Steuerberater und Corona-Krise: „Wir müssen zum Problemlöser werden“

Interview 18.03.2020 Transformation & Change Management

Steuerberater Florian Gößmann-Schmitt erzählt von den Herausforderungen seiner Kanzlei durch Corona, wie seine 48 Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und was die Mandanten jetzt wissen wollen.

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Herr Gößmann-Schmitt, wie ist die Lage?

Florian Gößmann-Schmitt: Überraschend gut. Da viele unserer 48 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowieso schon immer eine gewisse Zeit im Homeoffice gearbeitet haben, mussten wir nur noch wenige mit der notwendigen Hardware ausstatten. Aktuell können alle vom Homeoffice aus arbeiten.

Tun das auch alle?

Ja, die meisten sind zuhause. Unsere Kanzlei ist aber geöffnet, wir haben eine Notbesetzung im Sekretariat und die wenigen, die vom Büro aus arbeiten wollen, sitzen weit auseinander und halten sich an die Hygienemaßnahmen. Ich selbst bin schon seit Freitag im Homeoffice.

Florian Gößmann-Schmitt

Wie sieht es in den Homeoffices Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus?

Da wir mit digitalen Belegen arbeiten, brauchen wir große Bildschirme. Wir haben also allen Angestellten zwei Bildschirme mit 27 Zoll zur Verfügung gestellt, ebenso wie Tastaturen und Mäuse. Wie gesagt, viele unserer Mitarbeiter hatten das notwendige Equipment schon. Wir arbeiten mit einem VPN-Tool, das den lokalen Internetzugang für die Zeit der Anschaltung sperrt, so laufen wir nicht Gefahr, dass Viren oder ähnliches auf dem Terminalserver landen. Die Kommunikation in den einzelnen Teams läuft über E-Mail und mit der Software GoToMeeting ab. Damit können wir uns gegenseitig Zugang zu unseren Bildschirmen geben und Videokonferenzen abhalten. Wir haben aber auch schon vor Corona mit Microsoft Teams geliebäugelt, das wollen wir jetzt noch zusätzlich anschaffen.

Warum?

In unserer Kanzlei arbeiten überwiegend Mütter und auch Väter. Allein im letzten Jahr kamen bei unseren Teammitgliedern sieben oder acht Babys auf die Welt. Jetzt bedeutet das, dass wir die Kernarbeitszeiten aussetzen müssen. Die Eltern sollen die Möglichkeit bekommen, dann zu arbeiten, wann es zeitlich für sie am besten passt. Sie können Überstunden abbauen und Minusstunden machen. Für die Kommunikation bedeutet das, dass sie nicht immer über Mail erreichbar sein können. Mit Teams wären wir alle etwas flexibler und besser erreichbar.

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Was versuchen Sie noch zu tun, damit das Teamgefüge im Homeoffice erhalten bleibt?

Die Leute kommunizieren in ihren Teams per Mail miteinander. Außerdem haben wir eine private Kanzlei-Messenger-Gruppe. Dort gibt es aktuelle Kanzlei-Informationen wie Krankheiten, Ausfälle, Neuigkeiten zu Corona - für die Leute, die eben gerade nicht aufgeschaltet sind. Die Gruppe wird aber auch für das Zwischenmenschliche genutzt. Eine große Teambesprechung können und wollen wir per Videokonferenz abhalten. Es ist natürlich wichtig, dass wir uns gegenseitig auf dem Laufenden halten, damit wir alle auf einem Level arbeiten. Die einzelnen Bearbeiter sind die erste Anlaufstelle für ihre Mandanten und es ist wichtig, dass sie dieselben Infos haben und rausgeben.

Die Mandanten haben aktuell sicherlich viele Fragen. Wie kommunizieren Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen mit ihnen?

Telefon, Homepage, Facebook, Newsletter. Wir wollen proaktiv handeln und haben viele wichtige Informationen auf der News-Seite unserer Homepage zur Verfügung gestellt. So können die Mandanten Antworten auf ihre drängendsten Fragen finden und unsere Mitarbeiter werden entlastet. Wenn die Mandanten dann noch Hilfe benötigen, unterstützen wir sie natürlich – diese Beratung wird auch bepreist. 

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Was sind die drängendsten Fragen Ihrer Mandanten?

Was gibt es für Fördermaßnahmen? Wie komme ich an Soforthilfe? Wir bearbeiten Stundungsanträge und Anträge für Kurzarbeit. Ich habe alle Gemeinden hier in unserer Gegend in Bayern angerufen, um Informationen zu ihrer Handhabe bezüglich Gewerbesteuerstundung zu bekommen. Leider läuft das aktuell nicht so unbürokratisch ab, wie man es sich wünschen würde. Die Mandanten kommen auch mit Themen wie Notfallvorsorge auf uns zu; Wer kann den Betrieb am laufen halten? Wie richten wir ein Homeoffice ein? Wir haben schon vor Corona Prozess- und IT-Beratung angeboten. Die ist jetzt gefragt. Manche Betriebe können aber gar kein Homeoffice machen. Mit den Gastronomen schauen wir beispielsweise aktuell, ob sie einen Lieferservice aufbauen können.

Das klingt so, als ob Ihre Kanzlei gerade sehr viele unterschiedliche Probleme lösen muss.

Aber genau da wollen wir sowieso hin. Wir müssen zum Problemlöser werden, zum allerersten Ansprechpartner. Wir haben aktuell also die große Chance, uns als Krisenmanager zu profilieren. Wir zeigen, dass wir unseren Mandanten proaktiv helfen, dass wir nach wie vor einsatzfähig und schlagkräftig sind. Wir werden durch diese Krise sicherlich Mandanten verlieren, nicht alle werden das wirtschaftlich verkraften. Aber wir werden jetzt Vertrauen gewinnen und vielleicht ergibt sich dadurch später das ein oder andere Mandat.

Was raten Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen aus anderen Steuerkanzleien.

Jetzt ist die Top-Möglichkeit für alle, ins digitale Zeitalter zu kommen. Sie können jetzt bei Ihren Mandanten den digitalen Belegaustausch etablieren, einen besseren Einstieg finden sie doch nicht. Ich hoffe, dass viele Kollegen die Zeit nutzen, um die Branche nach vorne zu bringen.

Was können Kanzleien tun, bei denen noch nicht viel digital abläuft?

Ich wünsche allen Kolleginnen und Kollegen einen guten Systempartner, der die notwendige Infrastruktur bereitstellen kann. Der erste Schritt ist jetzt natürlich, für die ganze Belegschaft Homeoffice zu ermöglichen, damit sie weiterarbeiten können. Dann wird es darum gehen, sukzessive für einen digitalen Belegaustausch zu sorgen. Dabei kann man sich von Anbietern wie Lexoffice oder der Datev unterstützen lassen. Grundsätzlich gibt es so viele Möglichkeiten, sich den notwendigen Input zu holen. Vergangene Woche fanden die Haufe Tax Talks online statt, da wurden viele Digitalisierungsthemen angesprochen und natürlich hilft auch ein Austausch unter Kollegen. Aber jetzt muss die Priorität beim Homeoffice liegen. Dann kommt der digitale Belegaustausch und dann können die Kolleginnen und Kollegen zum Krisenpartner und Problemlöser werden.

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Zur Person

Florian Gößmann-Schmitt ist Partner der Hahn Gößmann-Schmitt Steuerberater Partnerschaft mbB.

Schlagworte zum Thema:  Coronavirus, Homeoffice, Unternehmensberatung