| 32.1 Zum Thema Stellvertretung und Zugriff auf E-Mail-Accounts: Wenn die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts, die Nutzung des Internets und der Firmen-Laufwerke/Netzwerk Mitarbeitern nicht erlaubt ist, darf dann der Arbeitgeber/IT-Abteilung ohne Weiteres auf die Daten zugreifen? Ist der Arbeitgeber verpflichtet, regelmäßig zu überprüfen, ob die Mitarbeiter sich daran halten? Wie verhält sich das Ganze, wenn es zwar ein Verbot gibt, dennoch die private Nutzung geduldet wird? |
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| Wenn die Privatnutzung verboten ist, hat der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, auch auf den entsprechenden E-Mail-Account zuzugreifen. Stellt er dabei allerdings fest, dass hier private Daten enthalten sind, darf er diese privaten Daten nicht näher anschauen, z. B. erkennbar private E-Mails lesen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, regelmäßig zu überprüfen, ob sich die Mitarbeiter daran halten. Wenn allerdings die Duldung der Privatnutzung über das bloße Nichtkontrollieren hinausgeht, kann der Arbeitgeber jedenfalls keinem Mitarbeiter den Vorwurf machen, er hätte gegen seine Pflichten verstoßen, das Internet nicht privat zu nutzen. Wenn die Privatnutzung verboten ist, hat der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, auch auf den entsprechenden E-Mail-Account zuzugreifen. Stellt er dabei allerdings fest, dass hier private Daten enthalten sind, darf er diese privaten Daten nicht näher anschauen, z. B. erkennbar private E-Mails lesen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, regelmäßig zu überprüfen, ob sich die Mitarbeiter daran halten. Wenn allerdings die Duldung der Privatnutzung über das bloße Nichtkontrollieren hinausgeht, kann der Arbeitgeber jedenfalls keinem Mitarbeiter den Vorwurf machen, er hätte gegen seine Pflichten verstoßen, das Internet nicht privat zu nutzen. |
| Weitere Informationen: Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung |
| 32.2 Sofern es – nach Verhältnismäßigkeitsprüfung – notwendig ist, auf das Postfach des ungeplant abwesenden Mitarbeiters von Arbeitgeberseite zuzugreifen, benötige ich zuvor eine Einwilligung oder genügt eine vorherige oder nachträgliche Information (die Privatnutzung des E-Mail-Accounts ist untersagt)? |
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| Bei untersagter Privatnutzung und der Information des Mitarbeiters darüber, dass auch auf seinen E-Mail-Account bei Abwesenheit zugegriffen werden wird, braucht der Arbeitgeber keine Einwilligung des Mitarbeiters, weil das zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses wegen der Abwesenheit des Mitarbeiters erforderlich ist. |
| Rechtsgrundlage: § 26 BDSG |
| Weitere Informationen: Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung |
| Gibt es schon eine gerichtliche Entscheidung über die Auskunft bezogen auf E-Mails mit Signatur? Gelten diese als personenbezogene Daten, oder? Dann müsste ich doch über jede noch bestehende E-Mail in jedem E-Mail-Postfach jedes Mitarbeiters informieren? |
| Jede E-Mail, die den Namen eines Mitarbeiters enthält, stellt nach überwiegender Auffassung ein personenbezogenes Datum dar, weil sie alleine daraus ergibt, dass Mitarbeiter X am 17. Mai um 19:30 Uhr an Mitarbeiter Y eine Mail mit einem bestimmten Inhalt geschrieben hat. |
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