Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 46 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch getätigt wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurden, der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die ...mehr

I. Wichtige Dokumente Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:mehr

Rz. 49 S. hierzu die Ausführungen unter Rdn 82 ff.mehr

Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:mehr

Rz. 47 Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen in Papierform (acht Jahre). Die Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die folgenden Grundsätze müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden: Die elektronischen ...mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ...mehr

Sachverhalt Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6, 8 bzw. 10 Jahre aufzubewahren? Ergebnis Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Buch...mehr

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterl...mehr

Rz. 25 Das letzte Trennblatt der Akte beinhaltet dann noch eine Kopie der Abfindungserklärung (Vordruck des Haftpflichtversicherers) sowie die ggf. damit im Zusammenhang stehenden Anlagen. Diese Unterlagen schließen die Akte chronologisch ab. Personen(groß)schadensakten sollten (sofern Lagerkapazitäten vorhanden sind) über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt...mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er...mehr

Rn. 131 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Wie bisher kann ein zur Durchschnittssatzgewinnermittlung verpflichteter LuF auf Antrag seinen Gewinn für den gesamten luf Betrieb freiwillig nach § 4 Abs 1 bzw Abs 3 EStG ermitteln; an diesen Antrag ist er für vier Wj gebunden. Nach deren Ablauf verlängert sich der Vierjahreszeitraum nicht automatisch, sondern nur aufgrund eines erneuten A...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Rz. 41 Zu Ihren Aufgaben zählt auch, den RA mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten in der Weise zu unterstützen, dass Sie ihm eine Reihe von Aufgaben abnehmen können, damit er in der Lage ist, sich auf seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Rz. 42 Stellen Sie sich vor, ein neuer Mandant betritt die Kanzlei. Der RA hat gerade Zeit und bittet den Mandanten in das Besprechun...mehr

Rn. 26 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Die LSt-Anrufungsauskunft wird nur auf Anfrage eines Beteiligten erteilt (BFH v 22.08.1957, IV 541/56 U, BStBl III 1957, 366). Das Auskunftsbegehren muss eine konkrete formelle oder materiell rechtliche Rechtfrage zum Gegenstand haben, welche sich auf eine lohnsteuerliche Vorschrift bezieht, die für den Steuereinbehalt, die Abführung der LSt,...mehr

Rn. 295 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Für Betriebsvorgänge, die in den Grundbetragsbereich fallen, bestehen grds weder (ertragsteuerliche) Aufzeichnungs- noch Aufbewahrungspflichten; (nachprüfbar) festzuhalten hat der LuF aber seinen Viehbestand. Soweit der Gewinn in bestimmten Teilbereichen durch EÜR zu ermitteln ist, gelten hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfris...mehr

Rz. 45 Nach § 147 Abs. 3 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Geschäftsunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, also Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Zollunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO; acht Jahre für Buchungsbelege i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.[1] Die Neufassung gilt...mehr

Rz. 48 Das Fristende tritt mit Ablauf des zu berechnenden Kalenderjahrs (s. Rz. 45) ein. Allerdings ergibt sich aus § 147 Abs. 3 S. 5 AO eine Ablaufhemmung insoweit, als die Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsunterlagen nicht vor Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist nach § 169 AO für die in dem betreffenden Kj. angefallenen Steuern enden kann.[1] Hierdurch wird sichergestellt...mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag...mehr

Rz. 47 Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte für die Entstehung der Geschäftsunterlage erforderliche Maßnahme erfolgt ist, also die letzte Eintragung in das Buch vorgenommen, das Inventar oder die Bilanz auf- bzw. festgestellt, die Korrespondenz empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg und d...mehr

Rz. 17 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Buchungsbelege aufzubewahren.[1] Entsprechendes gilt nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Wird die Buchführung in Form der geordneten Ablage der Belege geführt, so haben die Belege Buchfunktion (s. Rz. 3) und sind demgemäß hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist als solche zu behandeln.[2] Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung (s. Rz. 25) beha...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]...mehr

Rz. 51 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht durch Vernichtung oder Verlust der Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (s. Rz. 48) hat, wie die Verletzung der Buchführungspflicht selbst, zur Folge, dass die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkannt werden kann.[1] Der steuerliche Zweck der Buchführung, also die Schaffung von Kontrollunterlagen, ist dann nicht err...mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S. ...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

mehr

mehr

mehr

Rz. 150 Rechtsfolge des Eintritts eines Ereignisses mit steuerlicher Wirkung für die Vergangenheit ist, dass die Steuerfestsetzung erlassen, geändert oder aufgehoben werden muss. Nach dem Wortlaut des Gesetzes "ist" die Steuerfestsetzung zu ändern oder aufzuheben. Das Gesetz enthält also eine unbedingte Verpflichtung der Finanzbehörde zur Berücksichtigung des rückwirkenden E...mehr

Rz. 32 Der Umfang der Folgeänderung bestimmt sich nach dem bindenden Inhalt Grundlagenbescheid; es erfolgt keine Gesamtaufrollung (vgl. den Ausdruck "soweit" in Nr. 1).[1] Die Finanzbehörde ist zur Änderung des Folgebescheids nur insoweit berechtigt und verpflichtet, als die Bindungswirkung des Folgebescheids reicht. Daher wird die Bestandskraft des Folgebescheids nur insowe...mehr

Zusammenfassung Ab dem Jahreswechsel 2025/2026 müssen Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute Buchungsbelege wieder für zehn Jahre aufbewahren. Ziel ist die bessere Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Sicherung des Steuersubstrats. Hintergrund Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde zuletzt auf acht Jahre verkürzt. Nun wird sie für Banken, Versicherungen u...mehr

Die Neuregelung tritt zum Jahreswechsel 2025/2026 in Kraft. Sie gilt für Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2026 beginnt. Hinweis: Für andere Unternehmen und Privatpersonen bleibt die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren bestehen. Die Verlängerung betrifft ausschließlich Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute.mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde zuletzt auf acht Jahre verkürzt. Nun wird sie für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wieder auf zehn Jahre verlängert. Grund hierfür ist, dass gerade die dort geführten Belege – insbesondere aufgrund des hohen Umsatzvolumens bei unbaren Zahlungen sowie bei baren Ein- und Auszahlungen – als Kontrollmaterial zur Aufde...mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten beträgt künftig wieder zehn Jahre. Die Regelung betrifft ausschließlich diese Institute, da deren Belege für die Finanzverwaltung besonders relevant sind. Die Fristverlängerung gilt für Buchungsbelege, die nach Handelsrecht (§ 257 Abs. 4 HGB) und Steuerrecht (§ 19a Abs. 3 EGAO-E) aufz...mehr

Ab dem Jahreswechsel 2025/2026 müssen Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute Buchungsbelege wieder für zehn Jahre aufbewahren. Ziel ist die bessere Bekämpfung von Steuerhinterziehung und die Sicherung des Steuersubstrats.mehr

Der Mandant kann gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über die vom Steuerberater verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Ein...mehr

Mit BMF-Schreiben v. 8.7.2025 (BStBl 2025 I S. 1479) hat das BMF verschiedene gesetzliche Änderungen aus dem Wachstumschancengesetz (WtChG), dem Bürokratieentlastungsgesetz 4 (BEG IV) und dem Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) aufgegriffen, u. a. die Erhöhung der Schwellenwerte für die Befreiung und die monatliche Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Verkürzung von A...mehr

Bei Verwendung von Gegenständen oder sonstigen Leistungen sowohl für zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsätze als auch für nicht zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsätze ist die Vorsteuer aufzuteilen (§ 15 Abs. 4 UStG). Der Umsatzschlüssel ist dabei grundsätzlich nur zulässig, wenn keine andere, präzisere wirtschaftliche Zuordnung möglich ist (§ 15 Abs. 4 Satz 3 UStG). Mit d...mehr

Der Steuerberater erfährt von seinem Mandanten häufig auch von dessen Unzufriedenheit über das Fehlverhalten seiner Mitarbeiter wie wiederholte Unpünktlichkeit, unentschuldigte Fehlzeiten im Anschluss an einen Urlaub, Arbeitsverweigerung, mangelhafte Arbeitsausführung, Diebstahl, Beleidigungen von Vorgesetzten und Kollegen, wettbewerbswidriges Verhalten etc. Meist fragt der M...mehr

Wesentliche Inhalte Bewerbungen erfolgen größtenteils "online" über Job-Portale, E-Mails oder eigens auf den Internetseiten des Unternehmens befindliche Bewerbungsformulare, aber auch noch "klassisch" in Papierform per Post. Dabei werden personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet wie Name, Adresse, Wohnort, Alter, E-Mail und Telefonnummer, beruflicher Werdegang inklusive ...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Rz. 24a Grundsätzlich dürfen rechtmäßig im Strafverfahren erlangte Erkenntnisse gem. § 393 Abs. 3 AO auch im Besteuerungsverfahren verwendet werden. Wurden die Erkenntnisse dagegen nicht rechtskonform im Strafverfahren erlangt, so bedeutet dies nicht zwingend im Umkehrschluss, dass sie im Besteuerungsverfahren unverwertbar sind.[1] Vielmehr ist im Besteuerungsverfahren zu pr...mehr

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalak...mehr

Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Wichtig Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters b...mehr

Als Konkretisierung der allgemeinen Rechenschaftspflicht des Art. 5 Abs. 2 DSGVO statuiert Art. 33 Abs. 5 DSGVO die Dokumentation im Falle von Schutzverletzungen. Eine sorgfältige Dokumentation ist wichtig, um die Rechenschaftspflicht zu erfüllen und bei Audits oder Anfragen der Aufsichtsbehörde Nachweise erbringen zu können. Im Gegensatz zur Meldepflicht, wird die Dokumenta...mehr

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt.[1] Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung.[2] War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile w...mehr

Der Anspruch auf Entfernung nach §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB (analog) hat nicht nur für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte Bedeutung. Ein Entfernungsanspruch des Beschäftigten besteht auch bezüglich solcher Angaben aus der Personalakte, die nicht als rechtmäßige Bestandteile von Personalakten gelten und dennoch in die Personalakte des Beschäftigten gelangt sind (...mehr

Den Inhalt der Personalakte bestimmt grundsätzlich der Arbeitgeber. Diese Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers findet ihre Grenzen in den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG sowie in den grundrechtlichen Wertentscheidungen. Für die Frage, welche konkreten Vorgänge und Informationen aufbewahrt und damit zur materiellen Personalakte genommen werden dürfen, si...mehr

Rn. 165 Stand: EL 66 – ET: 05/2005 Im Bereich des EStG erfolgt durch dieses Gesetz die Umsetzung der Änderungen der Mutter-/Tochterrichtlinie (Änderung v 22.12.2003, ABIEU Nr L 7, 41) in nationales Recht. Das Gesetz ist darüber hinaus ein "Omnibusgesetz" u dadurch zum "SteueränderungsG 2004" mutiert: s Stellungnahme des FinMin NRW in DB 2004, 2660 ff. Im Einzelnen: § 11 Abs 1 ...mehr

Rn. 210 Stand: EL 102 – ET: 11/2013 Vorab s Rn 206 wegen des als Vorläufer gescheiterten JStG 2013. Der Deutsche Bundestag hat am 06.06.2013 die Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses (BT-Drucks 17/13 722) angenommen (BR-Drucks 477/13). Zum vorhergehenden langwierigen u konfusen Gesetzgebungsverfahren im Einzelnen s Ortmann-Babel/Bolik/Griesfeller, DB 2013, 1319. Dami...mehr