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Digitale Personal­akte

Personalakten digital, einfach und datensicher managen.

  • Rechtssicher mit geprüften Textvorlagen
    und DSGVO-konformer Cloud-Speicherung
  • Papierlos mit messbarem Zeitgewinn
    und ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten
  • Kein IT-Projekt dank schneller Prozessintegration
    und in wenigen Tagen einsatzbereit
Die digitale Personalakte erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeiter in HR.
Startklar dank bewährter Aktenstruktur
Unternehmen weltweit vertrauen auf HR-Software von Haufe

So funktioniert die digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte in die HR der Zukunft starten
Der Umstieg von einer analogen Aktenverwaltung auf digitale HR-Prozesse steigert die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der täglichen HR-Arbeit, nicht nur Abteilungsintern, sondern auch mit Mitarbeitern. Um die Personalherausforderungen der Zukunft zu meistern, braucht es eine flexible und digitale HR. Aber warum sind besonders digitale Personalakten dafür notwendig?
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Die digitale Personalakte für mehr Effizienz, mehr Transparenz, Zugewinn von Produktivität, Zeitersparnis, Kostensenkung und weniger Abstimmungsaufwand.
Digitale Zusammenarbeit
Nur, wenn Personalakten digitalisiert sind, profitieren HR-Teams von den Potenzialen einer digitalen Zusammenarbeit.
Flexibler Zugriff

Schnell die passende Lösung für die Mitarbeitenden – ob im Homeoffice oder im Büro.

Platz und Papier sparen

Kein Papier, keine Aktenschränke, keine Barrieren. Das führt zu effizienten HR-Prozessen und erhöhter Zufriedenheit Ihrer HR Mitarbeiter:Innen

Mitarbeiter in der digitalen Personalakten von Haufe schnell und einfach anlegen, finden und verwalten.

Verbesserte HR Prozesse im Unternehmen

Personalakten schnell und einfach anlegen, finden und verwalten
In wenigen Sekunden legen Sie eine neue, digitale Personalakte an. Speichern Sie alle Personaldaten und HR-Dokumente an einem zentralen Ort. So haben Sie Zugriff und den perfekten Überblick über alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente – jederzeit und von dort, wo Sie gerade arbeiten.
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Papierlos, 100% digital
Wir digitalisieren Ihre Personalakten und Dokumente. Sie arbeiten in wenigen Wochen komplett digital und einfach - von überall.
Einfache Bedienung
Die HR-Software ist einfach zu bedienen. Sie nutzen effizientes Drag & Drop für Ihre Dokumente.
Eigene Administration
Die gesamte fachliche Einrichtung der Personalakte kann von Ihnen übernommen werden - ohne IT oder externe Ressourcen.

HR Aufgaben innerhalb der Akte verteilen

Aufgaben verteilen, zuweisen & erledigen
Durch eine digitale und übersichtliche Aufgabenverwaltung schaffen Sie maximale Effizient in Ihrer HR. Sie gewinnen dank digitaler HR-Prozesse Zeit bei der Aufgabenverteilung, schaffen Transparenz und vermeiden unnötige Arbeitsschritte. Erledigen Sie HR-Aufgaben so schnell und zuverlässig wie noch nie!
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Aufgaben in der digitalen Personalakte von Haufe verteilen, zuweisen und erledigen.
Zentrales HR-Dashboard
In einem zentralen Dashboard sehen Sie alle Aktivitäten an Dokumenten sowie alle offene Aufgaben und Erinnerungen.
Optimale HR-Aufgaben Verteilung
Wer arbeitet an welcher Personalakte oder Dokument? Weisen Sie Aufgaben zu oder hinterlegen Sie Notizen.
Rechtssicherheit gewährleisten
Es laufen Dokumente oder Fristen ab? Unsere HR-Software erinnert Sie daran - für eine garantierte Einhaltung der Compliance.
Steuerung der Kommunikation in HR über die elektronische Personalakte.

Kommunikation in HR über die Akte vereinfachen

Kommunikation über alle Abteilungen hinweg
Weniger E-Mails, Telefonate oder persönliche Besuche von Mitarbeiter:innen. Verteilen Sie Informationen und Dokumente schnell und zuverlässig - 100 % digital. Und das alles innerhalb einer Softwarelösung.
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Schnelle Kommunikation
Fordern Sie digital fehlende oder zusätzliche Dokumente bei Mitarbeiter:innen direkt aus der HR-Software an.
Massenversendungen per Klick
Versenden Sie Massendokumente künftig einfach aus der HR-Software. Keine Papierflut, maximale Zeitersparnis.
Klarheit & Transparenz
Sie wissen jederzeit, wo sich aktuell ein Dokument zur Bearbeitung befindet und werden über jeden Schritt informiert.

Vorteile der digitaleN Personalakte

Die wichtigsten Vorteile der Akte auf einen Blick
Mehr Transparenz
  • Alle HR-Daten in übersichtlichen Dashboards erfassbar gestalten
  • Mit integrierten Erinnerungen keine Deadlines mehr verpassen
  • Vollen Überblick über alle Prozesse und Aufgaben behalten
Komplett digital
  • Mehr Effizienz und Umweltbewusstsein durch Reduzierung von Papierverbrauch
  • Barrierefreier und rechtssicherer Zugang mit DSGVO-konformer Cloud Speicherung
Gewonnene Zeit  
  • In wenigen Tagen produktiv und einsatzbereit sein
  • Informationen dank bewährter Aktenstruktur 2x schneller finden und verarbeiten
  • In bestehende Prozesse eingefügt
Erfahren Sie zusätzlich in unserem kostenlosen Whitepaper, welche zusätzlichen Vorteile eine elektronische Personalakte bietet und welche 7 wichtige Entscheidungen vor der Einführung einer digitalen Personalakte getroffen werden müssen.

EinführuNg der digitalen Personalakte

Mit diesen Services steht der Einführung nichts mehr im Weg
Scan Service
Einfache Umstellung von Papier auf digital
Wir wandeln Ihre Papierakten in digitale Personalakten um. Und das nur in wenigen Tagen. Dazu scannen wir Ihre Dokumente und erstellen neue, digitale Akten. Mehr über unseren besonderen Scan-Services erfahren Sie hier.
Icon Moblle Device
System-Integration
Integration in Ihre HR Systemlandschaft
Gemeinsam mit unserem Partner Clevis und in Absprache mit Ihrer IT wird die digitale Personalakte schnell und einfach implementiert. So steht Ihnen die HR-Software bereits nach nur wenigen Tagen zur Verfügung.
Software-Updates
Immer aktuell und rechtssicher
Unsere Lösung wird fortlaufend aktualisiert. Die Updates sind dabei für Sie unkompliziert und Sie profitieren von der fortlaufenden Verbesserung der Software und der Erweiterung von Funktionen.
Icon Ticketsystem
Was ist sonst noch bei der Einführung einer digitalen Personalakte zu beachten? Mehr Informationen zum Thema Datenschutz erhalten Sie dazu in unserer Checkliste: Digitale Personalakte und Datenschutz.
Starke Schnittstellen, einfache Integration

Mehr als 2.300 Kunden vertrauen unserer Integration der digitalen Personalakte in über 200 unterschiedliche HR-Systeme, darunter z.B. SAP SuccessFactors und Workday und viele weitere.

Haufe HR Services Kundenstimmen

Was unsere Kunden & Kundinnen sagen ...
Avis Budget Group

Der Implementierungsprozess für die Mitarbeiteraktenverwaltung war wahrscheinlich einer der einfachsten Implementierungszyklen, die ich je durchlaufen habe.

Sherry Knaszak

Sherry Knaszak

VP of HR Transformation and HRIS

Group Rocher

Der administrative Teil der Anmeldung eines neuen Mitarbeiters ist in 15 Minuten erledigt. Groupe Rocher ist jetzt ein viel modernerer Arbeitgeber.​

Sherry Knaszak

Daniel Gottselig

Director, Compensation & Benefits/Integration HR Group, Groupe Rocher

Kostenloses Online-Seminar
Nutzen Sie unsere kostenlosen Online-Seminare, um die digitale Personalakte von Haufe besser kennenzulernen und um auf alle Ihre Fragen eine zufriedenstellende Antwort zu bekommen.
Tuesday
05
July
11:00
60 Min.
Digitale Personalakte & Compliance
Täglich setzen sich HR Teams mit Datenschutz und Compliance-Themen auseinander. Gemeinsam mit unserem Partner UKG geben wir Antworten auf relevante Fragen zum Thema.
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Fragen zur digitalen Personalakte

Die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zur digitalen Personalakte haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Was ist eine digitale Personalakte?

Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?

Wie wird eine digitale Personalakte eingeführt?

Was bedeutet Revisionssicherheit? Und was hat das mit Personalakten zu tun?

Muss der Einführung einer digitalen Personlakte durch den Betriebsrat zugestimmt werden?

Wie lange wird eine Personalakte aufbewahrt?

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
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Entdecken Sie die digitale Personalakte von Haufe in einer persönlichen und unverbindlichen Online-Demo (ca. 20 Min.).

Sie wünschen sich genauere Informationen oder haben Fragen zu unserem Angebot? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Felix Kubasch
Felix Kubasch

Produkt Manager

Felix.Kubasch@haufe.com

+49 175 563 5730

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