Reisekosten Inland für Unternehmer: Diese Fahrtkosten dürfen als Betriebsausgaben gebucht werden

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Art des Verkehrsmittels
• Privat-Pkw
• Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	4673	6673		sonstige betriebliche Aufwendungen
Laufende Kfz-Betriebskosten	4530	6530		sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird. Der Unternehmer bucht z. B. seine Aufwendungen für die Nutzung eines Taxis, Zugs oder Flugzeugs auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten" 4673 (SKR 03) bzw. 6673 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten

an Bank

2 Praxisbeispiel für Ihre Buchhaltung: Anreise mit Taxi und Zug

Der Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise von Köln nach München. Er lässt sich mit dem Taxi zum Bahnhof bringen und zahlt dafür 32 EUR. Für die Zugfahrt zahlt er einen Betrag von 321,00 EUR brutto. Die Kosten für die Taxifahrt vom Münchener Bahnhof zum Hotel betragen 26 EUR brutto. In den Kosten für die Taxi- und Zugfahrten von insgesamt 379 EUR ist die Umsatzsteuer mit 7 % = 24,80 EUR enthalten. Seit dem 1.1.2020 beträgt die Umsatzsteuer für Personenbeförderungen im Schienenverkehr 7 % .

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4673/6673	Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	300,00
1571/1401	abziehbare Vorsteuer 7 %	21,00	1200/1800	Bank	321,00
4673/6673	Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	54,20
1571/1401	abziehbare Vorsteuer 7 %	3,80	1000/1600	Kasse	58,00

3 Fahrtkosten: Es kommt darauf an, welches Beförderungsmittel der Unternehmer nutzt

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird.

3.1 Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Neuregelungen ab 2020)

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG (in der ab 2020 geltenden Fassung) unterliegt die Beförderung von Personen im Schienenbahnverkehr seit dem 1.1.2020 generell der Umsatzsteuer mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 %.

Der Verkehr mit Oberleitungsomnibussen, der genehmigte Linienverkehr mit Kraftfahrzeugen, der Verkehr mit Taxen, mit Drahtseilbahnen und sonstigen mechanischen Aufstiegshilfen aller Art und der genehmigte Linienverkehr mit Schiffen sowie die Beförderungen im Fährverkehr unterliegen (wie bisher) nur dann dem ermäßigten Steuersatz von 7 %, wenn die Beförderung innerhalb einer Gemeinde erfolgt oder wenn die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 Kilometer beträgt.

3.2 Verwendung eines Privat-Pkw: Diese Kosten können als Betriebsausgaben gebucht werden

Bei einer betrieblichen Nutzung von unter 10 % darf der Unternehmer den Pkw weder seinem Betriebsvermögen noch seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen und deshalb keine Vorsteuer abziehen.^[1] Ein Unternehmer, der seinen Pkw zu nicht mehr als 50 % betrieblich nutzt, kann ihn als Privatvermögen behandeln, wenn er eine Zuordnung zum Betriebsvermögen unterlässt. Er nutzt auch dann einen privaten Pkw, wenn dieser ihm nur für gelegentliche Fahrten von einem Dritten, z. B. von seiner Ehefrau, überlassen wird. Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann der Unternehmer entweder die tatsächlichen Kosten oder die Km-Pauschale geltend machen.

Um die tatsächlichen Kosten geltend machen zu können, ist es erforderlich,

• die tatsächlichen Kosten für ein Kalenderjahr zusammenzustellen und
• die Kilometerstände zum Beginn und Ende des Geschäftsjahres festzuhalten.

Mit diesen Daten ist es möglich, den eigenen Km-Satz zu ermitteln, der auch in den Folgejahren angewendet werden kann, solange sich die Kostenstruktur nicht wesentlich verändert, z. B. durch Ablauf der Abschreibung oder durch veränderte Leasingbelastungen.^[2]

Ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann der Unternehmer pro gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale ansetzen.

Kilometerpauschalen für Fahrten auf Reisen eines Unternehmers

Fahrzeug	Kilometerpauschale
Kraftwagen: Pkw	0,30 EUR
Zweirad mit Motor: Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa, Fahrrad mit Elektromotor	0,20 EUR

Tab. 1: Kilometerpauschen für die Fahrten eines Unternehmers mit dem privaten Pkw

Hinweis

Grundlage für die Pauschalen ist das Bundesreisekostengesetz

Es ist geregelt, dass der Betrag anzusetzen ist, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist. Für Fahrräder ist kein Kilometersatz festgelegt.

Um die Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug geltend machen zu können, muss der Unternehmer die betrieblichen Fahrten aufzeichnen. Er muss den betrieblichen Anlass dokumentieren:

• Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit,
• Reiseziel und ggf. den Reiseweg.

Es ist zweckmäßig, wenn der Unternehmer die Geschäftsreise durch geeignete Unterlagen nachweisen kann, z. B. durch

• Tankquittungen,
• Hotelrechnungen oder
• Schriftverkehr.

Es kann ein vollständiges Fahrtenbuch geführt werden, erforderlich ist es jedoch nicht. Bei einem private...