Reisekosten, Aufteilung in einen betrieblichen und priva ... / 4.3.4 Aufteilung in steuerfreien Arbeitslohn und geldwerten Vorteil

Übernimmt der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine gemischte Dienstreise, handelt es sich bei ihm insgesamt um Betriebsausgaben. Wesentlich ist jedoch, wie die Aufwendungen beim Arbeitnehmer zu behandeln sind. Lt. BFH^[1] sind die Aufwendungen beim Arbeitnehmer

• lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie auf den betriebsfunktionalen Teil der Reise entfallen und
• lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, soweit es sich um andere Aufwendungen handelt, die mit privaten Interessen verbunden sind.

Praxis-Beispiel

Aufteilung der betrieblichen und privaten Kosten einer Reise

Ein Unternehmen veranstaltet eine Jahrestagung in Portugal, an der auch Außendienstmitarbeiter der Firma teilnehmen. Das Programm umfasst Fachveranstaltungen an den Vormittagen und Freizeitveranstaltungen an den Nachmittagen und Abenden. Lt. BFH können die Aufwendungen für eine gemischte Reise aufgeteilt werden (ggf. im Wege der Schätzung). Dabei ist wie folgt zu unterscheiden:

• Zuwendungen mit Vorteilscharakter (Ausflüge, Sport und Unterhaltungsprogramm) sind als lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.
• Eindeutig betriebsfunktionale Kosten (z. B. für Tagungsräume, Tagungsunterlagen und Referenten) gehören insgesamt zu den Betriebsausgaben.
• Die verbleibenden Kosten, insbesondere die Flug- und Fahrtkosten, Kosten für Transfer, Hotelunterbringung und Verpflegung sind nach den Zeitanteilen aufzuteilen, im vorliegenden Fall nach dem Verhältnis 50 : 50.

[1] BFH, Urteil v. 18.8.2005, VI R 32/03.