Personalakten (§ 13 BAT) / 4 Welchen Inhalt hat eine Personalakte?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Personalakte zu führen.

§ 13 BAT normiert gleichfalls keine Verpflichtung, setzt vielmehr das Führen von Personalakten als selbstverständlich voraus.

Auch fehlen Vorschriften darüber, welche Unterlagen in eine Personalakte aufzunehmen sind. Es gilt insoweit der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität. Die Unterlagen müssen möglichst vollständig, lückenlos und wahrheitsgemäß über die Person des Mitarbeiters und seine dienstliche Laufbahn Aufschluß geben.

Neben dieser Personalakte, egal ob sie in Form einer Einzelakte oder in Nebenakten oder gar in einer Vielzahl von Einzelunterlagen geführt wird, darf es keine weitere Personalakte geben, die nicht zur Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer bestimmt ist. Die Führung von geheimen oder "vertraulichen" Akten ist unzulässig.

Der Mitarbeiter hat ein Recht darauf zu wissen, welche Unterlagen an welcher Stelle über ihn existieren. Daher sollte in der Hauptakte ein Hinweis auf an anderer Stelle geführte Personalunterlagen enthalten sein. Häufig werden in Dienststellen an verschiedenen Stellen Personalunterlagen aufbewahrt. Typisch ist. z.B. die Führung von Lohn- und Gehaltsunterlagen in der Gehaltsabteilung, Aufzeichnungen beim Vorgesetzten über Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub. Alle diese Unterlagen gehören zu der Personalakte.

Vgl. auch die Checkliste für Inhalt und Aufbau der Personalakte

4.1 Zur Personalakte gehören u.a.

• Bewerbungsunterlagen nach Einstellung
• Unterlagen über die Bewerbung eines Arbeitnehmers um eine andere Stelle beim gleichen Arbeitgeber. Werden alle Bewerbungen aus Gründen der Zweckmäßigkeit und Vertraulichkeit zu einem S...