Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Vorsteuer-Vergütungsverfahren für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer: Im Vorsteuer-Vergütungsverfahren für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer sind die Vorsteuerbeträge durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original nachzuweisen (§ 61a Abs. 2 Satz 3 UStDV). Nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer müssen zudem durch behör...mehr

Rz. 46 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch getätigt wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurden, der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die ...mehr

Aufbewahrt werden muss das Lohnkonto bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die letzte Eintragung folgt. Wenn der Arbeitgeber das Lohnkonto 2026 erst Anfang 2027 abgeschlossen hat, hat er das Lohnkonto bis Ende des Jahres 2033 aufzubewahren. Praxis-Tipp Ende der Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten 2019 und früher In den o. g. Fällen können Lohnkonten der Jahre 2018 und fr...mehr

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre.[1] Die 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen (z. B. Auswertungen der Lohnabrechnung mit Inhalten wie Mitarbeiterdaten, Lohnzeitraum, Bruttolohn, Sozialversicherungs- und Steuerabzügen oder gel...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres[1] geordnet aufzubewahren.[2] Wichtig Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.[3] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die ...mehr

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Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist[1] gilt insbesondere für Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen, Inventarlisten und Inventurunterlagen, Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen, Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge, Dokumente im Zusammenhang mit Arbeitsschutz und Unfallverhütung, Zeugnisse und Beurteilungen, Unterlagen zu Betriebsvereinbarungen.mehr

2.1 8-jährige Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre.[1] Die 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen (z. B. Auswertungen der Lohnabrechnung mit Inhalten wie Mitarbeiterdaten, Lohnzeitraum, Bruttolo...mehr

5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagenmehr

I. Wichtige Dokumente Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:mehr

Rz. 49 S. hierzu die Ausführungen unter Rdn 82 ff.mehr

1.1 Lohnkonten Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhal...mehr

Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:mehr

Das Lohnkonto ist bei Ausscheiden des Arbeitnehmers, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, abzurechnen und zu schließen. Nachträgliche Änderungen im Konto sind nicht zulässig. 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des 6. auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[1] Hierunter ist nicht das Jahr der letzten Ein...mehr

Rz. 47 Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen in Papierform (acht Jahre). Die Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die folgenden Grundsätze müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden: Die elektronischen ...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2026 aufbewahrt werden? Ergebnis Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die 6-jährige-Aufbewahrungsfrist gilt bei Lohnunterla...mehr

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Verträge zu vermögenswirksamen Leistungen, Pfändungsunterlagen, Prüfungsberichte (z. B. Betriebsprüfung), Rechnungsbelege über Auslagenersatz, Arbei...mehr

Begriff Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbe...mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Rechnungswesens ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.[2] Die Prüfmitteilungen sind vom Arbeitgeber bis zur näch...mehr

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Compu...mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er...mehr

Sachverhalt Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6, 8 bzw. 10 Jahre aufzubewahren? Ergebnis Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Buch...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Rz. 25 Das letzte Trennblatt der Akte beinhaltet dann noch eine Kopie der Abfindungserklärung (Vordruck des Haftpflichtversicherers) sowie die ggf. damit im Zusammenhang stehenden Anlagen. Diese Unterlagen schließen die Akte chronologisch ab. Personen(groß)schadensakten sollten (sofern Lagerkapazitäten vorhanden sind) über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt...mehr

Um die Meldungen überprüfbar zu machen, haben die abgabepflichtigen Unternehmen fortlaufende Aufzeichnungen über die an Künstler/Publizisten gezahlten abgabepflichtigen Entgelte zu führen.[1] Dabei ist das Zustandekommen der Ergebnisse des Meldebogens mit den zugrunde liegenden Unterlagen (Buchhaltung, Belege etc.) nachprüfbar darzustellen. Die abgabepflichtigen Entgelte müss...mehr

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterl...mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson...mehr

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls ...mehr

Rn. 131 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Wie bisher kann ein zur Durchschnittssatzgewinnermittlung verpflichteter LuF auf Antrag seinen Gewinn für den gesamten luf Betrieb freiwillig nach § 4 Abs 1 bzw Abs 3 EStG ermitteln; an diesen Antrag ist er für vier Wj gebunden. Nach deren Ablauf verlängert sich der Vierjahreszeitraum nicht automatisch, sondern nur aufgrund eines erneuten A...mehr

Rz. 41 Zu Ihren Aufgaben zählt auch, den RA mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten in der Weise zu unterstützen, dass Sie ihm eine Reihe von Aufgaben abnehmen können, damit er in der Lage ist, sich auf seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Rz. 42 Stellen Sie sich vor, ein neuer Mandant betritt die Kanzlei. Der RA hat gerade Zeit und bittet den Mandanten in das Besprechun...mehr

Rn. 26 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Die LSt-Anrufungsauskunft wird nur auf Anfrage eines Beteiligten erteilt (BFH v 22.08.1957, IV 541/56 U, BStBl III 1957, 366). Das Auskunftsbegehren muss eine konkrete formelle oder materiell rechtliche Rechtfrage zum Gegenstand haben, welche sich auf eine lohnsteuerliche Vorschrift bezieht, die für den Steuereinbehalt, die Abführung der LSt,...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Rn. 295 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Für Betriebsvorgänge, die in den Grundbetragsbereich fallen, bestehen grds weder (ertragsteuerliche) Aufzeichnungs- noch Aufbewahrungspflichten; (nachprüfbar) festzuhalten hat der LuF aber seinen Viehbestand. Soweit der Gewinn in bestimmten Teilbereichen durch EÜR zu ermitteln ist, gelten hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfris...mehr

Kassenführungsunterlagen sind, wie die Unterlagen der Finanzbuchführung, grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind.[1] Das gilt für Tagesendsummenbons, Kassenbücher, Waren- und Kellnerberichte, aber auch für Organisationsunterlagen, wie Programmierprotokolle (Erstprogrammierung und Programmieränderungen), Bedienungsanleitungen u. a. Bei E...mehr

Rz. 45 Nach § 147 Abs. 3 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Geschäftsunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, also Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Zollunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO; acht Jahre für Buchungsbelege i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.[1] Die Neufassung gilt...mehr

Rz. 48 Das Fristende tritt mit Ablauf des zu berechnenden Kalenderjahrs (s. Rz. 45) ein. Allerdings ergibt sich aus § 147 Abs. 3 S. 5 AO eine Ablaufhemmung insoweit, als die Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsunterlagen nicht vor Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist nach § 169 AO für die in dem betreffenden Kj. angefallenen Steuern enden kann.[1] Hierdurch wird sichergestellt...mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag...mehr

Rz. 47 Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte für die Entstehung der Geschäftsunterlage erforderliche Maßnahme erfolgt ist, also die letzte Eintragung in das Buch vorgenommen, das Inventar oder die Bilanz auf- bzw. festgestellt, die Korrespondenz empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg und d...mehr

Rz. 17 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Buchungsbelege aufzubewahren.[1] Entsprechendes gilt nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Wird die Buchführung in Form der geordneten Ablage der Belege geführt, so haben die Belege Buchfunktion (s. Rz. 3) und sind demgemäß hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist als solche zu behandeln.[2] Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung (s. Rz. 25) beha...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]...mehr

Rz. 51 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht durch Vernichtung oder Verlust der Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (s. Rz. 48) hat, wie die Verletzung der Buchführungspflicht selbst, zur Folge, dass die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkannt werden kann.[1] Der steuerliche Zweck der Buchführung, also die Schaffung von Kontrollunterlagen, ist dann nicht err...mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S. ...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

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Rz. 150 Rechtsfolge des Eintritts eines Ereignisses mit steuerlicher Wirkung für die Vergangenheit ist, dass die Steuerfestsetzung erlassen, geändert oder aufgehoben werden muss. Nach dem Wortlaut des Gesetzes "ist" die Steuerfestsetzung zu ändern oder aufzuheben. Das Gesetz enthält also eine unbedingte Verpflichtung der Finanzbehörde zur Berücksichtigung des rückwirkenden E...mehr