Auch in Steuerkanzleien hat das Homeoffice in Zeiten von Corona Einzug gehalten. Wo vorher noch Präsenzpflicht und Mandantentreffen in der Kanzlei an der Tagesordnung waren, stehen heute digitaler Datenaustausch und Videokonferenzen: Wie die Arbeit in den eigenen vier Wänden gelingt und wie die Kommunikation im Team auch zu diesen Zeiten nicht abreißt.
Hard- und Software für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice in der Steuerberatung
Um die Steuerberatung erfolgreich ins Homeoffice zu verlagern, benötigen die Steuerberaterinnen und Steuerberater der Kanzlei die entsprechende Hard- als auch Software.
Über einen Firmenlaptop mit VPN Verbindung können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice alle notwendigen Vorgänge abwickeln. Dank Internettelefonie und Videokonferenzsystemen werden Mobiltelefone fast gänzlich redundant. Sollten diese dennoch unerlässlich erscheinen, so sollten Steuerkanzleien ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geschäftliche Mobiltelefone zur Verfügung zu stellen. Eine klare Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem entlastet das Team im Homeoffice. Werden zusätzliche elektronische Geräte im Homeoffice benötigt, sollten diese stets von der Kanzlei zur Verfügung gestellt werden. Dadurch lässt sich der Datenschutz mit den Geräten besser sicherstellen.
Kollaborationsprogramme im Homeoffice: Effektive Zusammenarbeit für Steuerberater
Bezüglich der Software können Kanzleien auf die gängigen Kollaborationsprogramme wie Teams oder Slack zurückgreifen. Diese erlauben den Steuerberaterinnen und Steuerberatern im Homeoffice beispielsweise, gemeinsam an einem Mandantenstamm zu arbeiten und Änderungen direkt im Dokument zu vollziehen. Die Revisionskontrolle kann daher vollständig digital stattfinden. Bei sensiblen Daten sollte zusätzlich der Datenschutz mitgedacht werden.
Hier geht’s zur Checkliste zu technischen Aspekten beim steuerrechtlichen Arbeiten im Home Office.
Und auch die Aktenführung lässt sich im Homeoffice problemlos digital abbilden. Was früher noch als Pendelordner von Mandant zu Steuerberater gereicht wurde, ist heute sicher in der Cloud. Das setzt allerdings voraus, dass die Akten von Anfang an digital eingepflegt werden. Das hat sowohl Vorteile für Steuerberater als auch Mandanten: Letztere müssen Belege nicht mehr postalisch in die Kanzlei schicken, sondern können sie problemlos in die Cloud hochladen, worauf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Steuerkanzlei wiederum aus dem Homeoffice zugreifen können. Der Pendelordner wird damit überflüssig.
Wie die Steuerkanzlei Hahn Gößmann-Schmitt mit 48 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgreich im Homeoffice arbeitet lesen Sie hier im Interview mit Steuerberater Florian Gößmann-Schmitt.
Datenschutz im Homeoffice: So schützen Sie Mandantendaten
Um sensible Mandantendaten im Homeoffice ausreichend zu schützen, ist die Cloud Sicherheit entscheidend. Dazu zählen eine gute IT-Infrastruktur sowie eine entsprechende VPN-Verbindung. Wer zusätzlich für mehr Datensicherheit im Homeoffice von Steuerkanzleien sorgen möchte, der tut gut daran, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bei den eigenen Systemen einzuführen.
Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Thema Datenschutz im Homeoffice zu sensibilisieren, kann eine Arbeitsrichtlinie helfen. Diese leitet beispielsweise dazu an, Daten ausschließlich auf dem Remote-Server und niemals lokal abzuspeichern. So sind Daten vor externen Angriffen besser geschützt.
Nicht zu vernachlässigen sind auch grundlegende und teilweise selbstverständlich erscheinende Sicherheitsvorkehrungen. Der Bildschirm im Homeoffice sollte beispielsweise nicht durch Dritte einsehbar sein. Der Computer sollte stets passwortgeschützt verlassen werden und wenn einmal analoge Mandantendaten im Homeoffice genutzt werden müssen, dann sollten diese besonders geschützt aufbewahrt werden.
Wie die richtige IT-Infrastruktur datensicher durch Krisen helfen kann, lesen Sie hier.
Flexible Arbeitszeitgestaltung im Homeoffice: Tipps für Steuerkanzleien
Verlagert sich die Arbeit von Steuerkanzleien ins Homeoffice, sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer offen über die Frage der Arbeitszeiterfassung kommunizieren. Eine gemeinsam abgesprochene und definierte Regelung gibt hier sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften in der Steuerberatung Sicherheit. Vereinbarte Kernarbeitszeiten sorgen beispielsweise dafür, dass die Kanzlei zu gewissen Zeiten für Mandanten erreichbar ist und geben Steuerberatern gleichzeitig die Flexibilität, die verbleibende Arbeitszeit individuell einzuteilen. Das kann besonders Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Betreuungsverpflichtungen entlasten.
Eine Mustervorlage über die schriftliche Vereinbarung zur Arbeitsgestaltung im Home Office finden Sie hier.
Wichtig bei der Arbeitszeitgestaltung im Homeoffice: Ruhezeiten klar einhalten, um Privates und Berufliches auch außerhalb der Büroräumlichkeiten zu trennen. Die Arbeit in den eigenen vier Wänden lässt diese Grenzen oftmals aufweichen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Gefühl, konstant erreichbar sein zu müssen. Das Burnout Risiko steigt. Führungskräfte sollten daher transparent und regelmäßig mit ihrem Team über die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice kommunizieren. Das schafft Akzeptanz und Motivation.
Kommunikation im Homeoffice: Tipps für Führungskräfte
Vielen fällt die Kommunikation im Homeoffice zu Kolleginnen und Kollegen oder den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schwerer als im Büro. Zufällige Gespräche im Gang oder an der Kaffeemaschine fallen weg. Das gemeinsame Mittagessen ist schon lange nicht mehr Teil der Tagesordnung. Nichtsdestotrotz können besonders Führungskräfte im Homeoffice mit ein paar Kniffen den Austausch innerhalb der „digitalen Steuerkanzlei“ fördern:
Tipps für Führungskräfte im Homeoffice
- Regelmäßige Informationsrunden über aktuelle Änderungen.
- Etablieren Sie regelmäßige Videokonferenzen, damit sich das Team auch ohne Ihr Beisein ungezwungen austauschen können
- Bieten Sie als Führungskraft digitale Jour Fixes an, zu denen sie immer in einer Videokonferenz eingeloggt sind. Wer Fragen hat, schaltet sich einfach dazu.
- Teilen Sie Kommunikationszeiten fest auf und kommunizieren diese. So können Sie bestimmte Zeiten auch für aufwendigere und komplexere Arbeiten im Homeoffice effektiv nutzen können.
Steuerliche Aspekte im Homeoffice: Was Steuerberaterinnen und Steuerberater beachten müssen
Das Arbeiten im Homeoffice wird auch für Steuerberaterinnen und Steuerberater vorerst nicht abnehmen. Nur wenige kehren wieder vollständig zurück ins Büro. Doch wie verhält es sich mit den im Homeoffice anfallenden Kosten für den Unterhalt des privaten Arbeitszimmers? Lässt sich das Homeoffice zu 100% absetzen? Die Antwort ist „Ja“ – in diesen ganz bestimmten Fällen:
- Steht dem Mitarbeiter n kein Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung sind die Kosten des privaten Arbeitszimmers voll abzugsfähig.
- Ist der Mitarbeiter qualitativ in gleicher Weise im Homeoffice wie auch im Büro tätig und verbringt mindestens drei von fünf Arbeitstagen im privaten Arbeitszimmer, so ist auch dann das private Arbeitszimmer voll abzugsfähig.
- Sollte ein Mitarbeiter an weniger als drei von fünf Tagen im Homeoffice arbeiten kann ein Betrag von höchstens 1.250€ geltend gemacht werden.
Weitere Informationen zu den steuerlichen Aspekten im Homeoffice gibt es hier.
Vorteile des Homeoffice in der Steuerberatung: Digitalisierung und Fachkräftegewinnung
Nachdem das Arbeiten aus dem Homeoffice auch in Steuerkanzleien vorerst nicht wegzudenken ist, lohnt sich ein zusammenfassender Blick auf die vielen Vorteile der neuen Arbeitsform. Am Beispiel der Steuerberatung zeigt sich, dass Homeoffice nämlich auch die Digitalisierung vorantreibt: Der digitale Datenaustausch zwischen Steuerberatern und Mandanten spart beiden Parteien nicht nur Zeit, Geld und Papier, sondern ermöglicht auch eine deutlich einfachere und nachhaltigere Dokumentation. Das ist beispielsweise auch der Kerngedanke des elektronischen Steuerberaterpostfachs, welches im Rahmen der neuen Steuerberaterplattform 2023 für Berufsangehörige eingeführt werden soll.
Mehr zur neuen Steuerberaterplattform gibt es im Interview mit Claudia Kalina-Kerschbaum, Geschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer.
Generell lässt sich somit sagen: In Zeiten des Fachkräftemangels bietet das Homeoffice eine zusätzliche attraktive Möglichkeit für potenzielle Qualitätskandidaten. Zudem können Kanzleiräumlichkeiten perspektivisch reduziert werden, was mit einer Kostenreduktion einhergeht. Laut einer repräsentativen Umfrage durch Forsa im Auftrag der DAK Krankenkasse aus dem Jahr 2020 steigert die Arbeit im Homeoffice sogar die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sorgt gleichzeitig für eine höhere Zufriedenheit.