LkSG: Grundsatzerklärung / 3.6 Grundsatzerklärung verabschieden und kommunizieren

Nach Abschluss aller Konsultationen mit relevanten externen Gruppen (bspw. Fachexperten, Geschäftspartnern, potenziell Betroffenen oder zivilgesellschaftlichen Organisationen) sowie den internen Funktionen, die am Erstellungsprozess beteiligt waren oder Teil der internen Freigabeprozesse sind, wird die Grundsatzerklärung fertiggestellt. Anschließend wird sie der obersten Führungsebene des Unternehmens zur Verabschiedung nach § 6 Abs. 2 Satz 2 LkSG vorgelegt. Die Unterschrift der obersten Führungsebene bekräftigt das Bekenntnis des Unternehmens, die Menschenrechte zu achten und sich der Verantwortung für die Umsetzung angemessener menschenrechtlicher Sorgfaltsprozesse bewusst zu sein.

Im Anschluss an die Verabschiedung der Grundsatzerklärung ist diese sowohl intern als auch extern zu kommunizieren. Durch proaktive Kommunikationsmaßnahmen gewährleistet das Unternehmen hierbei, dass die Grundsatzerklärung für alle relevanten Personen und Gruppen zugänglich ist, einschließlich:

• Personen, die für die Umsetzung der Erklärung verantwortlich sind (bspw. Mitarbeitende, Zulieferer, Beauftragte).
• Personen, die ein direktes Interesse an der Umsetzung haben (bspw. Mitarbeitende in anderen Unternehmen, zivilgesellschaftliche Organisationen, staatliche Stellen).
• potenziell betroffene Rechteinhaber (bspw. lokale Gemeinschaften, besonders gefährdete Gruppen, Kunden).

Als Mindestanforderung ist die Grundsatzerklärung an alle Mitarbeitende, falls vorhanden an die Arbeitnehmervertretung, die direkten Zulieferer und die Öffentlichkeit zu kommunizieren. Eine dauerhafte öffentliche Verfügbarkeit ist sicherzustellen.

Die interne Kommunikation strebt danach, die Grundsatzerklärung kontinuierlich und glaubwürdig an alle Mitarbeitenden und andere direkt im Unternehmen tätige Personen zu vermitteln. Dabei ist es wichtig, sowohl das verbindliche Bekenntnis der obersten Führungsebene klar zu betonen als auch das Verständnis und die Zustimmung der Belegschaft für die Bedeutung der Erklärung zu fördern. Für die interne Kommunikation können u. a. folgende Formate genutzt werden:

• Das unternehmenseigene Intranet.
• Elektronische Rundschreiben.
• Integration in Schulungsmaßnahmen.

• Einbeziehung in Besprechungen und interne Dialoge.
• Interne Publikationen.
• Integration in Arbeitsverträge.

Für eine externe Kommunikation an direkte Geschäftspartner bieten sich folgende Optionen mit einer aufsteigenden Verbindlichkeit an:

• Informeller Austausch mit Geschäftspartnern.
• Elektronische Rundschreiben, unterzeichnet von der obersten Führungsebene.
• Einbeziehung in Schulungsmaßnahmen für die Geschäftspartner.
• Schriftliche Unterweisungen der Geschäftspartner.
• Integration in Verträge und Ausschreibungen.

Hinweis

Veröffentlichung der Grundsatzerklärung in verschiedenen Sprachen

Um die Grundsatzerklärung für externe Stakeholder zugänglich zu machen, sollte in Erwägung gezogen werden, das Dokument in mehreren unterschiedlichen Sprachen zu veröffentlichen. Auf diesem Wege werden insbesondere Zugangsbarrieren für (potenziell) betroffene Personengruppen gesenkt.