Zu den Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug gehören alle Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs dienen und zwangsläufig anfallen. Erfasst werden daher neben den von der Fahrleistung abhängigen Aufwendungen für Treib- und Schmierstoffe auch die regelmäßig wiederkehrenden festen Kosten, etwa für Haftpflichtversicherung, Kraftfahrzeugsteuer, Absetzungen für Abnutzung und Garagenmiete. Zu berücksichtigen sind zudem Kosten für Wagenpflege, Inspektions- und übliche Reparaturkosten, Finanzierungskosten (insbesondere Zinsen), TÜV-Gebühren, Leasing sowie Leasingsonderzahlungen etc.[1]
Ebenso mit einzubeziehen sind die jeweiligen Umsatzsteuerbeträge. Ausnahme: Es wurde keine Umsatzsteuer entrichtet, z. B. beim Kauf eines Fahrzeuges von Privat oder bei Kosten, die nicht mit Umsatzsteuer belastet sind wie die Kfz-Steuer und die Kfz-Versicherung.
| Die Gesamtkosten nach der Fahrtenbuchmethode berechnen sich daher grundsätzlich wie folgt: |
| Summe der Nettoaufwendungen |
| + Absetzung für Abnutzung (AfA) |
| + Umsatzsteuer (nur auf Basis der vorsteuerbehafteten Bestandteile der Aufwendungen) |
| = Kraftfahrzeuggesamtkosten |
Außergewöhnliche Kosten für den Pkw werden vorab den privaten oder betrieblichen Nutzungsanteilen zugerechnet. Als außergewöhnliche Kosten gelten insbesondere Aufwendungen, die durch einen Motorschaden oder einen Diebstahl veranlasst sind.[2]Für Unfallkosten bis 1.000 EUR (inkl. Umsatzsteuer) je Schaden ist es nicht zu beanstanden, wenn sie als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einberechnet werden.[3]
Vorweg der jeweiligen Nutzung zuzurechnen sind z. B. auch Maut-, Fähr- und Tunnelgebühren. Sie werden nicht in die Berechnung der Gesamtaufwendungen mit einbezogen.[4] Sind dies Kosten auf einer privaten Urlaubsreise entstanden, erhöhen sie vorab die Privatentnahme.
Ebenso wenig gehören Sonderabschreibungen (z. B. nach § 7g Abs. 5 EStG) zu den Gesamtkosten. Anstelle der Sonderabschreibung kann die fiktive lineare Abschreibung angesetzt werden.[5]
Die Gesamtkosten sind periodengerecht anzusetzen. Dies gilt auch für Leasingsonderzahlung, die für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erbracht werden. Diese sind auch bei Nichtbilanzierern auf die Laufzeit zu verteilen.[6]
Die auf jährlicher Basis ermittelten Gesamtkosten werden zu den insgesamt im Kalenderjahr gefahrenen Kilometern ins Verhältnis gesetzt. Auf Basis des so errechneten Prozentsatzes erfolgt die Bewertung der Privatfahrten.
Für jedes Fahrzeug sollte ein eigenes Konto geführt werden
Aus den gesamten Kosten von allen betrieblichen Fahrzeugen einen Durchschnittskilometersatz zu ermitteln, ist nicht zulässig. Deshalb macht es im Rahmen der buchhalterischen Ermittlung der gesamten Aufwendungen Sinn, für jedes Fahrzeug ein eigenes Konto mit entsprechenden Aufzeichnungen zu führen.
In Höhe des privaten Nutzungswerts wird eine Hinzurechnung zum Jahresüberschuss vorgenommen. Mit dem Fahrzeug verbundenen Kosten sind hierbei grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Bei sehr teuren Fahrzeugen kann das Finanzamt jedoch unterstellen, dass diese als Geschäftswagen unangemessen sind, sodass die Anerkennung des Betriebsausgabenabzugs gefährdet wird.
Luxusfahrzeuge
Bei einem Luxussportwagen, bei welchem die Kosten in einem unausgewogenen Verhältnis zum Umfang der tatsächlichen betrieblichen Nutzung steht, ist im Rahmen einer typisierenden Betrachtung regelmäßig davon auszugehen, dass die Anschaffung rein privat veranlasst war.[7] Vom FG Nürnberg wurde der betriebliche Ferrari eines Tierarztes wegen Mangel an Bezug zur freiberuflichen Tätigkeit dem notwendigen Privatvermögen zugeordnet. Lediglich die aufgrund des ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs ermittelten angemessenen Betriebskosten wurden anerkannt.[8]
Eine entsprechende Problematik kann auch bei einem dem Betriebsvermögen zugeordneten "Oldtimer" entstehen. Das FG Baden-Württemberg vertrat hier die Auffassung, dass es sich bei den Kosten für das Fahrzeug im Ganzen um Aufwendungen für die private Lebensführung handelt und nicht um Betriebsausgaben. Es greife somit bereits die Abzugsbeschränkung gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 4 EStG.[9]
Durch diese Rechtsprechung wird die Nutzung eines Oldtimers als Firmenwagen nicht unmöglich. Der Preis für das Fahrzeug sollte jedoch in einem angemessenen Rahmen liegen. Der Oldtimer sollte außerdem auch wie ein übliches Firmenfahrzeug genutzt werden.
Eine starre betragsmäßige Grenze für die Unangemessenheit eines Fahrzeugs gibt es indes nicht. Es kommt auf die Umstände des Einzelfalls, wie Umsatz, Gewinn, Repräsentationsbedürfnis der Branche, Häufigkeit und Intensität der betrieblichen bzw. privaten Nutzung an.[10]
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