§ 23 Rechtssicheres ersetzendes Scannen / III. Langzeitrisiken

Rz. 82

Probleme können bei elektronisch signierten Dokumenten auftreten, wenn im Laufe der Aufbewahrungszeit ein Formatwechsel bzgl. der Lesbarkeit der Scanprodukte notwendig wird. Die elektronische Signatur ist nach einem Formatwechsel nicht mehr gültig, da die mathematische Prüfung des Dokuments nicht mehr mit dem Protokoll übereinstimmt, insofern es sich um ein Dokument mit anderen, in der elektronischen Signatur nicht mehr nachprüfbaren Werten handelt. Um dies zu vermeiden, muss vor einer Umwandlung die Integrität des Dokuments zweifelsfrei nachgewiesen und sichergestellt werden, dass bei der Umwandlung keinerlei Veränderung an dem elektronischen Dokument vorgenommen werden kann. Das neue elektronische Dokument ist dann wieder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu signieren.

Rz. 83

Diese Umwandlungsprozesse sollten von Beginn an in die Überlegungen zur Durchführung der Dokumentenarchivierung mit einfließen. Der Umwandlungsprozess sollte entsprechend dokumentiert werden, um die Rechtssicherheit evtl. beweisfähiger Dokumente nicht zu gefährden. Der zeitliche Abstand der Umwandlungsbedürfnisse zur Erhaltung der Lesbarkeit der elektronischen Dokumente kann durch die Wahl standardisierter Formate (Formate, die häufig und verbreitet in Gebrauch sind, wie z.B. das PDF/A-Format) maximiert werden.

Rz. 84

Eine Neusignierung eines elektronischen Dokuments kann auch notwendig werden, wenn das BSI dem verwendeten Zertifizierungsverfahren keine Sicherheitseignung mehr bescheinigt. Ein Ablauf der Gültigkeit eines Zertifikats, das zum Signieren verwendet wurde, erfordert dagegen keine Neusignierung, solange das Signaturverfahren seine Sicherheitseignung vom BSI nicht abgesprochen bekommt.

Rz. 85

Um die Integrität des elektronischen Dokuments zu prüfen, reicht es beim Vor...