Reisekosten Inland für Unternehmer: Diese Fahrtkosten dürfen als Betriebsausgaben gebucht werden

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Art des Verkehrsmittels
  • Privat-Pkw
  • Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten
Eigener Kontenplan SKR 03
  4673
IKR  
6851 SKR 04
  6673
 
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Abziehbare Vorsteuer 19 %
Eigener Kontenplan SKR 03
  1576
IKR  
2605 SKR 04
  1406
 

So kontieren Sie richtig!

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird. Der Unternehmer bucht z. B. seine Aufwendungen für die Nutzung eines Taxis, Zugs oder Flugzeugs auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten" 4673 (SKR 03) bzw. 6673 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten

an Bank

2 Praxisbeispiel für Ihre Buchhaltung: Anreise mit Taxi und Zug

Der Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise von Köln nach München. Er lässt sich mit dem Taxi zum Bahnhof bringen und zahlt dafür 32 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer. Für die Zugfahrt zahlt er einen Betrag von 357 EUR brutto. Die Kosten für die Taxifahrt vom Münchener Bahnhof zum Hotel betragen 26 EUR brutto. In den Kosten für die Taxifahrten von 32 EUR + 26 EUR = 58 EUR ist die Umsatzsteuer mit 7 % = 3,80 EUR enthalten. Die Umsatzsteuer ist mit 19 % = 57 EUR im Zugpreis enthalten.

 

Konto

SKR 03 Soll

Konten-

bezeichnung
Betrag

Konto

SKR 03 Haben

Konten-

bezeichnung
Betrag
4673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 300,00      
1576 abziehbare Vorsteuer 19 % 57,00 1200 Bank 357,00
4673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 54,20      
1571 abziehbare Vorsteuer 7 % 3,80 1000 Kasse 58,00
 

Konto

SKR 04 Soll

Konten-

bezeichnung
Betrag

Konto

SKR 04 Haben

Konten-

bezeichnung
Betrag
6673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 300,00      
1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 57,00 1800 Bank 357,00
6673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 54,20      
1401 abziehbare Vorsteuer 7 % 3,80 1600 Kasse 58,00

3 Fahrtkosten: Es kommt darauf an, welches Beförderungsmittel der Unternehmer nutzt

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird.

3.1 Verwendung eines Privat-Pkw: Diese Kosten können als Betriebsausgaben gebucht werden

Bei einer betrieblichen Nutzung von unter 10 % darf der Unternehmer den Pkw weder seinem Betriebsvermögen noch seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen und deshalb keine Vorsteuer abziehen. Ein Unternehmer, der seinen Pkw zu nicht mehr als 50 % betrieblich nutzt, kann ihn als Privatvermögen behandeln, wenn er eine Zuordnung zum Betriebsvermögen unterlässt. Er nutzt auch dann einen privaten Pkw, wenn dieser ihm nur für gelegentliche Fahrten von einem Dritten, z. B. von seiner Ehefrau, überlassen wird. Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann der Unternehmer entweder die tatsächlichen Kosten oder die Km-Pauschale geltend machen.

Um die tatsächlichen Kosten geltend machen zu können, ist es erforderlich,

  • die tatsächlichen Kosten für ein Kalenderjahr zusammenzustellen und
  • die Kilometerstände zum Beginn und Ende des Geschäftsjahres festzuhalten.

Mit diesen Daten ist es möglich, den eigenen Km-Satz zu ermitteln, der auch in den Folgejahren angewendet werden kann, solange sich die Kostenstruktur nicht wesentlich verändert, z. B. durch Ablauf der Abschreibung oder durch veränderte Leasingbelastungen.

Ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann der Unternehmer pro gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale ansetzen.

Kilometerpauschalen für Fahrten auf Reisen eines Unternehmers

 
Fahrzeug Kilometerpauschale
Kraftwagen: Pkw 0,30 EUR
Zweirad mit Motor: Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa, Fahrrad mit Elektromotor 0,20 EUR

Tab. 1: Kilometerpauschen für die Fahrten eines Unternehmers mit dem privaten Pkw

 

Hinweis

Grundlage für die Pauschalen ist das Bundesreisekostengesetz

Seit dem 1.1.2014 ist der Betrag anzusetzen, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist. Für Fahrräder ist kein Kilometersatz festgelegt.

Um die Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug geltend machen zu können, muss der Unternehmer die betrieblichen Fahrten aufzeichnen. Er muss den betrieblichen Anlass dokumentieren:

  • Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit,
  • Reiseziel und ggf. den Reiseweg.

Es ist zweckmäßig, wenn der Unternehmer die Geschäftsreise durch geeignete Unterlagen nachweisen kann, z. B. durch

  • Tankquittungen,
  • Hotelrechnungen oder
  • Schriftverkehr.

Es kann ein vollständiges Fahrtenbuch geführt werden, erforderlich ist es jedoch nicht. Bei einem privaten Pkw brauchen nur die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet zu werden.

Nutzt der Unternehmer den privaten Pkw eines Dritten, z. B. den Pkw seiner Ehefrau, kann er für betriebliche Fahrten die Km-Pauschale von 0,30 EUR geltend machen, auch wenn er selbst keine Zahlungen geleistet hat. Es kann in diesem Zusammenhang von einer Kostentragung im abgekürzten Zahlungsweg ausgegangen werden.

 

Praxi...

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