Im Folgenden soll ein typischer OKR-Zyklus, der sich i. d. R. über ein Quartal erstreckt, sowie die relevanten Elemente und Rollen des OKR-Rahmenwerks vorgestellt und kurz erläutert werden (siehe dazu Abbildung 7).
Abb. 7: Visualisierung des OKR-Zyklus
Strategy Backlog:
Um OKRs sinnvoll definieren zu können, werden zunächst die strategischen Ziele aus der Strategy Map, die agil realisiert werden sollen, benötigt. Diese strategischen Ziele eines Unternehmens, einer Business-Unit und/oder einer Funktion (z. B. Vertrieb, Einkauf, HR etc.) werden in einem sog. "Strategy Backlog" aufgeführt.
Bei dem Strategy Backlog handelt es sich um eine dynamische Liste mit den relevanten strategischen Zielen, die regelmäßig aktualisiert und ergänzt wird. Da diese dynamische Liste laufend optimiert und angepasst wird, kann das Unternehmen im Rahmen der agilen Strategieumsetzung adäquat und sehr schnell auf Unvorhergesehenes reagieren.
Strategy Owner:
Verantwortlich und zuständig für das Strategy Backlog und die Zielrealisierung ist i. d. R. eine Person aus dem Management, der "Strategy Owner". Der Strategy Owner muss die Vision, das Geschäftsmodell und die Gesamt-Strategie seines Unternehmens/Bereichs kennen und verstehen. Er ist Experte im Bereich des Strategischen Managements/Business Development. Der Strategy Owner ist dafür zuständig, dass auf Basis der durchgeführten strategischen Analysen des integrierten Strategieprozesses, die strategisch relevanten Ziele abgeleitet, priorisiert und in dem Strategy Backlog festgehalten und dokumentiert werden. Er ist ferner dafür verantwortlich, dass die strategischen Ziele erfolgreich umgesetzt werden. Ein Strategy Owner kann gleichzeitig für mehrere Strategy Backlogs verantwortlich sein.
Der Strategy Owner ist somit für ein effektives Strategy-Backlog-Management zuständig, das folgende Aufgaben umfasst:
- Strategisch relevante Ziele zu definieren und explizit an die Führungskräfte und Mitarbeitende zu kommunizieren.
- die Strategy-Backlog-Einträge zu erstellen und klar an das Umsetzungs-Team, welches vom Strategy Owner nominiert wird, zu kommunizieren.
- die Reihenfolge der Strategy-Backlog-Ziele festzulegen (vorab Priorisierung der strategischen Ziele für die anschließende Ableitung der entsprechenden OKRs des bevorstehenden Quartals).
- der Strategy Owner lädt ferner zum "OKR Planning" ein, erläutert die spezifischen strategischen Ziele des Backlogs und steht für Rückfragen des Umsetzungs-Teams zur Verfügung.
Umsetzungs-Team:
Aus den priorisierten strategischen Zielen des Strategy Backlogs werden schließlich die Objectives für den Einsatz von OKR abgeleitet, welche dann Schritt für Schritt während eines Quartals vom Umsetzungs-Team agil realisiert werden. Das Umsetzungs-Team in OKR setzt sich in aller Regel aus fünf bis zehn Experten zusammen und ist crossfunktional aufgestellt. Während des OKR-Zyklus organisiert sich das Team selbst und realisiert eigenverantwortlich die jeweils geforderten Objectives & Key Results. Das Umsetzungs-Team entscheidet selbstständig, mit welchen konkreten Maßnahmen die OKRs am besten realisiert werden können.
OKR-Planning (ca. 2-4 Stunden):
Der OKR-Zyklus beginnt mit der OKR-Planung ("OKR-Planning"), bei der das Umsetzungs-Team die Frage beantwortet: "Welchen Beitrag können wir als Team aktiv leisten, um die strategischen Ziele zu erreichen?" Im Rahmen der OKR-Planung definiert das Team in enger Absprache mit dem Strategy Owner – ausgehend von den strategischen Zielen im Strategy Backlog – quartalsweise seine OKRs und verpflichtet sich zu ihnen.
In der Praxis hat sich dabei folgende Vorgehensweise bewährt:
- Aus den strategischen Zielen des Backlogs werden insgesamt 2-4 Objectives pro Quartal für das entsprechende Umsetzungs-Team definiert, die auf die Erreichung der strategischen Ziele des Backlogs einzahlen.
- Pro Objective werden 2-4 Key Results bestimmt, um erkennen zu können, ob oder inwieweit die Objectives erfolgreich realisiert wurden.
Da die Strategie-Umsetzung stets "on top" zum Tagesgeschäft hinzukommt, reichen 2-4 strategische Objectives, welche erfolgreich innerhalb des Quartals umgesetzt werden, völlig aus. Durch diesen iterativen Prozess wird Schritt für Schritt an der Umsetzung der strategischen Ziele agil und erfolgreich gearbeitet. Mit dieser agilen Vorgehensweise können Unternehmen eventuell unvorhersehbare Ereignisse besser antizipieren; auf jeden Fall können sie schneller auf sich ergebende Chancen bzw. auf sich abzeichnende Risiken adäquat reagieren.
Weekly (30 Minuten):
Im Rahmen des OKR-Zyklus findet das vom Umsetzungs-Team durchgeführte "Weekly" jede Woche während des Zyklus statt (bspw. jeden Montag von 09:00 – 09:30 Uhr), um den Fortschritt der Erfüllung der OKRs und die Ausrichtung zu überprüfen und sich wieder abzustimmen.
Review (ca. 2-4 Stunden):
Am Ende des OKR-Zyklus überprüft der Strategy Owner mit Hilfe der definierten Key Results während des "Reviews", welche Objectives vom Umsetzungs-Team erfolgreich realisiert wurden und welche ggf. noch nac...