Homeoffice / 3 Erstattungen des Arbeitgebers

3.1 Fahrtkostenerstattung

Erste Tätigkeitsstätte ist nicht vorhanden

Erstattet der Arbeitgeber Fahrtkosten an den Arbeitnehmer, der seinen eigenen Pkw nutzt, sind sämtliche Fahrten Reisekosten und können als solche steuerfrei erstattet werden. Erfolgt keine oder nur eine teilweise Erstattung durch den Arbeitgeber, kann der Arbeitnehmer über den nicht erstatteten Betrag Werbungskosten geltend machen.

Erste Tätigkeitsstätte ist vorhanden

Für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte können nur die Entfernungskilometer mit der Entfernungspauschale erstattet werden. Dieser Betrag ist steuerpflichtig, kann aber mit 15 % pauschal versteuert werden.

3.2 Pauschaler Kostenersatz

Pauschaler Kostenersatz für die dem Arbeitnehmer durch das Homeoffice entstehenden Kosten (z. B. anteilige Miete, Strom, Telefon) ist immer steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nutzt der Arbeitnehmer seine eigene Hardware und Software und trägt er seine Telefon- und Internetkosten selbst, kann der Arbeitgeber Barzuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für dessen privaten Internetanschluss pauschal mit 25 % versteuern. Für einen privaten Telefonanschluss kommt die Zahlung eines steuerfreien Auslagenersatzes in Betracht.

Betriebs- und Anschlusskosten

Die nachgewiesenen laufenden Betriebskosten (z. B. Stromkosten) kann der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen. Auch ein steuerfreier pauschaler Auslagenersatz ist möglich, wenn der Arbeitnehmer die entstandenen laufenden Betriebskosten für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten nachweist.^[1] Der zur Verbindung an das Datennetz des Unternehmens vom Arbeitgeber eingerichtete Telefonanschluss und die übernommenen Verbindungskosten stellen keinen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar, wenn der Telefonanschluss auf den Namen des Unternehmens lautet.

[1]

S. Auslagenersatz.

3.3 Ausstattungsgegenstände

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3.3.1 Arbeitgeber ist Eigentümer

Trägt der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes mit PC, Drucker, EDV-Möbeln usw., führt die Überlassung der Ausstattungsgegenstände nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil, wenn sie im Eigentum des Arbeitgebers bleiben.

Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Geräte auch privat nutzt. Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen PCs und Telekommunikationsgeräten werden steuerfrei belassen.^[1] Der Begriff "Personalcomputer" wurde durch den allgemeineren Begriff "Datenverarbeitungsgerät" ausgetauscht, um begrifflich auch neuere Geräte wie Smartphones oder Tablets zu umfassen und den heutigen Stand der Technik wiederzugeben.

[1] § 3 Nr. 45 EStG.

3.3.2 Arbeitgeber verschafft dem Arbeitnehmer Eigentum

Übereignet der Arbeitgeber Computer-Hardware einschließlich technischen Zubehörs und Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile an den Arbeitnehmer, gehört der Wert dieser Sachbezüge zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschaliert werden.^[1] Die Pauschalierung mit 25 % ist auch möglich, wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet.^[2]

[1] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG.

[2] R 40.2 Abs. 5 Satz 3 LStR.

3.3.3 Arbeitnehmer ist Eigentümer

Steht die Computer-Hardware im Eigentum des Arbeitnehmers und zahlt der Arbeitgeber für die betriebliche Verwendung eine pauschale Vergütung, gehört diese zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.^[1] Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall seine beruflich veranlassten Aufwendungen für den Computer als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen.^[2]

[1] S. Abschn. 3.2.

[2] S. Abschn. 6.

3.3.4 Home-Use-Programme

Schließt der Arbeitgeber mit einem Softwareanbieter eine sog. Volumenlizenzvereinbarung für Software ab, die auch für den Arbeitnehmer eine private Nutzung der Software auf dessen privaten Telekommunikationsgeräten ermöglicht, handelt es sich bei den vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt überlassenen Systemprogrammen (z. B. Betriebssystem, Virenscanner, Browser) und Anwendungsprogrammen um sog. Home-Use-Programme. Die auf diese Weise vom Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung überlassenen Home-Use-Programme sind als geldwerter Vorteil steuerfrei.