Praxis-Beispiele: Aufbewahrungspflichten, Lohnunterlagen / 1 Lohnkonten

Sachverhalt

Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2026 aufbewahrt werden?

Ergebnis

Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die 6-jährige-Aufbewahrungsfrist gilt bei Lohnunterlagen immer dann, wenn es sich nicht um einen Buchungsbeleg oder eine Bilanzunterlage handelt. Andernfalls kann sich die Frist auf 8 bzw. 10 Jahre verlängern.

Die Frist beginnt mit dem Kalenderjahr, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Sie kann sich durch eine mögliche Ablaufhemmung, z. B. durch eine laufende Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung, noch verlängern.

Die Aufbewahrungsfrist für die Lohnkonten 2026 endet bei einer 6-jährigen-Aufbewahrungsfrist am 31.12.2032.