Professionelles Fehlzeitenmanagement

Zusammenfassung

 

Überblick

Fehlzeiten, insbesondere hohe Krankenstände, haben in der Praxis gravierende Auswirkungen auf Unternehmen. Um den Gesundheitsstand zu erhöhen, ist es erforderlich, die Unternehmenssituation genau zu betrachten. Je genauer die Ursachen erkannt werden, desto effektiver können Maßnahmen zur Verbesserung der Situation erarbeitet und umgesetzt werden.

1 Definition von Fehlzeiten

Wenn von Fehlzeiten gesprochen wird, muss zunächst unterschieden werden, ob es sich dabei um Krankheitszeiten, Sonder- oder Zusatzurlaub oder um Absentismus handelt. Unter Absentismus sind die Zeiten zu verstehen, in denen der Mitarbeiter aufgrund seiner persönlichen Einstellung bzw. seiner Motivation vom Arbeitsplatz fern bleibt. Bei den Krankheitszeiten und beim Absentismus ist zu prüfen, ob die Fehlzeiten abhängig oder unabhängig vom Arbeitsplatz auftreten.

2 Auswirkungen von Fehlzeiten

Fehlzeiten haben enorme Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen. Zu diesen gehören:

  • Kosten durch Produktionsausfälle,
  • Kosten für Umsetzungen/Versetzungen,
  • Kosten für zusätzliche Arbeitnehmer bzw. Überstunden und Überlastung der Kollegen, die Krankheitsausfälle auffangen,
  • Kosten für deren Einarbeitung,
  • Kosten für die Entgeltfortzahlung,
  • Kosten für die Organisation/veränderte Arbeitsplanung,
  • Opportunitätskosten,
  • Lieferschwierigkeiten,
  • Konventionalstrafen und Schadensersatzleistungen.
 

Praxis-Beispiel

Ausfallkosten

Im Jahr 2015 waren die Mitarbeiter durchschnittlich 15,2 Tage arbeitsunfähig . Dies bedeutet bei einem Mitarbeiter, dessen Personalkosten inklusive Sozialversicherungsbeiträge jährlich 45.000 EUR betragen:

45.000 EUR : 365 Tage × 15,2 Tage = 1.873,97 EUR

1.873,97 EUR : 15,2 Tage = 123,29 EUR pro Krankheitstag.

In diesen Ausfallkosten, welche 3,5 % des Gesamtbruttogehalts betragen, sind noch keine weiteren Folgekosten und Kosten für Produktionsausfälle, die wie oben erwähnt entstehen können, berücksichtigt. Je nach Unternehmen und Position betragen die täglichen Ausfallkosten je Mitarbeiter der arbeitsunfähig ist durchschnittlich ca. 400 EUR.

 

Merke:

Die Kosten für krankheitsbedingte Fehlzeiten übernimmt während der ersten 6 Wochen (wegen ein und derselben Krankheit) der Arbeitgeber, danach die Sozialversicherung.

Aufgrund der enormen Auswirkungen auf ein Unternehmen ergibt sich daraus die Aufgabe, die Fehlzeiten im Unternehmen transparent zu machen, sie hinsichtlich ihrer Entstehung und Auswirkung zu untersuchen und Möglichkeiten zur Reduzierung und damit auch zur Kostensenkung zu finden.

3 Berechnung von Fehlzeiten

Die statistische Auswertung der Fehlzeiten erfolgt üblicherweise softwaregestützt. Sehr gerne werden die betrieblichen Fehlzeiten mit anderen Unternehmen und den Veröffentlichungen der Krankenkassen verglichen. Zu beachten ist immer, welche Kennzahlen und damit welche Berechnungsformel verwendet werden. Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bemisst sich immer nach Kalendertagen, welche daher auch bei der Berechnung zu Grunde gelegt werden sollten.

 

Die ermittelten Fehlzeiten sollen im Unternehmen transparent gemacht werden (vgl. Abschnitt 5).

4 Ursachen von Fehlzeiten

Wenn die Ursachen von Fehlzeiten analysiert werden sollen, ist es wichtig, im Vorfeld die Mitarbeiter zu informieren. Nur Mitarbeiter, die in die Gesamtproblematik involviert sind und die wissen, um was es geht, nennen die wirklichen Gründe und geben Aufschlüsse für das Unternehmen. Darüber hinaus ist es ohnehin unerlässlich, bei den Mitarbeitern eine Sensibilität für das Thema zu erzeugen: Fehlzeiten sind teuer, dies wird selten im vollen Maß von der Belegschaft realisiert und sind manchmal auch Führungskräften unbekannt. Mehr Zahlen-Transparenz erzeugt in der Regel bereits ein gesteigertes Verantwortungsbewusstsein bei den Arbeitnehmern mit den entsprechend positiven Auswirkungen.

Bei der Ursachenermittlung ist zu unterscheiden, ob die Fehlzeiten aus betrieblichen oder außerbetrieblichen Gründen resultieren. Bei den betrieblichen Gründen ist zwischen Aspekten, die das Gesamtunternehmen, die Arbeitsgruppe oder den einzelnen Arbeitsplatz betreffen, zu unterscheiden. Bei den außerbetrieblichen Gründen ist zu differenzieren zwischen personen- und umweltbedingten Einflüssen.

4.1 Betriebliche Gründe

Auf das Gesamtunternehmen bezogen:

  • Unternehmensphilosophie und -kultur,
  • Stellung des Unternehmens am Markt,
  • wirtschaftliche Gesamtsituation,
  • Betriebsgröße,
  • Organisation des Unternehmens,
  • Rahmenbedingungen,
  • Entgeltsystem/monetäre Anreize,
  • Personalstruktur.

Auf die Abteilung/das Team bezogen:

  • Organisation der Abteilung/des Teams,
  • Betriebs-/Abteilungszugehörigkeit,
  • Arbeitsklima, Team-Zusammenhalt,
  • Motivation,
  • Wertschätzung,
  • Führungsstil,
  • Ressourcenverteilung,
  • Mobbing/ungelöste Konflikte (z. B. Diskriminierung).

Auf den Arbeitsplatz bezogen:

  • Arbeitsplatzgestaltung, Ergonomie,
  • Umgang mit Sicherheitsvorschriften und Gesetzen, Arbeitsunfälle,
  • Arbeitsbedingungen (Raumklima, schädliche externe Einflüsse wie Lärm, Gase, Licht o. Ä.),
  • Arbeitszeiten, Schichtarbeit,
  • Arbeitsplatzrisiko/-sicherheit,
  • einseitige, statische oder dynamische Tätigkeit,
  • Inha...

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