Zusammenfassung
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ein betriebliches Erstattungsverfahren. Es eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer überhöhte Steuerabzugsbeträge aus den laufenden Lohnabrechnungen nach Ablauf des Kalenderjahres zeitnah vor Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung zu erstatten. Der Arbeitgeber ist zur Durchführung verpflichtet, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigt.
Lohnsteuer: Die Voraussetzungen für die Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs durch den Arbeitgeber sind in § 42b EStG und R 42b LStR geregelt.
Lohnsteuer
1 Betrieblicher Lohnsteuer-Jahresausgleich
Die Summe der während des Kalenderjahres korrekt einbehaltenen monatlichen Lohnsteuerabzugsbeträge entspricht häufig nicht der Jahreslohnsteuer für den Arbeitslohn. Als Ursache kommen sowohl Änderungen in den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers (z. B. Reduzierung der Arbeitszeit) als auch Lohnschwankungen in Betracht.
Verfahren bei zutreffendem Lohnsteuerabzug
Beim Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber wird ein Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der Summe der abgeführten Monatslohnsteuerbeträge durchgeführt.
- Übersteigt die Summe der abgeführten monatlichen Lohnsteuerbeträge die Jahreslohnsteuer, hat der Arbeitgeber die übersteigenden Steuerabzugsbeträge zu erstatten.
- Ergibt sich ein Lohnsteuer-Fehlbetrag, muss der Arbeitgeber keinen "negativen Lohnsteuer-Jahresausgleich" durchführen. Die Nachforderung von zu wenig einbehaltener Lohnsteuer erfolgt allenfalls durch das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers.
Haftungsrisiko bei fehlerhaftem Lohnsteuerabzug
Ist ein Lohnsteuer-Fehlbetrag auf einen unzutreffenden Lohnsteuerabzug zurückzuführen, ist der Arbeitgeber i. d. R. verpflichtet, die fehlende Lohnsteuer bei der nächsten Lohnabrechnung nachträglich einzubehalten. Solange die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht erteilt wurde, kann auch nach Ablauf des Kalenderjahres der Lohnsteuerabzug korrigiert werden.
Kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten, z. B. weil der Arbeitnehmer nicht mehr bei dem Arbeitgeber beschäftigt ist, muss das Betriebsstättenfinanzamt durch eine Anzeige über den fehlerhaften Lohnsteuerabzug unterrichtet werden, um eine mögliche Haftung auszuschließen.
Der Arbeitgeber haftet für die Steuerabzugsbeträge, die er im Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht erstattet.
2 Voraussetzungen zur Durchführung
2.1 Berechtigung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen bei unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern,
- die während des ganzen Kalenderjahres ununterbrochen zu ihm in einem Dienstverhältnis stehen,
- am Ende des Kalenderjahres entweder Arbeitslohn aus einem aktiven oder früheren Dienstverhältnis beziehen und
- bei denen keine gesetzlichen Ausschlussgründe vorliegen.
Verhältnisse im konkreten Arbeitsverhältnis maßgebend
Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2024 wurde rückwirkend ab dem 1.1.2024 die Auffassung der Finanzverwaltung gesetzlich normiert, dass bei der Prüfung der Ausschlussgründe für den Lohnsteuer-Jahresausgleich Sachverhalte, die sich aus einem Dienstverhältnis zu einem anderen Arbeitgeber ergeben, unberücksichtigt bleiben. Tatbestände, die außerhalb des konkreten Dienstverhältnisses verwirklicht werden, führen nicht zum Ausschluss des Lohnsteuer-Jahresausgleichs, da diese dem Arbeitgeber regelmäßig nicht bekannt sind.
2.1.1 Ununterbrochenes Dienstverhältnis
Die Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer während des ganzen Kalenderjahres ohne Unterbrechung beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt ist. Scheidet ein Arbeitnehmer vor Ende des Kalenderjahres aus dem Dienstverhältnis aus, ist die Durchführung des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs ausgeschlossen.
Ausschluss bei pauschal besteuerten Aushilfskräften
Für die Frage, ob ein ganzjähriges Dienstverhältnis vorliegt, dürfen nur Zeiträume einbezogen werden, für die der Lohnsteuerabzug individuell nach den ELStAM vorgenommen wurde. Ist ein Arbeitnehmer für einen Teil des Jahres als Aushilfs- oder Teilzeitkraft eingesetzt, deren Arbeitslohn zulässigerweise pauschal besteuert wird, schließt dies das betriebliche Erstattungsverfahren aus.
Ausschluss bei Arbeitgeberwechsel
Ein Arbeitnehmer (Steuerklasse I, keine Kinder) ist vom 1.1.–30.6. bei Arbeitgeber X und vom 1.7.–31.12. bei Arbeitgeber Y beschäftigt.
Ergebnis: Ein betrieblicher Lohnsteuer-Jahresausgleich darf weder von Arbeitgeber X noch von Arbeitgeber Y durchgeführt werden, da der Arbeitnehmer nicht während des ganzen Kalenderjahres bei demselben Arbeitgeber beschäftigt ist und daher keiner von ihnen den Jahresarbeitslohn des Arbeitnehmers ermitteln kann.