Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB § 261 Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern

1 Überblick

Rz. 1

Kaufleute müssen ihrer Buchführungspflicht und der Pflicht zur Aufbewahrung der Unterlagen nicht ausschl. in Papierform nachkommen. Die Unterlagen können auf Datenträgern geführt (§§ 238 Abs. 2, 239 Abs. 4 HGB) und tw. als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 3 HGB; gilt nicht für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse). Für Vorlagepflichten konkretisiert § 261 HGB ergänzend die Vorlage solcher ausschließl. auf Bild- oder Datenträgern dokumentierten Unterlagen durch den Kaufmann. Gleichzusetzen sind neuere Speicherungsformen, wie das Speichern von Daten in einer Cloud. Die Vorschrift verpflichtet den vorlagepflichtigen Kaufmann zur Bereitstellung der Unterlagen in lesbarer Form und zur Übernahme der dazu anfallenden Kosten.

2 Anwendungsbereich

Rz. 2

§ 261 HGB konstituiert keine Vorlagepflichten für Kaufleute. Die Vorschrift setzt diese voraus (Rz 3). Die Pflichten und Rechte aus § 261 HGB beziehen sich nur auf solche vorzulegenden Unterlagen, die beim Kaufmann ausschl. auf einem Bild- oder Datenträger und nicht in anderer Form, insbes. auf Papier, vorliegen. Von den nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahrenden Unterlagen kann dies Lageberichte, Konzernlageberichte, Inventare, Handelsbücher, zu ihrem Verständnis notwendige Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe und Buchungsbelege betreffen (§ 257 Abs. 3 HGB). Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse betrifft die Vorschrift nicht. Sie sind zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nach § 257 Abs. 1 HGB nicht ausschl. auf Bild- oder Datenträgern verwahrbar (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB). Vorlagepflichten treffen auch solche Unterlagen, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen noch vorhanden sind (z. B. § 25...