Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 7 Gemischt veranlasste Gruppenreise

Sachverhalt

Für Außendienstmitarbeiter einer Firma findet regelmäßig einmal jährlich ein einwöchiges Verkaufstraining an wechselnden Orten statt (5 Aufenthaltstage zzgl. An- und Abreisetag). Die Schulung findet mit 50 Teilnehmern an der kroatischen Küste statt.

Neben diversen Vorträgen an den Vormittagen besuchen die Mitarbeiter auch die Betriebe potenzieller Großabnehmer.

Nachmittags und abends nehmen die Mitarbeiter an touristischen und kulturellen Programmpunkten teil.

Die Gesamtkosten für die Reise betragen 100.000 EUR. Das Reisebüro, das mit der kompletten Organisation betraut ist, stellt folgende Rechnung auf:

Wie sieht die Lohnabrechnung für die beteiligten Außendienstmitarbeiter aus und welche steuer- bzw. sozialversicherungsrechtlichen Folgen aus der Gruppenreise sind zu berücksichtigen?

Ergebnis

Zunächst werden die Kostenbestandteile der Reise ermittelt, die leicht und eindeutig dem betrieblichen Bereich zuzuordnen sind. Dazu gehören die Aufwendungen für die Vorträge.

Das touristische Programm stellt rein private Kosten dar, die auszuscheiden bzw. als Lohn zu behandeln sind.

Die restlichen Kosten für die Beförderung (Flug- bzw. Fahrtkosten, Transfers), die Hotelunterbringung und die Verpflegung sind im Wege der Schätzung aufzuteilen. Als Aufteilungsmaßstab ist grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile heranzuziehen, in dem die Reise-Bestandteile mit privatem Charakter zu den aus betrieblichen Gründen durchgeführten Reise-Besta...