Lohnsteuer-Außenprüfung: Vorbereitung, Durchführung und ... / 2.1 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Der Prüfer kann auf Lohn- und Bilanzbuchhaltungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, elektronisch zugreifen. Die Zugriffsmöglichkeiten wurden zuletzt im Jahr 2022 mit Inkrafttreten zum 1.1.2023 reformiert.^[1] Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die gesetzlichen Regelungen gegeben, die für die Prüfungspraxis von wichtiger Bedeutung sind:

• Die Außenprüfungsdienste und damit auch die Lohnsteuer-Außenprüfer haben das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung dieser Daten zu nutzen.^[2]
• Die Lohnsteuer-Außenprüfer können vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet.^[3]

• Die Lohnsteuer-Außenprüfer können verlangen, dass ihnen die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen nach ihren Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Dabei kann es sich um einen Datenträger, aber auch um neue Formen der Datenübertragung (z. B. Cloud-Speicher der Finanzverwaltung) handeln.^[4]

   
  Hinweis

  Erweiterung des elektronischen Datenzugriffs seit 2023

  In der Vergangenheit erfolgte der Zugriff auf elektronische Daten (sog. Z3-Zugriff) im Normalfall per Datenträgerüberlassung. Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung wird der Z3-Zugriff zukünftig vermehrt über Online-Speicher und Cloud-Dienste erfolgen. Seit 2023 können die aufzeichnungspflichtigen Daten nicht nur auf einem Datenträger, sondern auch auf anderen Wegen, wie z. B. durch eine von der Finanzverwaltung bereitgestellte Cloud, übertragen werden. Der Neufassung des § 147 Abs. 6 AO kommt allerdings deklaratorische Rechtswirkung zu, da eine Überlassung der Daten auf anderen Wegen als der Übergabe auf einem maschinell verwertbaren Datenträger bereits zuvor gängige Prüfungspraxis...