IT-Controlling modernisieren: "Manage IT like a factory" / 5 Startschuss für das Projekt BITS

Je nachdem, welche Sicht für die Steuerung relevant ist, ergeben sich unterschiedliche Fragestellungen, auf die eine Managementerfolgsrechnung Antworten haben sollte. Da die bisherige Verrechnung dies nicht leisten konnte, wurde im Jahr 2015 das Projekt BITS (Betriebswirtschaftliche IT-Steuerung) gestartet und das Thema Transparenz der IT-Kosten in Angriff genommen.

Ziel des Projekts ist es, die betriebswirtschaftliche Steuerungsfähigkeit durch die Etablierung eines markt- und kundenorientierten Controllings digitaler Services zu erhöhen.

Mut, ein großes Projekt in Auftrag zu geben

Gleichzeitig warnten alle Kenner des Systems vor den Risiken einer Umstrukturierung und deren Folgen. So bedurfte es einer mutigen neuen Chefin, die das Projekt trotzdem in Auftrag gab.

5.1 Manage IT like a factory

Die Umsetzung des Projekts wurde von DATEV gemeinsam mit einem externen Partner durchgeführt. Wichtig für die Auswahl war, dass Erfahrung mit der Entwicklung und Einführung moderner betriebswirtschaftlicher IT-Steuerung in branchenähnlichen Unternehmen vorlag.

Abb. 3: Das IT-Factory Steuerungsprinzip^[1]

Aus der Produktion kennt man die Steuerung des Produktionsflusses, vom Rohstoff über die Verarbeitung/Veredelung hin zum fertigen Produkt. Steuerungsinstrumente sind hier im Allgemeinen Hilfsmittel oder Werkzeuge, mit denen man den Produktionsfluss technisch oder operativ zielgerichtet beeinflussen kann, z. B. über Kontrollelemente eines Führerstandes.

Um einen IT-Betrieb wertschöpfend zu steuern, werden die in der Produktion verwendeten Steuerungsinstrumente auf die IT übertragen (Abb. 3). Sie bestimmen die Ausgangposition mit den verfügbaren Ressourcen. Das Ziel, die Leistungsabnahme fertiger Produkte, wird geplant. Daraus ergibt sich der optimale Kurs für den Betrieb und die Leistungserbringung sowie die Ermittlung von Kursabweichungen.

[1] Angelehnt an das Horváth & Partner Factory Modell.

5.2 Die 7 Themenfelder des IT Factory Frameworks

Die integrierte Steuerung von IT-Organisationen basiert auf einem Framework, das sich aus 7 aufeinander abgestimmten Themenfeldern zusammensetzt. Im Rahmen des BITS-Projekts wurden bislang 5 davon umgesetzt (s. Abb. 4, Ziffern 1-5). Diese werden im nachfolgenden detaillierter dargestellt (Abb. 4):

Abb. 4: Die 7 Themenfelder der IT–Factory nach Horváth & Partner