezüge, also z. B. aus Dienstwagenüberlassung, Mahlzeiten oder der Gewährung ...mehr

Die oben dargestellten Regelungen gelten auch, wenn ein Arbeitnehmer die Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden übernimmt und der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht erstattet. Die Aufwendungen sind also insbesondere um einen eventuellen unangemessenen Teil und im Übrigen pauschal um 30 % zu kürzen.[1] Die sinngemäße Anwendung der Kürzungsregelung auf Bewirtungen...mehr