Fachbeiträge & Kommentare zu Kostenerstattung

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Gesetz zur Stärkung der Reserve Stand im Gesetzgebungsverfahren Wesentliche Inhalte Ende der "doppelten Freiwilligkeit": Reservisten können auch ohne eigene Zustimmung und ohne Zustimmung des Arbeitgebers... mehr

Gesetzestitel: Gesetz zur Stärkung der Reserve Stand im Gesetzgebungsverfahren Wesentliche Inhalte Ende der "doppelten Freiwilligkeit": Reservisten können auch ohne eigene Zustimmung und ohne Zustimmung des Arbeitgebers zu Diensten herangezogen werden. Stufenmodel... mehr

Die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nur dazu erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und Beträge, durch die Auslagen für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz), sind steuerfrei.[1] Über die durchlaufenden Gelder oder den Auslagenersatz muss im Einzelnen abgerechnet werden.[2] Folgende Voraussetzungen sind an die Steuerfreiheit des Aus... mehr

Aufwandsentschädigungen, die aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden, sind steuerfrei, soweit sie nicht für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden.[1] Keine öffentliche Kasse, sondern ein privatrechtlicher Verein ist der Städte- und Gemeindebund NRW, sodass die an Präsidiumsmitglieder gewährte Aufwandsentschädigung nicht unt... mehr

Große praktische Bedeutung kommt dem Übungsleiterfreibetrag zu, den der Gesetzgeber für bestimmte Nebentätigkeiten gewährt. Begünstigt sind nebenberufliche Tätigkeiten, die im Dienst oder Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen oder mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienenden Einrichtung ausgeübt werden. Die gesetzl... mehr

Hinsichtlich der lohnsteuerlichen Behandlung der Aufwendungen für ein Autotelefon ist zwischen dem Telefon im betrieblichen Fahrzeug, das dem Arbeitgeber gehört, und dem arbeitnehmereigenen Telefon im Pkw des Arbeitnehmers zu unterscheiden.[1] Wichtig Gleiche Besteuerungsgrundsätze für Mobil- und Autotelefone Die nachfolgenden Grundsätze gelten sinngemäß auch für andere Mobilt... mehr

§ 3 Nr. 26b EStG enthält eine spezielle Steuerbefreiungsvorschrift für Steuerpflichtige, die als ehrenamtliche Vormünder i. S. d. §§ 1793 ff. BGB oder als ehrenamtliche rechtliche Betreuer i. S. v. §§ 1896 ff. BGB oder als ehrenamtliche Pfleger i. S. v. §§ 1909 ff. BGB eine Aufwandsentschädigung nach § 1835a BGB erhalten.[1] Die Steuerfreiheit von Aufwandsentschädigungen nac... mehr

Das Auftanken von Strom für Elektro- oder Hybridelektroautos des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber ist steuerfrei.[1] Der Arbeitgeber ist aus Vereinfachungsgründen nicht verpflichtet, die steuerfreien "Stromvorteile" im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzuzeichnen.[2] Außerdem fördert der Gesetzgeber durch die Einführung einer Pauschalierungsvorschrift die Verbreitung von Ladevorri... mehr

Steuerfrei sind geldwerte Vorteile aus der Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte. Die gesetzliche Steuerbefreiung für die Privatnutzung von betrieblichen PCs[1] und Telekommunikationsgeräten ist auf sämtliche betriebliche Datenverarbeitungsgeräte ausgedehnt worden.[2] Durch den Gesetzeswortlaut in die Steuerbefreiungsvorschrift einbezogen ist die Überlassung v... mehr

Lohnzuschläge, die Heimarbeiter neben dem Grundlohn erhalten, stellen dem Grunde nach Auslagenersatz bzw. Werkzeuggeld dar und sind deshalb steuerfrei.[1] Die Steuerfreiheit ist auf 10 % des Grundlohns beschränkt. Soweit höhere Zuschläge bezahlt werden, geht die Verwaltung davon aus, dass nicht nur mit der Heimarbeit verbundene Mehraufwendungen bezahlt werden. mehr

Die folgende alphabetische Aufzählung behandelt von der Rechtsprechung und Verwaltung entschiedene Praxisfälle, in denen das Abzugsverbot nach § 3c EStG von Bedeutung ist. Aktivrente Wer die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht hat und weiter arbeitet oder (erneut bzw. erstmals) eine sozialversicherungspflichtige nichtselbstständige Arbeit aufnimmt, kann seit 1.1.2026 unter ... mehr

Rz. 98 Zu den vermögensverwaltenden Tätigkeiten zählen insbesondere die Tätigkeit als Treuhänder, Hausverwalter, Insolvenz-, und Zwangsverwalter, als Nachlasspfleger oder Nachlassverwalter.[1] Der BFH hält auch nach Aufgabe der sog. Vervielfältigungstheorie (Rz. 87 und Rz. 96) daran fest, dass Insolvenz- und Zwangsverwalter (auch wenn sie als Rechtsanwalt, Steuerberater oder... mehr

Vom Arbeitgeber gezahltes Werkzeuggeld für die betriebliche Benutzung von eigenem Werkzeug des Arbeitnehmers ist steuerfrei. Die Steuerfreiheit ist auf die Höhe der durch die betriebliche Benutzung des Werkzeugs entstehenden tatsächlichen Aufwendungen beschränkt. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind pauschale Entschädigungen steuerfrei, soweit sie die rege... mehr

Zur steuerlichen Behandlung von Kreditkartengebühren für Firmenkarten, die der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer übernimmt, vertritt die Verwaltung folgende Auffassung: Steuerfrei bleiben Kreditkartengebühren für Firmenkarten, wenn darüber nur dienstlich veranlasste Ausgaben über ein Arbeitgeberkonto abgerechnet werden. Wird die Kreditkarte über das private Bankkonto des Arbe... mehr

Rz. 135 Abfallwirtschaftsberater Die Tätigkeit eines Abfallwirtschaftsberaters kann der eines Ingenieurs ähnlich sein, wenn sie eine nach den Ingenieurgesetzen erforderliche, nach Breite und Tiefe vergleichbare Ausbildung erfordert.[1] Altenpfleger Die Tätigkeit eines Altenpflegers ist den Heilberufen nicht ähnlich, daher nicht freiberuflich (Rz. 77; BFH v. 17.10.1996, XI B 214... mehr

Arbeitgeberleistungen an ein Dienstleistungsunternehmen, das den Arbeitnehmer in Fragen der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen berät oder Betreuungspersonal für diesen Personenkreis vermittelt, sind steuerfrei.[1] Außerdem kann der Arbeitgeber Betreuungskosten für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige bis zu 600 EUR lohnsteuerfrei übernehmen, die aufg... mehr

Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit umfangreicher Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard 50, um auf diese Weise die erstattungspflichtigen Fahrtkosten für Dienstreisen zu mindern, gehört der Kostenersatz zu den steuerfreien Reisekosten. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Bahnreisen, liegt ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil dann nicht vor, wenn d... mehr

Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich sind bis zu 960 EUR (bis VZ 2025: 840 EUR) jährlich steuerfrei gestellt, wenn die Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts bzw. einer Einrichtung i. S. d. § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG erfolgt, die im Inland, EU-/EWR-Gebiet oder in der Schw... mehr

Rz. 95 § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG enthält keine abschließende Aufzählung sonstiger selbstständiger Tätigkeiten, sondern nennt beispielhaft Vergütungen für die Vollstreckung von Testamenten, für Vermögensverwaltung und für die Tätigkeit als Aufsichtsratsmitglied ("Regelbeispiele").[1] Diese Beispiele charakterisieren die sonstige selbstständige Tätigkeit; deshalb setzt die Anwend... mehr

Rz. 5 Da als selbstständige Arbeit nur die Tätigkeiten anzusehen sind, die in der Form des Angebots freiberuflicher Leistungen selbstständig und nachhaltig zur Erzielung eines Markteinkommens ausgeübt werden[1], muss auch die freiberufliche Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht (§ 15 EStG Rz. 61ff.) ausgeübt werden. Mit diesem Merkmal wird die steuerbare Erwerbssphäre vom ni... mehr

Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen an öffentlich Bedienstete sind steuerfrei, soweit sie nicht für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden oder den Aufwand, der dem Empfänger erwächst, offenbar übersteigen.[1] Der Umfang der Steuer­befreiung richtet sich danach, ob die Aufwandsentschädigung durch Gesetz, Rechtsverordnung oder lediglich Verwaltungsanweis... mehr

stellt keinen Arbeitslohn dar.[1] Voraussetzung ist, dass es sich um den Ersatz von Ausgaben des Arbeitnehmers für Rechnung des Arbeitgebers handelt. Dabei ist gleichgültig, ob die Beträge im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen verausgabt wurden.[2] Der Ersatz von Kosten der privaten Lebensführung des Arbeitnehmers ist ebenso wenig steuerbefreit wie der Ersatz von W... mehr

Geldleistungen sind Arbeitslohn. Auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, sind keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen.[1] Das führt zur Steuerpflicht, die Sachbezugsfreigrenze i. H. v. 50 EUR monatlich ist nicht anwendbar. mehr

Aufwendungen für ein polizeiliches Führungszeugnis zur Vorlage beim Arbeitgeber gehören zu den steuerlich abzugsfähigen Werbungskosten. Will der (zukünftige) Arbeitgeber derartige Kosten ersetzen, handelt es sich regelmäßig um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugniss... mehr

Die steuerliche Behandlung von Aufwandsentschädigungen, die an ehrenamtlich Tätige aus öffentlichen Kassen gezahlt werden, ist in R 3.12 Abs. 3 LStR 2023 geregelt.[1] Darüber hinaus wird für Ehrenämter nach § 3 Nr. 26a EStG eine sog. Ehrenamtspauschale von 840 EUR jährlich gewährt.[2] S. "Nebenberufliche Tätigkeit". mehr

Ersatzleistungen des Arbeitgebers oder eines Dritten zur Beseitigung von beruflich erlittenen Unfallschäden am eigenen Kfz des Arbeitnehmers sind als Auslagenersatz nicht steuerbar bzw. als Reisekosten steuerfrei ersetzbar.[1] mehr

Sie sind kein Arbeitslohn, soweit sie der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für diesen auszugeben[1]; s. "Auslagenersatz". Die dortigen Ausführungen gelten hier entsprechend. mehr

Lohnzuschläge, die den Heimarbeitern zur Abgeltung der mit der Heimarbeit verbundenen Aufwendungen neben dem Grundlohn gezahlt werden, sind unter dem Gesichtspunkt des Auslagenersatzes bzw. Werkzeuggeldes steuerfrei.[1] Die Steuerfreiheit ist auf 10 % des Grundlohns begrenzt.[2] mehr

Fehlgeldentschädigungen (Mankogelder) sind bei Arbeitnehmern, die im Kassen- oder Zähldienst beschäftigt sind, steuerfrei, soweit die pauschale Entschädigung 16 EUR monatlich nicht übersteigt.[1] Werden nur die tatsächlichen Kassenfehlbestände ersetzt, sind diese Ersatzleistungen unter dem Gesichtspunkt Auslagenersatz in voller Höhe steuerfrei. Arbeitslohn kann vorliegen, we... mehr

Vom Arbeitgeber für das Unterstellen eines Firmenfahrzeugs in einer dem Arbeitnehmer gehörenden Garage gezahltes "Garagengeld" ist kein Arbeitslohn, sondern Nutzungsentgelt i. S. v. § 21 Abs. 1 EStG.[1] Arbeitslohn ist ebenfalls nicht gegeben, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Miete ersetzt, weil der Arbeitnehmer bei einem Dritten eine Garage zum Unterstellen des F... mehr

Die Vorteile des Arbeitnehmers[1] aus der privaten Nutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten sind steuerfrei gestellt.[2] Die Steuerfreiheit besteht unabhängig vom Verhältnis des Umfangs der beruflichen und der privaten Nutzung. Sie umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software sowie die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte. Di... mehr

Die in § 4 StBerG geregelten Beratungsbefugnisse der Lohnsteuerhilfevereine gegenüber ihren Mitgliedern betreffen Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, sonstige Einkünfte aus wiederkehrenden Bezügen nach § 22 Nr. 1 EStG, Einkünfte aus Unterhaltsleistungen nach § 22 Nr. 1a EStG und Einkünfte aus Altersvorsorgeverträgen nach § 22 Nr. 5 EStG, nicht die Einkünfte aus Land- un... mehr

Die Steuerbefreiung für geldwerte Vorteile aus der Überlassung von betrieblichen Personalcomputern zur privaten Nutzung ist daran geknüpft, dass der dem Arbeitnehmer überlassene PC im Eigentum der Firma bleibt.[1] Wird der Personalcomputer allerdings dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt übereignet, entsteht ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Um auch hier... mehr

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Räumt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Möglichkeit ein, an der betriebseigenen Tankstelle verbilligt Leistungen (Kraftstoff, Motorenöl, Wagenpflege, Wagenwäsche) für den privateigenen Pkw zu beziehen, liegt im Unterschiedsbetrag zwischen dem üblichen Endpreis am Abgabeort und dem günstigeren Abgabepreis durch den Arbeitgeber ein steuerpflichtiger Sachbezug. Die monatl... mehr

Die Übernahme der Kreditkartengebühr durch den Arbeitgeber ist in voller Höhe steuerfrei, wenn gewährleistet ist, dass die Kreditkarte ausschließlich zur Abrechnung von Reisekosten und Auslagenersatz eingesetzt wird.[1] Werden mit der Kreditkarte auch andere Umsätze ausgeführt, kann nur der auf Reisekosten oder Auslagenersatz entfallende Anteil der Kreditkartengebühr steuerf... mehr

Die Finanzverwaltung behandelte Prepaid-Guthabenkarten zunächst als Sachlohn, falls eine Auszahlung oder Überweisung von Geldbeträgen an den Arbeitnehmer ausgeschlossen war. Mit Wirkung ab 1.1.2020 hat der Gesetzgeber den insbesondere für die monatliche 50-EUR-Freigrenze sowie die 30-prozentige Pauschalbesteuerung von Sach- und Dienstleistungen bedeutsamen Begriff der Sachbe... mehr

Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten (z. B. PC, Laptop, Smartphone, Tablet) sind steuerfrei.[1] Die Steuerbefreiung betrifft AfA und laufende Kosten für betriebliche Geräte, die der Arbeitgeber als Eigentümer, als Leasingnehmer oder als sonstiger Berechtigter dem Arbeitnehmer zur Nutzung... mehr

Rz. 165 Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Die Übernahme der Kosten für eine Arbeitnehmerentsendung muss dem Fremdvergleichsgrundsatz (BMF-Schreiben vom 6. Juni 2023, Kapitel III A, BStBl I S. 1093) entsprechen. Die Kosten sind nach dem Fremdvergleichsgrundsatz von dem Unternehmen zu tragen, in dessen Interesse die Entsendung erfolgt (s. Tz. 4.3.3.3.2, Rn. 159ff.). Hierzu gehören al... mehr

Rz. 27 Zuwendung ist jede durch das Trägerunternehmen veranlasste Vermögensverlagerung auf die Pensionskasse, die deren Mittel zur Erfüllung der Versorgungsaufgaben vermehrt. Der Begriff ist wirtschaftlich zu verstehen und nicht auf zivilrechtliche Schenkungen oder Versicherungsprämien beschränkt. Seine besondere Bezeichnung erklärt sich aus der historischen Dotierungsfunkti... mehr

Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Zur Ablösung von Ansprüchen > Abfindungen, > Außergewöhnliche Belastungen Rz 75 Abfindungen, > Urlaubsgelder Rz 2, > Versorgungsausgleich Rz 36, 49, ergänzend > Doppelbesteuerung Rz 273 ff. Zu Ablösungsbeträgen an einen ausländischen Staat > Außergewöhnliche Belastungen Rz 75 Ausbürgerung. Zur Ablösung von Unterhaltsverpflichtungen > Unterhaltsleis... mehr

Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Aufwendungen für eine Alarmanlage in einem Wohngebäude sind (nachträgliche) Herstellungskosten des Gebäudes (BFH 170, 547 = BStBl 1993 II, 544). Arbeitgeberzuschüsse für Sicherheitseinbauten am Wohnhaus eines abstrakt gefährdeten Sparkassenvorstands sind kein > Auslagenersatz, sondern stpfl geldwerter Vorteil (BFH 213, 337 = BStBl 2006 II, 541). Ei... mehr

Rz. 130 Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Abgeordnete: Mitglieder der Parlamente sind in ihrer Eigenschaft als Mandatsträger keine ArbN (vgl § 22 Nr 4 EStG). Die Assistenten der Abgeordneten sind ArbN (> Abgeordnete Rz 14). Ergänzend > Rz 130 Parlamentarischer Geschäftsführer. Ableser von Messgeräten: Wer Messdaten für Strom/Gas/Wasser/Wärme/Kälte/Energie für einen Netzbetreiber, ei... mehr

Rz. 1 Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Sport kann als ideelle Freizeitbetätigung aber auch als Beruf betrieben werden. Die Grenzen zwischen diesen Sachverhalten sind bisweilen fließend. Auf die Bezeichnung "Amateur-" oder "Berufs- bzw Profi-, Spitzen- oder Leistungssportler" kommt es steuerlich nicht an; hier ist allein entscheidend, ob aus einer solchen sportlichen Betätigung stp... mehr

§ 37b Abs. 1 EStG beinhaltet die Pauschalierungsmöglichkeit bei Sachzuwendungen an Nichtarbeitnehmer des Steuerpflichtigen (z. B. Kunden, Geschäftsfreunde sowie deren Arbeitnehmer). Nichtarbeitnehmer i. d. S. sind auch Aufsichtsräte von Kapitalgesellschaften sowie Verwaltungsratsmitglieder und sonstige Organmitglieder von Vereinen und Verbänden. Zuwendungen an Familienangehö... mehr

Rz. 45 Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Selbst wenn im Außenverhältnis der Eindruck der Eingliederung entsteht, kann ein anderes Rechtsverhältnis dies ausschließen. Nicht in den Betrieb eines anderen eingegliedert ist nämlich, wer iRe eigenen Betriebs selbständig tätig wird (> Rz 60 ff). Rz. 46 Stand: EL 148 – ET: 09/2026 Unter diesem Gesichtspunkt ist der ehrenamtliche Vorsitzende ... mehr

Sachbezüge sind alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen. Mit Wirkung seit 1.1.2020 hat der Gesetzgeber den insbesondere für die monatliche 50-EUR-Freigrenze sowie die 30-prozentige Pauschalbesteuerung von Sach- und Dienstleistungen bedeutsamen Begriff der Sachbezüge im EStG selbst definiert. Seitdem ist gesetzlich festgeschrieben, dass zweckgebundene Geldleistungen, nachträ... mehr

Anhang Teil 4 ArbMedVV sieht vor, dass Beschäftigten spezielle Sehhilfen für ihre Arbeit an Bildschirmgeräten zur Verfügung gestellt werden, wenn normale Sehhilfen für diese Arbeit nicht geeignet sind. Die Kosten dafür wurden bis zum April 1997 von den Krankenkassen übernommen, seither grundsätzlich nicht mehr. Laut der Entscheidung des EuG v. 22.12.2022 ist der Arbeitgeber v... mehr