Fachbeiträge & Kommentare zu Steuerprüfung

Rz. 30 Die elektronischen Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Unter dem Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, dass mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche und auch ohne mathematisch-tech...mehr

Rz. 13 Praxis-Beispiel Die Finanzbehörde ordnete für die Jahre 01 bis 03 eine Außenprüfung bei der Firma A an. Diese war im Prüfungszeitraum Organgesellschaft im Rahmen einer körperschaft- und gewerbesteuerlichen Organschaft. Die handelsrechtliche Finanzbuchhaltung wickelte sie über ein elektronisches Datenverarbeitungssystem ab. Eine eigenständige steuerliche Buchführung be...mehr

Rz. 83 Der Datenzugriff eröffnet eine erleichterte Durchführung statistischer Testverfahren, um Manipulationen insbesondere der Kassenbuchführung aufzudecken und die Vermutung der sachlichen Richtigkeit zu widerlegen. Das "Benford’sche Gesetz" besagt, dass Ziffern und Ziffernfolgen in einer Datenmenge einer bestimmten Häufigkeitsverteilung folgen. Wird dieses Muster bei den ...mehr

Rz. 17 In folgenden Modulen der ERP [1] -Software SAP/R3 können sich beispielsweise steuerrelevante Daten befinden: FI (Finanzwesen), CO (Controlling), AM (Anlagenbuchhaltung), HCM (z. B. Personalabrechnung), SD (Vertrieb), MM (Materialwirtschaft), PM (Instandhaltung), TR (Finanzverwaltung). Dies gilt auch für vergleichbare ERP-Module von Navision, Oracle, Baan, KHK, JD Edwards...mehr

Rz. 58 Der Z2-Zugriff spielt bisher in der Prüfungspraxis keine größere Rolle. Diese Möglichkeit des Datenzugriffs kommt bei der Prüfung von Großbetrieben und Konzernen in Betracht, wenn etwa die DV-technischen Kenntnisse des Prüfers nicht vollständig ausreichen, um von allen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Gebrauch zu machen. In diesem Fall erfolgt die Aufbereitung der...mehr

Rz. 20 Bei der Führung von Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen (Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit) zu beachten. Der Ordnungsmäßigkeit unterlie...mehr

Rz. 64 Um eine unter Effizienzgesichtspunkten sinnvolle Ausübung insbesondere des Z1-Zugriffs zu gewährleisten, werden oftmals von den Außenprüfern sog. DV-Fachprüfer herangezogen. Bei diesen DV-Fachprüfern handelt es sich um Betriebs-, Lohnsteueraußen- oder Umsatzsteuersonderprüfer, die intensiv im Umgang mit einer ERP-Software, z. B. SAP/R3, oder einer sonstigen Buchhaltun...mehr

Buchführungs- und Archivierungssysteme, OFD Düsseldorf, Verfügung v. 22.2.2002, S 0316, St 421, DB 2002 S. 610; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung des BMF, IV A 7, Stand: 22.1.2009; http://elektronische-steuerpruefung.de/bmf/bmf-faqs-2009.pdf; Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in ele...mehr

Rz. 82 IDEA ermöglicht schließlich den Einsatz mathematisch-statistischer Methoden wie beispielsweise des "Chi²-Tests" oder "Benford’s Law". Mittels dieser Methoden kann man große Mengen von Daten daraufhin überprüfen, ob sie fehlerhaft oder sogar gefälscht sind, denn die darin beschriebene Gesetzmäßigkeit wird schon durch Manipulation weniger Daten verändert. Unregelmäßigke...mehr

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric...mehr

Rz. 46 In der Praxis besteht oftmals Unsicherheit darüber, ob Originalbelege nach erfolgter Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung können Unterlagen, die ein Unternehmen in Papierform erhalten und danach elektronisch bildlich erfasst hat ausschließlich in digitaler Form, z. B. in Bildformaten wie pdf oder tiff, vorgehalten werden. Vorauss...mehr

Rz. 54 In der Prüfungspraxis wird der unmittelbare Datenzugriff in erster Linie bei Groß- und Größtunternehmen praktiziert, beispielsweise bei Unternehmen, die SAP/R3 oder eine vergleichbare ERP-Software wie KHK, Lawson, Navision, Oracle, J D Edwards, PeopleSoft, Baan oder SSA im Einsatz haben. Bei diesen Unternehmen erfolgt der Prüfungseinstieg i. d. R. über den Z1-Zugriff....mehr

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet...mehr

Rz. 43 Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Unterlagen sind folgende Fragestellungen von Bedeutung, die immer wieder in der Unternehmenspraxis auftreten können: Die Aufbewahrungspflicht gilt grundsätzlich für alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, die für eine maschinelle Weiterverarbeitung geeignet sind. Access-Datenbanken und Excel-Dateien können aufbewahru...mehr

Rz. 28 Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen werden, können entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument aufbewahrt werden. Entscheidet sich der Steuerpflichtige, die Papierbelege elektronisch bildlich zu erfassen (scannen oder fotografieren), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wi...mehr

Rz. 91 Da sich Betriebsprüfer wie auch Wirtschaftsprüfer bei der Analyse des Jahresabschlusses oftmals in gleichbleibenden Prüffeldern bewegen und ihre Prüfungshandlung an den bekannten Regeln des Steuerrechts ausrichten, stellt sich die Frage nach der Einrichtung automatischer Auswertungsroutinen, sog. Prüfungsmakros, die quasi auf Knopfdruck angestoßen alle notwendigen Erg...mehr

Rz. 41 Generell stellt sich bei der elektronischen Datenübermittlung die Frage, wie die ausgetauschten elektronischen Nachrichten zu behandeln sind, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. Grundsätzlich sind eingehende EDI-Nachrichten[1] und E-Mails insoweit aufbewahrungspflichtig, als Daten, die über das standardisierte EDI-Verfahren oder per E-Mail übermittelt wer...mehr

Rz. 56 Die Finanzbehörde kann gemäß § 147 Abs. 6 Satz 2 1. Alternative AO vom Steuerpflichtigen ferner verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet. Das BMF-Schreiben definiert den "mittelbaren Datenzugriff"[1] wie folgt: "Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren ...mehr

Rz. 59 Bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen spielt in der Prüfungspraxis die Datenträgerüberlassung eine überragende Rolle. Soweit bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen von den Möglichkeiten des Datenzugriffs Gebrauch gemacht wird, wird in über 90 % aller Fälle der Z3-Zugriff angewendet. Rz. 60 Im Rahmen der Datenüberlassung kann die Finan...mehr

Rz. 23 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, j...mehr

Rz. 97 Ob auch Steuerpflichtige zur Unterstützung für Zwecke des Datenzugriffs verpflichtet sind, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist streitig. Teilweise wird dies in der Literatur mit der Begründung verneint, dass diesen Personenkreis keine allgemeine Aufzeichnungspflicht, sondern nur spezielle Dokumentationspflichten beisp...mehr

Leitsatz Für den Gewinn aus der Übernahme einer Pensionsverpflichtung kann eine gewinnmindernde Rücklage nach § 5 Abs. 7 Satz 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gebildet werden; die Bewertung der übernommenen Verpflichtung nach § 5 Abs. 7 Satz 4 EStG schließt die Anwendung des § 5 Abs. 7 Satz 5 EStG nicht aus. Normenkette § 5 Abs. 7 Sätze 4 und 5 EStG Sachverhalt Die Klägeri...mehr

Gesellschafter und Geschäftsführer können für die GmbH auf schuld- oder auf gesellschaftsrechtlicher Grundlage tätig werden. Bei einer schuldrechtlichen Tätigkeit schließen sie mit der GmbH z. B. einen Anstellungs-, Darlehens- oder Mietvertrag. Zahlungen, die auf solchen Verträgen beruhen, mindern den Gewinn der GmbH als Betriebsausgabe. Wenn sich jedoch herausstellt, dass ei...mehr

R ist Unternehmer nach § 2 Abs. 1 UStG, da er selbstständig, nachhaltig und mit Einnahmeerzielung tätig ist. Zum Umfang seiner unternehmerischen Betätigung gehört seine Rechtsanwaltstätigkeit. Da R das Fahrzeug ausschließlich für seine unternehmerischen Tätigkeiten verwendet, ist das Fahrzeug dem Unternehmen zuzuordnen. Ein Zuordnungswahlrecht ergibt sich für ihn nicht. Da R ...mehr

Leitsatz 1. Die Anordnung einer Auftragsprüfung bei einem Steuerberater kann grundsätzlich mit der Vermeidung von typischerweise zu erwartenden Spannungen begründet werden (Anschluss an die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs). 2. Macht der Steuerberater im Einspruchsverfahren Umstände geltend, die auf eine Zweckverfehlung im konkreten Einzelfall hindeuten, etwa weil er seine...mehr

Rz. 60 Erfolgt eine Investition in ein Wirtschaftsgut, das die Voraussetzungen des § 7g Abs. 1 S. 1 EStG erfüllt, kann der Stpfl. einen – in einem Vorjahr gebildeten Investitionsabzugsbetrag – auflösen. Dazu muss der laufende Gewinn des Wirtschaftsjahres, in dem die Investition erfolgt ist, außerbilanziell erhöht werden. Die Hinzurechnung kann bis zu 50 % (ab 2020) bzw. 40 %...mehr

Rz. 25a Ausdrücklich als Tatbestandsmerkmal festgeschrieben wurde durch § 7g EStG i. d. F. des UntStRefG[1], der für bis zum 31.12.2015 geltende Wirtschaftsjahre gilt (§ 52 Abs. 16 EStG), die Investitionsabsicht durch die Formulierung "beabsichtigt" und "voraussichtlich". Hieraus ergab sich die Notwendigkeit einer Prognoseentscheidung, die auch bisher schon von der Rspr. zur...mehr

In den Jahren 2008 bis 2013 betrieb der Kläger einen Großhandel mit landwirtschaftlichen Maschinen. Die Maschinen wurden vom Kläger bei den Herstellern bestellt und von dort direkt an die Kunden in verschiedenen Mitgliedstaaten geliefert. Die Versendung erfolgte unter Verwendung der USt-IdNr. des Ansässigkeitsstaates. Auch die Endkunden verwendeten jeweils die USt-IdNr. ihres ...mehr

Rz. 56 Da die ab 1.1.2016 gebildeten Investitionsabzugsbeträge keiner konkret bezeichneten Einzelinvestition mehr zugeordnet werden, ist eine nachträgliche Erhöhung eines Investitionsabzugsbetrags unproblematisch. Erfolgt diese nicht im Jahr der ursprünglichen Bildung, handelt es sich dabei jedoch nicht um eine Erhöhung, sondern um die Neubildung. Diese hat den Vorteil, dass...mehr

Rz. 29b Problematisch ist auch ab 2016 insbesondere die nachträgliche Geltendmachung von Investitionsabzugsbeträgen. In den Gesetzesmaterialien wird die Auffassung vertreten, dass die zur bis 2015 geltenden Rechtslage vorgesehenen Einschränkungen im Fall einer nachträglichen Geltendmachung auch für ab dem 1.1.2016 endende Wirtschaftsjahre zur Anwendung kommen.[1] Dieser Ansi...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats...mehr

Steuerrechtlich gilt die Besonderheit, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das bedeutet, dass beispielsweise nach einer begonnenen Betriebsprüfung (Außenprüfung) nicht nur die Festsetzungsverjährung für die Festsetzungsfrist für Steuern, auf die sich die Prüfung er...mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10, 8 oder 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2] Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung.[3] Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke von Be...mehr

Für Personen mit Überschusseinkünften bestehen ebenfalls Aufbewahrungspflichten. Beträgt die Summe der positiven Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschussei...mehr

Wurden in 2014 die letzten Aufzeichnungen für das Jahr 2013 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, so können die 2013er Unterlagen ab dem 1.1.2025 vernichtet werden. Denn unter Berücksichtigung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist beginnt die Frist mit Ablauf des Kalenderjahrs 2014 und endet mit Ablauf des Kalenderjahrs 2024. Ab dem 1.1.2025 können alle Unterlagen für das J...mehr

Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus dem Produktivsystem einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies regelt der neue § 147 Abs. 6 S. 6 AO und der Anwendungserlass zur Abgabenordnung in Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO. Diese Erleichterung gilt erstmals für aufzeichnungs- und aufbe...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer[1] bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Hat ein Arbeitgeber keinen Sitz im Inland, hat er zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht einen Bevollmächtigten, der seinen ...mehr

Verstöße gegen die Regelungen zur Aufbewahrung sind eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld bis zu 50.000 EUR belegt werden kann. Wenn im Baugewerbe oder in der Kurier-, Express- oder Paketbranche Entgeltunterlagen nicht oder nicht richtig gestaltet sind, kann dies mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR belegt werden.[1] Feststellung des Verstoßes bei einer Betriebsprüfung Hat ei...mehr

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Verträge zu vermögenswirksamen Leistungen, Pfändungsunterlagen, Prüfungsberichte (z. B. Betriebsprüfung), Rechnungsbelege über Auslagenersatz, Arbei...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

In die Angemessenheitsprüfung fließen die Gesamtbezüge des Gesellschafter-Geschäftsführers ein, soweit ihnen die Anerkennung nicht aus anderen Gründen, z. B. wegen Verstößen gegen die formalen Anforderungen, zu versagen ist. Die Prüfung erstreckt sich somit auf das Festgehalt, die erfolgsabhängigen Gehaltsbestandteile sowie die Zusatzleistungen. Dabei ist allerdings zu berüc...mehr

Rz. 559 Selbstständige Künstler und Publizisten unterliegen der Pflichtversicherung nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG). Zum Beitragsaufkommen trägt auch die sog. Künstlersozialabgabe bei, eine Abgabe, die auf die Entgelte, die ein Abgabenpflichtiger an einen selbstständigen Künstler gezahlt hat, erhoben wird; ab 1.1.2023 beträgt die Abgabe 5 %. Selbstständiger...mehr

Rz. 512 Sieht der Gesellschaftsvertrag einer GmbH & Co. KG einen Vorabgewinn der Komplementär-GmbH für die Übernahme der Geschäftsführung der KG vor, die von einem Kommanditisten der KG als Geschäftsführer der Komplementär-GmbH erbracht wird, so ist der betreffende Betrag gemäß dem BFH-Urteil v. 28.5.2020, IV R 11/18, DB 2020, 2214 nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG nicht de...mehr

Die Angemessenheit der Bezüge von geschäftsführenden Gesellschaftern spielt vor allem bei Betriebsprüfungen eine Rolle. Damit Geschäftsführer sich auf die Auffassung der Finanzverwaltung einstellen können, wird im Folgenden dargestellt, wie sich diese die Prüfung sowie die Angemessenheit der Geschäftsführerbezüge vorstellt. Ob Geschäftsführerbezüge angemessen sind, beurteilt ...mehr

Rz. 474 Überblick über die BFH-Rechtsprechung Innerhalb einer KG können sowohl durch Entnahmen der Gesellschafter als auch durch eintretende Verluste negative Kapitalkonten entstehen. Entsprechende Konten sind getrennt zu führen, da im Fall von Entnahmen die persönliche Haftung des Kommanditisten insoweit wieder auflebt und ein Forderungsanspruch der GmbH & Co. KG gegenüber d...mehr

Leitsatz 1. Die Entnahme von Strom im Sinne von § 5 Abs. 1 Satz 1 Alt. 2 des Stromsteuergesetzes erfolgt nicht ausschließlich durch die Person, die "den Schalter umlegt", sondern kann auch Personen zugerechnet werden, die aufgrund einer besonderen Einwirkungsmöglichkeit auf eine andere Person und die stromverbrauchenden Anlagen die tatsächliche Sachherrschaft über diese ausüben. Maßgeblich sind die jeweiligen Umstände des Einzelfalls. 2. Art. 14 Abs. 1 Buchst. a Satz 1 Alt. 2 der Richtlinie 2003/9...mehr

Seit der BilMoG-Reform argumentiert die Finanzverwaltung dass der Handelsbilanzwert für die Bewertung einer Rückstellung in der Steuerbilanz dann maßgeblich ist, wenn die steuerliche Rückstellungsbewertung zu einem höheren Wert führt. Durch die EStÄR 2012 ist die Auffassung der Finanzverwaltung zur Bewertung von Rückstellungen wie folgt in die Einkommensteuerrichtlinien aufge...mehr