Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1]

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Jahre. Die Fristberechnung beginnt zum 1.1. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt. Die Aufbewahrungsfrist für die Lohnbuchhaltung eines Kalenderjahres beginnt demzufolge im Normalfall zum 1.1.des Folgejahres und endet 6 Jahre später am 31.12.

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Frist von 6 Jahren.[3] Hierunter fallen z. B.

  • Freistellungsbescheinigungen,
  • Fahrtenbücher,
  • Arbeitszeitlisten,
  • Aufzeichnungen und Abrechnungslisten zu Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschlägen.

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Unterlagen, die der betrieblichen Gewinnermittlung dienen.[4]

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