Aufbewahrungspflichten und Datenschutz im Spannungsverhältnis

Das Thema Datenschutz stellt in der Arbeitswelt einen Dauerbrenner dar. Insbesondere durch die Verabschiedung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und erweiterten Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), muss der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakten zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Ein wesentlicher Teilbereich dieser Vorgaben sind weitreichende spezielle und allgemeine Aufbewahrungspflichten einerseits und etwaige Löschpflichten andererseits. Diese schützen vor allem Persönlichkeitsrechte und die informationelle Selbstbestimmung der Arbeitnehmer. Diesen Löschpflichten stehen Aufbewahrungsinteressen und vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers gegenüber. Es fällt Unternehmen und Personalabteilungen mithin immer schwerer, den Überblick zu behalten, welche Daten der Arbeitnehmer sie aufbewahren und welche Daten sie löschen dürfen, wenn nicht sogar müssen.

Angesichts dieses Spannungsverhältnisses zwischen Aufbewahrungs- und Löschpflichten von Arbeitnehmerdaten und drohender Sanktionen bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung eines gut strukturierten Aufbewahrungs- bzw. Löschmanagements zu empfehlen.

Arbeitsrecht: § 26 BDSG, § 17 BDSG, Art. 6 DSGVO, § 257 Abs. 1 HGB, § 16 ArbZG, § 21 ArbZG, § 17 MuSchG.

Lohnsteuerrecht: § 257 Abs. 1, 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 41 EStG, § 28f Abs. 1 SGB IV.