Arbeitspapiere

Zusammenfassung

 
Begriff

Als Arbeitspapiere werden Dokumente bezeichnet, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis vorlegen muss. Nur so kann der Arbeitgeber seine gesetzlichen Verpflichtungen, z. B. Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, korrekt erfüllen.

Im ELStAM-Verfahren erhält der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung.

Auch Unterlagen, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer aushändigen muss, werden als Arbeitspapiere bezeichnet. Dazu zählen die Kindergeldbescheinigung, der Sozialversicherungsausweis, die Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub, das Arbeitszeugnis, Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen und die Arbeitsbescheinigung. Im Baugewerbe kommt die Lohnnachweiskarte, in der Lebensmittelbranche das Gesundheitszeugnis, bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitserlaubnis und bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung hinzu.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: § 2a SchwarzArbG enthält spezielle Regelungen zur Mitführung von Personaldokumenten. Für die Vorlagepflicht des Sozialversicherungsausweises gilt § 18h SGB IV. Zu den wichtigen gesetzlichen Vorschriften gehören aus arbeitsrechtlicher Sicht noch Folgende: Bescheinigung über den im Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Erholungsurlaub (§ 6 Abs. 2 BUrlG), Arbeitserlaubnis (§ 284 SGB III) bzw. Aufenthaltstitel gemäß Aufenthaltsgesetz, § 11 Abs. 1 AÜG bei Leiharbeitnehmern, Gesundheitsbescheinigung für Jugendliche (§ 32 Abs. 1 Nr. 2 JArbSchG).

Lohnsteuer: § 39 Abs. 1 EStG ordnet den Lohnsteuerabzug auf Basis der ELStAM an. Zum Abruf der ELStAM muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Daten mitteilen, vgl. § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG. Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, denen keine Identifikationsnummer zugeteilt wurde, müssen dem Arbeitgeber gemäß § 39e Abs. 8 Sätze 1 und 4 EStG die vom Wohnsitzfinanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorlegen. Den Abruf der ELStAM-Daten beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer regelt § 39 Abs. 3 EStG. Zur Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2020 s. BMF, Schreiben v. 9.9.2019, IV C 5 – S 2378/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 911; für das Muster des Kalenderjahres 2021 s. BMF, Schreiben v. 9.9.2020, IV C 5 – S 2533/19/10030 :002, BStBl 2020 I S. 926.

Sozialversicherung: Für die Vorlagepflicht des Sozialversicherungsausweises gilt § 18h SGB IV. Der Arbeitnehmer hat – sofern sich dies nicht aus anderen Unterlagen ergibt – die Elterneigenschaft nachzuweisen. Außerdem sind Angaben über die gewählte Krankenkasse zu machen (bis zum 31.12.2020 war die Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung gefordert).

Arbeitsrecht

1 Pflicht des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer hat die Arbeitspapiere – außer Zeugnis und Arbeitsbescheinigung – bei Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber zu übergeben, der sie mit der erforderlichen Sorgfalt zu verwahren und bei schuldhaftem Verlust auf Schadensersatz zu haften hat. Eigentümer der Arbeitspapiere bleibt der Arbeitnehmer. Für den Arbeitnehmer empfiehlt es sich, vom Arbeitgeber eine Quittung für die ausgehändigten Arbeitspapiere zu verlangen, um im Streitfall einen Nachweis führen zu können.

Die Vorlage oder Abgabe der Arbeitspapiere ist für die rechtliche Wirksamkeit des Arbeitsvertrags ohne Bedeutung. Allein wegen der Nichtvorlage des Sozialversicherungsausweises bei Beginn der Beschäftigung kann der Arbeitgeber weder fristlos noch fristgerecht kündigen, weil die Vorlagepflicht eine rein sozialversicherungsrechtliche Ordnungsvorschrift ist und kein Beschäftigungsverbot bei Nichtvorlage besteht.

Im Übrigen kann der Arbeitgeber bei Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung das Arbeitsverhältnis nur dann fristlos kündigen, wenn seine eigenen Interessen in einer Weise verletzt sind, dass bei der gebotenen umfassenden Interessenabwägung dem Arbeitgeber die Einhaltung der Kündigungsfrist nicht zuzumuten ist.

Eine ordentliche Kündigung in den ersten 6 Monaten ist stets zulässig, danach in Betrieben mit mehr als 5 bzw. 10 Arbeitnehmern nur, wenn der Arbeitnehmer schuldhaft durch die Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung die Interessen des Arbeitgebers derart verletzt hat, dass die fristgemäße Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei umfassender Interessenabwägung sozial gerechtfertigt erscheint. Eine fristgemäße, u. U. sogar fristlose Kündigung ist z. B. gerechtfertigt, wenn ein ausländischer Arbeitnehmer die erforderliche Arbeitserlaubnis nicht vorlegt oder eine abgelaufene Arbeitserlaubnis nicht erneuern lässt. In diesen Fällen drohen dem Arbeitgeber bei Weiterbeschäftigung Strafen. Er ist zur Kündigung berechtigt, soweit das Arbeitsverhältnis nicht wegen bewusster Umgehung des § 284 SGB III (Arbeitserlaubnis für Ausländer) von vornherein nichtig ist.

2 Ausfüllung und Herausgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Mit tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere sorgfältig und wahrheitsgemäß zu erstellen und dem Arb...

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