Auf den Lohnkonten werden sämtliche Bezüge der Arbeitnehmer monatlich dokumentiert. Dazu gehören bspw. Löhne und Gehälter, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, Zuschüsse und Entgeltumwandlungen zur betrieblichen Altersvorsorge, Zulagen, pauschal versteuerte Leistungen wie z. B. Erholungsbeihilfen, (alte) Direktversicherungen, Fahrtkostenzuschüsse, steuerfreie Bezüge. Von den Bruttobezügen muss der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer einbehalten und abführen. Auch diese Abzüge bis zur Auszahlung des Nettolohns/Gehalts sowie ggf. pauschale Lohnsteuer sind auf dem Lohn- und Gehaltskonto nachprüfbar festzuhalten.
Die in der Lohnbuchhaltung auf den Lohnkonten der Mitarbeiter erfassten Eintragungen sind in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Dabei werden die Lohn- und Gehaltszahlungen mithilfe des Lohnjournals für sämtliche Mitarbeiter zusammengefasst und auf die einzelnen Lohnarten und Abzüge aufgegliedert. Die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen und ggf. Umlagen sind dem Lohnjournal zu entnehmen. Die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile sind durch die Regelungen zur Kranken- und Pflegeversicherung grundsätzlich unterschiedlich hoch.
Bei den Lohn- und Gehaltskonten in der Finanzbuchhaltung handelt es sich grundsätzlich um Aufwandskonten.
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