Digitale Entgeltabrechnungen möglich

BAG, Urteil vom 28.1.2025, 9 AZR 48/24

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gem. § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.

Sachverhalt

Die Klägerin ist im Einzelhandelsbetrieb der Beklagten als Verkäuferin beschäftigt. Dort bestand eine Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs, in welcher geregelt war, dass alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden und von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar sind. Zudem hat der Arbeitgeber es in Fällen, in welchen es einem Beschäftigten nicht möglich sein sollte, über ein privates Endgerät auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zuzugreifen, zu ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Auf Grundlage der Konzernbetriebsvereinbarung stellte die Beklagte ab März 2022 Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung. Die Klägerin widersprach diesem und verlangte, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übersenden.

Die Entscheidung

Vor dem LAG hatte die Klage zunächst Erfolg mit der Begründung, dass Entgeltabrechnungen durch Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt würden; denn bei Entgeltabrechnungen handele es sich um zugangsbedürftige Erklärungen. Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei jedoch nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es – anders als die Klägerin im Streitfall – für den Erklärungsempfang ...