Kassenführung: So machen Sie es richtig / 1.2 Gesetzliche Vorgabe für Kassenaufzeichnungen

Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Buchführungen oder Aufzeichnungen setzen voraus, dass die Eintragungen in die Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen

• einzeln,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht und
• geordnet

vorgenommen werden.^[1]

Der Unternehmer ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels grundsätzlich frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell (sog. offene Ladenkasse) oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel – wie einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse – erfasst.

Erfolgt der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung kann auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden. Dies gilt jedoch nur für die sog. offene Ladenkasse.

Wird ein modernes PC-Kassensystem eingesetzt,

• das zum einen sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und
• zum anderen auch eine langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen ermöglicht,

gilt diese Vereinfachungsregel nicht.

Die vom System erstellten Einzelaufzeichnungen sind "einzeln", d. h. in Originalform, aufzubewahren. Wird eine Verdichtung vorgenommen (z. B. Buchung der Tageseinnahmen in einer Summe) muss die gebuchte Summe aus den Einzelaufzeichnungen ableitbar sein.

[1] § 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 Satz 1 AO.

1.2.1 Kassenaufzeichnungen bei Buchführungspflicht

Buchführungspflichtige Unternehmer müssen Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch bzw. in Form von aneinander gereihten Kassenberichten erfassen.

1.2.2 Kassenaufzeichnungen bei Einnahmen-Überschussrechnung

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung^[1] müssen die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden. Das gilt auch für Kassenbelege^[2]. Daher sind auch Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, verpflichtet,

• die ihrer Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren und
• deren vol...