Praxis-Beispiele: Aufbewahrungspflichten, Lohnunterlagen / 2 Lohnabrechnungsunterlagen

Sachverhalt

Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6, 8 bzw. 10 Jahre aufzubewahren?

Ergebnis

Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Buchungsbelege und Lohnjournale müssen seit 2025 nur noch 8 Jahre lang aufbewahrt werden.

Hinweis

Es ist zulässig und zu empfehlen, alle Daten der Entgeltabrechnung elektronisch zu speichern, wenn gewährleistet ist, dass sie jederzeit während des Aufbewahrungszeitraums lesbar gemacht werden können. Es ist dann grundsätzlich nicht erforderlich, diese Daten auszudrucken. Für bestimmte Entgeltunterlagen gibt es ohnehin eine Verpflichtung zur elektronischen Führung. Seit 2022 ist es verpflichtend, Belege zum Lohnkonto für die euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) elektronisch vorzuhalten.

Praxis-Tipp

Im Rahmen der programmgestützten Lohnabrechnung ist es sinnvoll, komplette Kalenderjahre zu löschen. Es ist nicht mehr notwendig, Lohnkonten oder Lohnjournale auszudrucken. Stattdessen sollte nach Ablauf des 10-Jahreszeitraums (ggf. nach einer gewissen Karenzzeit wegen möglicher Ablaufhemmung) das gesamte Abrechnungsjahr gelöscht werden.

Wichtig

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben betroffene Personen, im Falle der Lohnkonten die Arbeitnehmer, ein Recht auf Löschung, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden. D. h. nach Ende der Aufbewahrungsfrist und einer gewissen Karenzzeit (die Steuerberaterkammer empfiehlt z. B. 4 Jahre) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Daten zu löschen.