Fehlzeitenmanagement

Zusammenfassung

Überblick

Fehlzeiten, insbesondere hohe Krankenstände, haben in der Praxis gravierende Auswirkungen auf Unternehmen. Um den Gesundheitsstand zu erhöhen, ist es erforderlich, die Unternehmenssituation genau zu betrachten. Je genauer die Ursachen erkannt werden, desto effektiver können Maßnahmen zur Verbesserung der Situation erarbeitet und umgesetzt werden.

1 Definition von Fehlzeiten

Wenn von Fehlzeiten gesprochen wird, muss zunächst unterschieden werden, ob es sich dabei um Krankheitszeiten, Sonder- oder Zusatzurlaub oder um Absentismus handelt. Unter Absentismus sind die Zeiten zu verstehen, in denen der Mitarbeiter aufgrund seiner persönlichen Einstellung bzw. seiner Motivation vom Arbeitsplatz fern bleibt. Bei den Krankheitszeiten und beim Absentismus ist zu prüfen, ob die Fehlzeiten abhängig oder unabhängig vom Arbeitsplatz auftreten.

2 Auswirkungen von Fehlzeiten

Fehlzeiten haben enorme Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen. Zu diesen gehören:

• Kosten durch Produktionsausfälle,
• Kosten für Umsetzungen/Versetzungen,
• Kosten für zusätzliche Arbeitnehmer bzw. Überstunden und Überlastung der Kollegen, die Krankheitsausfälle auffangen,
• Kosten für deren Einarbeitung,
• Kosten für die Entgeltfortzahlung,
• Kosten für die Organisation/veränderte Arbeitsplanung,
• Opportunitätskosten,
• Lieferschwierigkeiten,
• Konventionalstrafen und Schadensersatzleistungen.

Praxis-Beispiel

Ausfallkosten

Im Jahr 2021 waren die Mitarbeiter durchschnittlich 17,0 Tage arbeitsunfähig^[1] . Dies bedeutet bei einem Mitarbeiter, dessen Personalkosten inklusive Sozialversicherungsbeiträge jährlich 45.000 EUR betragen:

45.000 EUR : 365 Tage × 17,0 Tage = 2,095,89 EUR

2,095,89 EUR : 17,0 Tage = 123,29 EUR pro Krankheitstag.

In diesen Ausfallkosten, welche 3,5 % des Gesamtbruttogehalts betragen, sind noch keine weiteren Folgekosten und Kosten für Produktionsausfälle, die wie oben erwähnt entstehen können, berücksichtigt. Je nach Unternehmen und Position betragen die täglichen Ausfallkosten je Mitarbeiter der arbeitsunfähig ist durchschnittlich ca. 400 EUR.

Merke:

Die Kosten für krankheitsbedingte Fehlzeiten übernimmt während der ersten 6 Wochen (wegen ein und derselben Krankheit) der Arbeitgeber, danach die Sozialversicherung.

Hohe Fehlzeiten auch durch Personalmangel bedingt

Die Zusammenhänge zwischen Krankenstand und Personalmangel sind viel größer, als bisher vermutet. Das zeigt der neue DAK-Gesundheitsreport 2023. Ein besonderes Krankheitsrisiko besteht demnach für Beschäftigte in Mangelberufen wie z. B. der Pflege und in der Kinderbetreuung. Denn gerade diese Mitarbeiter arbeiten häufig am Limit.

Nach Aussagen der DAK-Gesundheitsstudie 2023 ist mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Betrieben mit Personalnot und Fachkräftemangel häufig oder sehr häufig müde und erschöpft (54 %). Rund ein Drittel (35 %) berichtet von nächtlichen Schlafstörungen oder Beschwerden des Muskel-Skelett-Systems, wie Rückenschmerzen, und beinahe jeder Vierte (23 %) leidet unter Kopfschmerz.

Demnach berichten die Betroffenen von starkem Termin- und Leistungsdruck, von Überstunden und versäumten Pausen. Wer regelmäßig Personalmangel erlebt, kann in der Freizeit oft nicht abschalten, verzichtet auf Sport und findet wenig Zeit für Hobbys, Familie und Freunde. Stress und Druck einerseits sowie fehlende Erholung und Ausgleich andererseits beeinflussen die Gesundheit negativ.

Hinweis

Hohen Fehlzeiten auf den Grund gehen

Aufgrund der enormen Auswirkungen auf ein Unternehmen ergibt sich daraus für HR die dringende Aufgabe, die Fehlzeiten im Unternehmen transparent zu machen, und sie hinsichtlich ihrer Entstehung und Auswirkung zu untersuchen und Möglichkeiten zur Reduzierung und damit auch zur Kostensenkung zu finden.

[1] Jahresbericht "Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit 2018" der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, BMAS/BAuA (2019)

3 Berechnung von Fehlzeiten

Die statistische Auswertung der Fehlzeiten erfolgt üblicherweise softwaregestützt. Sehr gerne werden die betrieblichen Fehlzeiten mit anderen Unternehmen und den Veröffentlichungen der Krankenkassen verglichen. Zu beachten ist immer, welche Kennzahlen und damit welche Berechnungsformel verwendet werden. Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bemisst sich immer nach Kalendertagen, welche daher auch bei der Berechnung zu Grunde gelegt werden sollten.

Formel:

Durchschnittliche Krankheitstage pro Jahr × 100 : 365 Kalendertage = X %

Die ermittelten Fehlzeiten sollen im Unternehmen transparent gemacht werden (vgl. Abschnitt 5).

4 Ursachen von Fehlzeiten

Wenn die Ursachen von Fehlzeiten analysiert werden sollen, ist es wichtig, im Vorfeld die Mitarbeiter zu informieren. Nur Mitarbeiter, die in die Gesamtproblematik involviert sind und die wissen, um was es geht, nennen die wirklichen Gründe und geben Aufschlüsse für das Unternehmen. Darüber hinaus ist es ohnehin unerlässlich, bei den Mitarbeitern eine Sensibilität für das Thema zu erzeugen: Fehlzeiten sind teuer, dies wird selten im vollen Maß von der Belegschaft realisiert und sind manchmal auch Führungskräften unbekannt. Mehr Zahlen-Transparenz erzeugt in der Regel bereits ein gest...