Anzinger/Oser/Schlotter, Rechnungslegung und Prüfung der ... / II. Bedeutung und Zweck

Rz. 2

^{[Autor/Zitation]}

Die handelsrechtlichen Vorschriften über die Aufbewahrung von kaufmännischem Schriftgut stehen in einem Spannungsverhältnis zwischen dem Aufbewahrungszweck einerseits und der Zumutbarkeit für den Kaufmann andererseits. Der Aufbewahrungszweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens im Zeitablauf zu verschaffen, spricht für eine möglichst vollständige und langfristige Aufbewahrung des Materials. Dem Kaufmann ist andererseits daran gelegen, den Aufwand für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht zu begrenzen. Während der Katalog der wichtigen und daher aufzubewahrenden Unterlagen kaum verkürzt werden konnte, sondern im Zuge der modernen Buchführungstechniken noch erweitert werden musste (Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen), hat der Gesetzgeber den Interessen der Aufbewahrungspflichtigen durch eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen und durch die Zulassung platzsparender Aufbewahrungsverfahren Rechnung getragen.

Rz. 3

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Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und anderen Geschäftsunterlagen ergibt sich sowohl aus handelsrechtlicher als auch aus steuerrechtlicher Sicht, um der Dokumentation der kaufmännischen Tätigkeit und dem Gläubigerschutz zu dienen (Ballwieser in MünchKomm. HGB⁴, § 257 Rz. 1; Drüen in HKMS³, § 257 HGB Rz. 2). Die in § 257 kodifizierten Aufbewahrungspflichten stehen in einem engen Verhältnis zu den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gem. § 238, da ohne eine entsprechende Aufbewahrung die Ergebnisse der Buchführung, Inventur und Bilanzierung bedeutungslos werden (Drüen in HKMS³, § 257 HGB Rz. 1; Störk/Lewe in Beck BilKomm.¹³, § 257 HGB Rz. 1). Hiernach ist der Kaufmann unter Berücksichtigung der §§ 241a, 242 Abs. 4 zur Einhaltung der Aufbewahrungspf...