Reisekosten Inland für Unternehmer: Übernachtungskosten / 3.5 Business-Package/Service-Pauschale seit 1.7.2020 von 15 % (20 % vor dem 1.7.2020)

Hotelbetriebe sind verpflichtet, Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auch getrennt voneinander auszuweisen. In der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2022 unterliegen Übernachtungskosten und Verpflegungskosten ohne Getränke dem ermäßigten Steuersatz. Umsatzsteuerlich ist insofern keine Differenzierung erforderlich. Allerdings unterliegen die Getränke, die zum Essen (z. B. zum Frühstück) gereicht werden, dem Regelsteuersatz von 16 % bzw. 19 %. Umsatzsteuerlich ist eine Differenzierung also allein wegen der Getränke erforderlich.

Für Unternehmer, die aus beruflichen Gründen übernachten, ist aus ertragsteuerlichen Gründen eine weitere Differenzierung erforderlich. Der Unternehmer darf nur die amtlichen Verpflegungspauschalen geltend machen (bei einer Abwesenheit pro Tag bis zu 8 Stunden 0 EUR, bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und mehrtägigen Geschäftsreisen 14 EUR und bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 28 EUR). Ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten scheidet aus. Das bedeutet, dass bei einer Übernachtung mit Frühstück zum Einheitspreis

• das Entgelt für Leistungen herauszurechnen ist, das dem Regelsteuersatz von 16 % bzw. 19 % unterliegt und
• die Verpflegungskosten ohne Getränke, die dem ermäßigten Steuersatz von 5 % bzw. 7 % unterliegen.

Bei Pauschalangeboten beanstandet das BMF es nicht, wenn die nachfolgend aufgeführten Leistungen, die mit 16 % bzw. 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden:

• Getränke zum Frühstück,
• Nutzen von Kommunikationsnetzen,
• Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
• Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
• Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
• Überlassen von Fitnessgeräten,
• Überlassung von Parkplätzen.

Diese Packages kann das Hotelunternehmen seit dem 1.7.2020 bis zum 31.12.2022 aus Vereinfachungsgründen pauschal mit 15 % vom Pauschalpreis ansetzen. In diesen 15 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass eine Differenzierung nicht erforderlich ist.

Die Kosten für das Frühstück sind mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen. Seit dem 1.1.2020 beträgt die volle inländische Verpflegungspauschale 28 EUR, sodass 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR für das Frühstück aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet werden.

Praxis-Tipp

Abstimmung mit dem Hotel

Mit dem Hotel sollte von vornherein abgeklärt werden, dass die 16 %igen bzw. 19 %igen Umsätze pauschal ausgewiesen werden. Wie das folgende Beispiel zeigt, ist diese Variante zwar umständlich aber besonders vorteilhaft.

Praxis-Beispiel

Leistungsbeschreibung in der Rechnung

Ein Unternehmer übernachtet in 2023 während einer auswärtigen Tätigkeit in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm für die Übernachtung einen pauschalen Betrag von 120 EUR, in dem das Frühstück, die Überlassung des Parkplatzes, die Nutzung von Fitnessgeräten und des Internets enthalten sind. Der Hotelbetrieb darf wie folgt abrechnen:

Gesamtpreis (brutto)	120,00 EUR
15 % von 120 EUR als Business-Package bzw. Service-Pauschale, worin auch die Getränke zum Frühstück enthalten sind	18,00 EUR
Preis für die Übernachtung (brutto) einschließlich Speisen zum Frühstück	102,00 EUR
Darin enthalten ist das Frühstück mit 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR – 30 % (1,68 EUR) Getränkeanteil	3,92 EUR
Preis nur für die Übernachtung (brutto)	98,08 EUR

Leistungsbeschreibung in der Rechnung

Übernachtung	91,66 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	6,42 EUR	98,08 EUR
Frühstück ohne Getränke 5,60 EUR – 30 % =	3,66 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	0,26 EUR	3,92 EUR
Business-Package (Service-Pauschale)	15,13 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	2,87 EUR	18,00 EUR
Gesamtbetrag		120,00 EUR

Als Leistungsempfänger darf der Unternehmer dann aus der Business-Pauschale bzw. der Service-Pauschale das Frühstück mit einem pauschalen Betrag wie folgt herausrechnen:

Business- bzw. Service-Pauschale	18,00 EUR
davon entfallen auf die Getränke zum Frühstück 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR × 30 % = 1,68 EUR (incl. 0,27 EUR USt/netto 1,41 EUR)	1,68 EUR
übrige Leistungen (= Reisenebenkosten)	16,32 EUR

Der Pauschalpreis von 120 EUR verteilt sich wie folgt:

Bezeichnung	Bruttobetrag	Nettobetrag	Umsatz-/Vorsteuer
Übernachtung	98,08 EUR	91,66 EUR	6,42 EUR
Frühstück ohne Getränke	3,92 EUR	3,66 EUR	0,26 EUR
Getränke zum Frühstück	1,68 EUR	1,41 EUR	0,27 EUR
Reisenebenkosten	16,32 EUR	13,71 EUR	2,61 EUR
Gesamtkosten	120,00 EUR	110,44 EUR	9,56 EUR

Hinweis: Die Nebenkosten können als Betriebsausgaben gebucht werden, wenn davon auszugehen ist, dass darin keine Kosten für Pay-TV, private Telefonate, Massagen usw. enthalten sind.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4676/6680	Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	91,66
1800/2100	Privatentnahmen allgemein	5,07
4670/6670	Reisekosten Unternehmer	13,71
1571/1401	abziehbare Vorsteuer 7 %	6,68
1576/1406	abziehbare Vors...