Telefon- und Internetkosten / 5 Vorteilhafte Gestaltung der betrieblichen Telefonnutzung durch Arbeitnehmer

Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.

Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:

• Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil zu, der nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei ist.
• Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, sind auch diese steuerfrei.^[1]

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.

1. Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein monatlicher Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.

   Aufzeichnung der betrieblichen und privaten Telefongespräche über 3 Monate

   Der Arbeitnehmer von Herrn Huber zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 EUR. Er zeichnet über einen Zeitraum vo...