Zusammenfassung

 
Begriff

Ein Gutschein ist ein Dokument, das einen Anspruch auf eine Leistung repräsentiert bzw. dokumentiert. In der Praxis sind Warengutscheine ein beliebtes Mittel, um die Freigrenze von 50 EUR für die steuerfreie Zuwendung von Sachgeschenken auszuschöpfen.

Von entscheidender Bedeutung ist, ob es sich bei dem Gutschein um einen echten Sachbezug oder um Barlohn handelt. Während Barlohn immer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist, können Sachbezüge unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und beitragsfrei bleiben. Außerdem besteht die Möglichkeit, Sachbezüge pauschal mit 30 % zu versteuern.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Für die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn bei Gutscheinen ist § 8 Abs. 1 und 2 EStG anzuwenden, in dem auch die Sachbezugsfreigrenze geregelt ist. Hinweise und Antworten auf Auslegungsfragen zu der ab 1.1.2020 für (digitale) Gutscheine gesetzlich festgelegten Unterscheidung zwischen Geldleistung und Sachbezug enthält das BMF-Schreiben v. 15.3.2022, IV C 5 –S 2334/19/10007 :007, BStBl 2022 I S. 242. Gutscheine können auch nach den für Aufmerksamkeiten geltenden Kriterien in R 19.6 Abs. 1 LStR steuerfrei sein. Handelt es sich um einen Sachbezug, kann der steuerpflichtige Geschenkgutschein nach § 37b EStG pauschaliert werden.

Sozialversicherung: Die steuerrechtliche Bewertung gilt gleichfalls für die Sozialversicherung, da Einnahmen nicht als Arbeitsentgelt gelten, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern steuerfrei gewährt werden (§ 14 SGB IV, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Außerdem kann Beitragsfreiheit dann bestehen, wenn eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG erfolgt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).

 
Kurzübersicht
 
Entgelt LSt SV
Gutscheine als Sachbezug bis 60 EUR brutto aus persönlichem Anlass frei frei
Gutscheine als Sachbezug bis 50 EUR monatlich frei frei
Gutscheine zum Einlösen beim Arbeitgeber bis 1.080 EUR jährlich frei frei
 

Arbeitsrecht

1 Anspruchsgrundlage

Ein Anspruch auf die Ausgabe von Gutscheinen kann auf einer ausdrücklichen arbeitsvertraglichen Regelung beruhen.

In der Praxis ergibt sich ein solcher Anspruch aber zumeist aus einer entsprechenden betrieblichen Übung. Die Arbeitnehmer erwerben dabei aufgrund der wiederholten Gewährung einen Anspruch. Der Arbeitgeber kann sich hiervon grundsätzlich nur im gegenseitigen Einverständnis mit dem Arbeitnehmer wieder lösen.

2 Formerfordernisse

Ob es für die Gewährung von Gutscheinen einer schriftlichen Vereinbarung bedarf, hängt von der konkreten Ausgestaltung und vor allem dem Zweck der Gewährung ab.

Werden Gutscheine als Teil der regulären Vergütung ausgegeben, greift diesbezüglich das Nachweisgesetz (NachwG), weil es sich dann um Vergütungsbestandteile mit Entgeltcharakter i. S. d. § 2 NachwG handelt. Eine schriftliche Fixierung ist in diesem Fall notwendig. Haben die Gutscheine reinen Belohnungscharakter, ist eine schriftliche Vereinbarung aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber zur Vermeidung rechtlicher Risiken zu empfehlen. Die schriftliche Vereinbarung kann entweder bereits im Arbeitsvertrag oder gegebenenfalls auch in einem Nachtrag erfolgen.

3 Widerruf und Freiwilligkeitsvorbehalt

Eine schriftliche Vereinbarung hat den Vorteil, dass dem Arbeitgeber durch die Aufnahme von Widerrufsvorbehalten Spielraum gegeben wird, sich unter konkret benannten Voraussetzungen/Widerrufsgründen (z. B. Umsatzrückgang, klar definierte wirtschaftlich schlechte Situation etc.)[1] von der Gutscheinausgabe zu lösen und diese zu beenden. Der Widerrufsvorbehalt bezieht sich also auf bereits bestehende Ansprüche. Demgegenüber gibt es auch Freiwilligkeitsvorbehalte, die bereits die Entstehung eines Anspruchs aus betrieblicher Übung verhindern sollen. Beide Rechtsinstitute müssen klar voneinander getrennt werden.[2] Eine Vermischung bzw. ein gleichzeitiger Einsatz von beiden Instrumenten führt regelmäßig zur Unwirksamkeit entsprechender Klauseln.[3] Die Aufnahme eines Freiwilligkeitsvorbehalts (der bereits die Entstehung eines Anspruchs aus betrieblicher Übung verhindern soll) in die arbeitsvertragliche Vereinbarung ist nur dann möglich, wenn die Gutscheine reinen Belohnungscharakter besitzen. Nach der strengen Rechtsprechung des BAG sind Freiwilligkeitsvorbehalte unzulässig, wenn sie sich auch auf Entgeltbestandteile beziehen, die Teil der regulären Vergütung für erbrachte Arbeitsleistungen sind.[4]

 
Praxis-Beispiel

Tankgutscheine

Die rechtliche Qualifizierung kann sich mitunter schwierig gestalten. In der Praxis kommen häufig Tankgutscheine zum Einsatz. Konkret zum Thema der arbeitsrechtlichen Einordnung (Belohnungs-, Entgelt- oder Mischcharakter) von Tankgutscheinen gibt es jedoch noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung des BAG, sodass rechtliche Restrisiken bestehen.

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