Digitalisierung in Steuerkanzleien: Prozessoptimierung ist nicht alles

Analyse 17.02.2021 Transformation & Change Management

Ein digitaler Prozess macht aus einer Steuerkanzlei noch keine innovative Organisation. Wer wandelbar werden und bleiben will, muss sich mit mehr beschäftigen als Technologien und Prozessen.

Digitalisierung vs. digitale Transformation

Digitalisierung vs. digitale Transformation

Eine Kanzlei ohne Pendelordner – wer nach einem Bild zu dem Schlagwort „digitale Kanzlei“ sucht, kommt an diesem schwer vorbei. Der Pendelordner hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Symbol für langsame und alte Prozesse entwickelt. Dort, wo er nicht mehr gebraucht wird, ist die digitale Transformation im vollen Gange und sind innovative Kanzleien zu finden - so die Vorstellung. So einfach ist es leider nicht.  

Denn in Steuerkanzleien fiel und fällt der Blick, wenn es um Digitalisierung geht, zwar oft auf bestimmte Prozesse, die vereinfacht werden sollen:  Wer den Pendelordner mit einer digitalen Mandantenakte ersetzen will, hat einen schnelleren und übersichtlicheren Austausch im Sinn. Wer kanzleiintern mehr via Chat als über E-Mail kommunizieren will, möchte einen schnelleren und unkomplizierteren Informationsfluss etablieren. Doch diese prozessorientierte Herangehensweise ist ein guter Ausgangspunkt, für einen ganzheitlichen Wandel ist allerdings mehr nötig.  

Digitale Transformation: Was macht einen Wandel aus?

Denn die digitale Transformation ist mehr als die Digitalisierung. Sie beschreibt einen tiefgreifenden Wandel und verlangt nach der Fähigkeit, diesem Wandel immer wieder aufgeschlossen zu begegnen. Sie endet nicht nach abgeschlossenen Digitalisierungsprojekten oder nach dem Etablieren neuer Technologien. Trotzdem gelten in unserem Diskurs oft diejenigen als besonders innovativ, die die Technologie in den Mittelpunkt stellen. Wolf Lotter, Journalist und Mitbegründer des Wirtschaftsmagazins „brand eins“ hat das im Interview mit Haufe New Management sehr treffend beschrieben:

„Gedanklich leben wir Deutschen immer noch in der Industriegesellschaft des 19. und 20. Jahrhunderts. In der Industriegesellschaft war Innovation technisch. Und technisch sind die deutschen Verbrennungsmotoren auf dem höchsten Stand, technisch sind unsere Maschinen und Anlagen voll entwickelt. So effizient wie möglich. Aber heute geht es nicht um technische Effizienz. Es geht um kulturelle und soziale Innovation. Innovationen machen heute effektiver, nicht effizienter. Sie ändern also auch die Spielregeln und sind nicht bloß ein weiterer Schritt in einer Entwicklung. Wir leben eben nicht mehr in der Industriegesellschaft, unsere ist eine Wissensgesellschaft. Und in der Wissensgesellschaft müssen wir überraschungsfähig sein.“

Für Steuerkanzleien, die innovativ arbeiten wollen, führt an der Auseinandersetzung, welche Auswirkungen die Digitalisierung von Prozessen auf die gesamte Kanzleiorganisation haben kann, also kein Weg vorbei. Eine Kanzleistrategie sollte sich nicht nur mit der Frage auseinandersetzen, wie Prozesse effizienter gestaltet werden können, sondern alle Aspekte des Geschäfts betrachten wie zum Beispiel Kundenbedürfnisse, Kanzleiführung, Kanzleiorganisation oder Geschäftsmodelle.

Wie bleiben Kanzleien wandelbar?

Natürlich ist dieser Blick auf das große Ganze leichter gesagt als getan. Die Digitalisierung schien schon Herausforderung genug, wie sollen Entscheiderinnen und Entscheider in Kanzleien jetzt auch noch die digitale Transformation, den Umgang mit dem stetigen Wandel, meistern können?

Wie bei allen Aufgaben, die beim ersten Betrachten viel zu groß und unüberwindbar scheinen, kann es auch hier nur Schritt für Schritt vorangehen.

Zu Beginn könnten sich Entscheiderinnen und Entscheider tatsächlich auf Prozesse und Technologien fokussieren - zum Beispiel indem sie in der Kanzlei den Pendelordner durch digitale Akten ersetzen, kluge digitale Schnittstellen schaffen und versuchen, technologisch auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Wer im Anschluss weiter denkt und sich überlegt, wie zum Beispiel ein neuer Datenaustausch es ermöglichen könnte, den eigenen Mandanten dank der neuen Datenqualität noch besser zu beraten, der ist schon mitten in einem weiteren wichtigen Bereich der digitalen Transformation: der Auseinandersetzung mit neuen Geschäftsmodellen. Steuerberaterinnen und Steuerberater können sich dank der Digitalisierung ein neues Bild von ihrem Beruf erschaffen und ihren Mandantinnen und Mandanten neue Dienstleistungen wie etwa eine umfassende betriebswirtschaftliche Beratung anbieten. Gleichzeitig können neue Technologien und Prozesse es ermöglichen, dass Steuerberater und Mandant auf ganz anderen Wegen miteinander kommunizieren.

Das ist aber noch nicht alles. Wer die eigenen Geschäftsmodelle verändern, neue Dienstleistungen anbieten und eine andere Art von Mandantenkommunikation möchte, wird merken, dass so ein Prozess nicht spurlos am Führungsmodell der Organisation vorbeigehen kann. Schließlich braucht es die kreativen Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre Bereitschaft, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, damit neue Dienstleistungen überhaupt entstehen können. Kanzleiinhaberinnen und -inhaber, die nicht bereit sind, Verantwortung abzugeben oder Feedback einzuholen, könnten allerdings schon daran scheitern, eine neue Software zu etablieren. Wer sich wandeln möchte, muss sich eben zuerst mit sich selbst beschäftigen. Das gilt für Menschen wie für Organisationen.

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Von der Digitalisierung zur digitalen Transformation: Alles eine Frage der Überzeugung

Wie könnte ein Bild von einer innovativen Kanzlei, die sich immer wieder wandeln möchte, also aussehen?

Die Pendelordner sind weg, aber das ist nicht alles: Vielleicht sind auch die bisherigen Büroeinteilungen verschwunden. Dort, wo noch vor ein paar Monaten ein Buchhalter saß, sitzt jetzt eine Informatikerin oder ein Berater, der sich auf betriebswirtschaftliche Prozesse spezialisiert hat. Die Telefone in dieser Kanzlei klingeln viel seltener als früher, stattdessen sind die Tastaturen noch deutlicher zu hören oder der Griff zum Smartphone passiert häufiger, weil die Mandantenkommunikation über eine App abläuft. Die Menschen, die in dieser Kanzlei arbeiten, begegnen sich auf Augenhöhe und machen ihre Arbeit gerne. Es gibt regelmäßig stattfindende Treffen, in denen die aktuellen Projekte besprochen werden oder einfach nur das eigene Wissen in die Gruppe getragen werden kann. Die großzügigen Büros der Chefs gibt es nicht mehr, stattdessen gibt es mehr Räume, in denen sich interdisziplinäre Teams über die neusten Projekte austauschen können.

Natürlich kann eine innovative Kanzlei auch ganz anders aussehen. Die richtige Vorstellung davon, können Kanzleiinhaberinnen und -inhaber aber nur bekommen, wenn sie sich nicht in reinen Digitalisierungsprojekten verlieren und die digitale Transformation ganzheitlich betrachten.