Fachbeiträge & Kommentare zu Betriebsprüfung

Für die Prüfung der Einhaltung der Vorschriften des Mindestlohngesetzes sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig.mehr

6.1 Anforderungen an die vorzulegenden Entgeltunterlagen Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzeln...mehr

Ferner besteht die Abgabepflicht für Unternehmer, die Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten erteilen, um deren Werke oder Leistungen für Zwecke ihres Unternehmens zu nutzen, wenn im Zusammenhang mit dieser Nutzung Einnahmen erzielt werden sollen. Werden in einem Kalenderjahr nicht mehr als 3 Veranstaltungen durchgeführt, in denen künstlerische oder publizistis...mehr

1 Prüfung des Mindestlohns 1.1 Prüfung der Entgeltunterlagen Da die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen[1], werden die Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfungen auch unter dem Aspekt der Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns (2026: 13,90 EUR) geprüft. Wurden ...mehr

1.1 Prüfung der Entgeltunterlagen Da die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen[1], werden die Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfungen auch unter dem Aspekt der Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns (2026: 13,90 EUR) geprüft. Wurden Mindestlohnvorschriften ni...mehr

1 Zeitabstände Betriebsprüfungen sind so durchzuführen, dass den beteiligten Versicherungsträgern keine Beitragsausfälle entstehen.[1] Die Rentenversicherungsträger führen mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern in alleiniger Verantwortung durch.[2] Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rent...mehr

A. Hemmung der Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer des Arbeitnehmers Rn. 62 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Der Ablauf der Festsetzungsfrist für die ESt des ArbN wird durch die LSt-Außenprüfung beim ArbG gem § 171 Abs 15 AO gehemmt. § 171 Abs 15 AO gilt gem Art 97 § 10 Abs 11 EGAO für alle Festsetzungsfristen, die zum 30.06.2013 gegenüber den ArbN als Steuerschuldnern noch n...mehr

Die nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung führt nicht zu einer geänderten Beurteilung der Beitragspflicht, da hier nicht der Arbeitgeber die steuerpflichtige Erhebung ändert, sondern die Finanzverwaltung als prüfende Behörde. Etwas anderes gilt lediglich in den seltenen Fällen, in denen der Arbeitgeber aufgrund der Beanstandung durch ...mehr

Analog zur Umsatzsteuer-Nachschau steht zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer die Lohnsteuer-Nachschau zur Verfügung.[1] Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung und dient als eigenständiges Prüfungsverfahren in Ergänzung zur Lohnsteuer-Außenprüfung.[2] Im Unterschied zur Lohnsteuer-Außenprüfung handelt es sich um die zeitnahe Überwachu...mehr

Unternehmen müssen lohnsteuerliche Feststellungen in Folge einer Lohnsteuer-Außenprüfung auch sozialversicherungsrechtlich auswerten. Denn fast immer führen lohnsteuerliche Korrekturen und Nachforderungen auch zu beitragsrechtlichen Konsequenzen (Nachentrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen). Zur Vermeidung von Säumniszuschlägen muss im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenp...mehr

Zu beachten ist ferner die erweiterte Anzeige- und Berichtigungspflicht[1] bezüglich Steuererklärungen, die auch für die Lohnsteuer relevant sind. Die Anzeige- und Berichtigungspflicht besteht, wenn die Prüfungsfeststellungen einer Außenprüfung unanfechtbar in einem Steuerbescheid, einem Feststellungsbescheid [2] oder einem Teilabschlussbescheid [3] umgesetzt worden sind und d...mehr

Die Prüfung erstreckt sich über den gesamten Bereich der Entgeltunterlagen.[1] Sie kann über das gesamte Rechnungswesen einschließlich aller Voraufzeichnungen und Belege ausgedehnt werden.[2] Da entgeltbezogene Vorgänge oft nur in der Finanzbuchhaltung verbucht sind, ist mittlerweile die Prüfung des Rechnungswesens Prüfstandard der Rentenversicherungsträger. Zu den entgeltbe...mehr

Infolge der fortschreitenden Digitalisierung spielen quantitative Prüf- und Schätzungsmethoden im Rahmen der Außenprüfungen eine immer größere Rolle. In einem praxisrelevanten BMF-Schreiben werden insbesondere mathematisch-statistische (quantitative) Prüfungsmethoden vorgestellt, die in Außenprüfungen eingesetzt werden können, um die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichti...mehr

Bei Zweifelsfragen zu den Regelungen des 5. VermBG erteilt das zuständige Finanzamt verbindliche Auskünfte darüber, wie im einzelnen Fall die Vorschriften über vermögenswirksame Leistungen anzuwenden sind. Für den Arbeitgeber (und Arbeitnehmer) ist das Betriebsstättenfinanzamt zuständig, für die Anlageinstitute das für deren Besteuerung zuständige Finanzamt.[1] Um Fehler der ...mehr

Um das Haftungsrisiko im Lohnsteuerverfahren so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, bei Zweifelsfragen eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt einzuholen. Das Finanzamt ist an eine erteilte Anrufungsauskunft gebunden. Das Finanzamt kann deshalb die vom Arbeitgeber aufgrund einer Anrufungsauskunft nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer auch nic...mehr

Wird im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung vom Finanzamt festgestellt, dass bei einem Arbeitgeber die Voraussetzungen für die Gewährung des BAV-Förderbetrags nicht vorgelegen haben, muss er den bereits in Anspruch genommenen staatlichen Zuschuss zurückzahlen. Praxis-Beispiel Änderung nach Lohnsteuer-Außenprüfung Für eine Arbeitnehmerin mit einem Bruttoarbeitslohn von 2.500 E...mehr

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird bei Betrieben mit mindestens 20 beschäftigten Arbeitnehmern als Anschlussprüfung durchgeführt. Sie schließt also ohne zeitliche Lücke an den letzten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum der Vorprüfung an. Eine Begrenzung auf eine Maximalzahl von Kalenderjahren ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Begrenzung des Prüfungszeitraums ergibt sich aus d...mehr

Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine...mehr

Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht, sofern die Prüfung zu Änderungen geführt hat. Für den Prüfungsbericht ist seit 2023 auch die Bekanntgabe in elektronischer Form möglich.[1] Der Prüfungsbericht muss Aufschluss über sämtliche getroffene Feststellungen geben. Das Finanzamt räumt dem Arbeitgeber durch die Übersendung des Prüfungsberic...mehr

A. Zuständigkeit des Betriebsstättenfinanzamts des Dritten in den Fällen des § 38 Abs 3a EStG (§ 42f Abs 3 S 1 EStG) Rn. 55 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 § 42f Abs 3 S 1 EStG bestimmt – abweichend von der in § 42f Abs 1 EStG enthaltenen Zuständigkeitsregelung – in den Fällen des § 38 Abs 3a EStG das Betriebsstätten-FA des Dritten und nicht das des ArbG als das für die LSt-Außenp...mehr

Betriebe werden regelmäßig in Abständen vom Finanzamt geprüft. Werden bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung Differenzen festgestellt, kommt es häufig zu Lohnsteuernachforderungen. Das kann bei falscher Bewertung von Dienstwagen, Sachbezügen oder anderen Sachverhalten der Fall sein. Hinweis Pflicht des Arbeitgebers Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Lohnsteuerbescheid auch in so...mehr

3.4.1 Änderungssperre nach Außenprüfung Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Vorbehalt der Nachprüfung der geprüften Lohnsteuer-Anmeldungen aufzuheben. Dies gilt unabhängig davon, ob für die betreffenden Zeiträume Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide oder Haftungsbescheide erlassen werden. Führt die Lohnsteuer-Außenprüfung zu keinem Mehrergebnis, erhält der Arbei...mehr

Zusammenfassung Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den A...mehr

Dem Finanzamt ist es in diesen Fällen allerdings nicht gänzlich verwehrt, Lohnsteuerfehlbeträge nachzufordern. Die Änderungssperre wirkt gegenüber dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer nur im Lohnsteuerverfahren. Das Finanzamt kann daher die vom Arbeitgeber aufgrund einer (unrichtigen) Anrufungsauskunft nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nicht nachf...mehr

Die Zuständigkeit für die Erteilung einer Anrufungsauskunft wird zentral einem Finanzamt zugewiesen, wenn der Arbeitgeber mehrere lohnsteuerliche Betriebsstätten unterhält. Zuständig ist das Finanzamt der Geschäftsleitung, dem gegenüber in der Anrufungsauskunft zu erklären ist, für welche Betriebsstätten die lohnsteuerliche Behandlung von Bedeutung ist.[1] Die vom Betriebsstä...mehr

Zur Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers gehört, dass dieser gegenüber dem Prüfer zur Klärung von Fragen Rede und Antwort steht. Die Auskunftspflicht gilt bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auch für Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber dem Prüfer ausdrücklich als Auskunftsperson benannt hat, etwa den Personalchef, den Leiter der Steuerabteilung oder den Entgeltabrechner. Für den Prüfer...mehr

Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Die Zugriffsmöglichkeiten wurden zuletzt im Jahr 2022 mit Inkrafttreten zum 1.1.2023 reformiert.[1] Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die für die Prüfungspraxis von wichtiger Bedeutung sind: Die Außen...mehr

Bei Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Prüfer verpflichtet, sich durch einen Lichtbildausweis zu legitimieren. Die Lohnsteuer-Außenprüfung erstreckt sich auf die in der Prüfungsanordnung angegebenen Steuerarten. Neben der Lohnsteuer werden im Normalfall der Solidaritätszuschlag, die Kirchenlohnsteuer sowie die vermögenswirksamen Leistungen geprüft. Die Lohnsteuer-Auß...mehr

Seit dem 1.1.2022 sind bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufzubewahren.[1] Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.[2] 6.2.1 Welche Unterlagen müssen el...mehr

Insbesondere sind folgende Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen: Nachweise einer Versicherungsfreiheit oder die nötigen Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht[1]; Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr oder bei geringfügig entlohnten Beschäftigten Auskünfte zu weite...mehr

Prüfungsort sind die Geschäftsräume des Arbeitgebers. In diesem Fall müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.[1] Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann die Prüfung stattdessen beim Finanzamt erfolgen. Hinweis Prüfung beim Steuerberater nur in Ausnahmefällen Die Prüfung...mehr

1 Schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung [1] sowie der Betriebsprüfungsordnung.[2] Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer...mehr

Die Art und der Umfang der Speicherung der Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV werden bundeseinheitlich in Gemeinsamen Grundsätzen bestimmt. Gegenstand der Gemeinsamen Grundsätze ist Form und Übermittlung der Unterlagen, die nach § 8 Abs. 2 BVV zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Demna...mehr

Hat der Arbeitgeber seine gesetzlichen Aufzeichnungspflichten verletzt und können daher die Versicherungspflicht, die Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der Rentenversicherungsträger Beitragsnachforderungen anhand eines Summenbeitragsbescheids, ggf. ohne namentliche Benennung, geltend machen.[1]mehr

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung, sie soll möglichst einen Monat und muss spätestens 14 Tage vor der Prüfung angekündigt werden. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von diesen Terminvorgaben abgewichen werden.[1] Bei Vorliegen besonderer Gründe wie z. B. Betriebsaufgabe, Insolvenz oder bei Verdacht auf Schwarzarbeit/illegale Beschäftigung oder B...mehr

Werden vom Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronischer Form überführt, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Entgeltunterlagen in körperlicher Form ist dann nicht mehr notwendig.[1]mehr

Bei Zugang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes organisatorische Vorgehen: Information des steuerlichen Beraters. Unterrichtung des für die Entgeltabrechnung zuständigen Personals, damit dieses während der Prüfung zur Verfügung steht. Überprüfung des angegebenen Termins – ggf. kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragt werden. Ka...mehr

Infographic 2.1 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Die Zugriffsmöglichkeiten wurden zuletzt im Jahr 2022 mit Inkrafttreten zum 1.1.2023 reformiert.[1] Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die fü...mehr

Begriff Das Finanzamt überwacht die ordnungsmäßige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch regelmäßige Lohnsteuer-Außenprüfungen, sowohl bei privaten als auch bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern. Die Außenprüfung ist gesetzlich festgelegt und folgt den besonderen Verfahrensregeln der Lohnsteuer-Außenprüfung. Dabei ist nicht nur zuungunsten, sondern auch zugunsten...mehr

Führt die Prüfung zu keinen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen, ist dies dem Arbeitgeber schriftlich oder elektronisch mitzuteilen; anderenfalls sind die für die Besteuerung erheblichen Prüfungsfeststellungen und die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen in einem schriftlichen Prüfungsbericht darzustellen. Für Lohnsteuer-Außenprüfungen kann der Prüfungsbericht seit 2023 a...mehr

Wie bei der Umsatzsteuer wurde auch für die Überprüfung der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer die Lohnsteuer-Nachschau eingeführt.[1] Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein eigenständiges Prüfungsverfahren, das die Lohnsteuer-Außenprüfung ergänzt. Sie dient zur unangekündigten Überwachung und zeitnahen Aufklärung bestimmter lohnsteuerlich relevanter Sachverh...mehr

1 Schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss schriftlich oder elektronisch angeordnet werden.[1] Hierzu übersendet das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung. Inhalt der Prüfungsanordnung In der Prüfungsanordnung sind der Prüfungszeitraum (i. d. R. die letzten 3 Jahre) und der Umfang der Prüfung (die zu prüfenden ...mehr

Die Anrufungsauskunft für Lohnsteuerzwecke[1] ist im Gegensatz zu einer allgemein verbindlichen Auskunft[2] kostenfrei. Wird dem Arbeitgeber vom Finanzamt eine falsche Auskunft erteilt, kann das Finanzamt später den Lohnsteuerabzug nicht beanstanden. Eine Haftung des Arbeitgebers scheidet insoweit aus. Die Rechtsprechung beschränkt die Rechtswirkungen der Anrufungsauskunft d...mehr

3.1 Einsichtnahme und Auskunftserteilung Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.[1] Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine A...mehr

Die Arbeitnehmer des Arbeitgebers sind verpflichtet, dem Prüfer auf Verlangen Auskünfte über Art und Höhe ihrer Einnahmen zu geben und ggf. in ihrem Besitz befindliche Bescheinigungen und Belege über entrichtete Lohnsteuer vorzulegen.mehr

Haben sich Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergeben, muss eine Schlussbesprechung abgehalten werden. Der Arbeitgeber hat das Recht, auf die Schlussbesprechung zu verzichten.[1] Eine Schlussbesprechung kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen auch fernmündlich oder elektronisch[2] durchgeführt werden. Bei der Schlussbesprechung muss das Ergebnis der Außenprüfung umfassen...mehr

Mihatsch, Die LSt-Außenprüfung, DB 1985, 1099; Buciek, Nichtige Prüfungsanordnung und Verwertungsverbot, DB 1987, 1274; Gosch, LSt-Außenprüfung und Änderungssperre für LSt- und LSt-Nachforderungsbescheide, FR 1991, 130; Thomas, Verfahrensfragen zu LSt-Haftungs- und Pauschalierungsbescheiden, DStR 1992, 837, 896; Mösbauer, Zum Umfang der Mitwirkungspflichten des ArbG bei der LSt-...mehr

Um das Haftungsrisiko im Lohnsteuerverfahren so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, bei Zweifelsfragen im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung beim Betriebsstättenfinanzamt eine Anrufungsauskunft einzuholen. Wird dem Arbeitgeber vom Finanzamt eine falsche Auskunft erteilt, kann das Finanzamt später den Lohnsteuerabzug nicht beanstanden. Eine Haftung des Arb...mehr

Gegenstand der Prüfung sind die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Hierfür sind insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten, f...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.[1] Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine Angestellten dem Prüfer Einsicht in die G...mehr