Praxis-Beispiele: Auslandsr... / 2 Pauschale Übernachtungskosten
 

Sachverhalt

Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge.

Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich aus den Erstattungen?

Lösung

Kosten für Auslandsübernachtungen können grundsätzlich in voller Höhe steuerfrei ersetzt werden. Tatsächliche Kosten fallen für die Arbeitnehmerin nicht an, da sie kostenfrei bei ihren Bekannten übernachtet.

Bei Auslandsübernachtungen können aber ohne Nachweis und alternativ zur Kostenerstattung länderweise gestaffelte – teilweise auch städteunterschiedliche – Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden. Die Höhe des Übernachtungspauschbetrags richtet sich in jedem Fall danach, welches Land bzw. Stadt der Arbeitnehmer vor 24 Uhr zuletzt erreicht hat.

Für Spanien beträgt die Übernachtungskostenpauschale 115 EUR.

Für Übernachtungen in Madrid erhöht sich die Pauschale auf 118 EUR, da Madrid als Stadt gesondert ausgewiesen ist.

Der Arbeitnehmerin können folgende Pauschalen erstattet werden:

 
Madrid: 2 × 118 EUR 236 EUR
Sevilla: 2 × 115 EUR 230 EUR
Gesamt 466 EUR

Praxis-Tipp

Bei einer mehrtägigen Dienstreise ist es zulässig, dass der Arbeitgeber die Übernachtungskosten in Höhe der tatsächlichen Kosten oder aber mit den Pauschbeträgen wechselweise erstattet. Somit kann die Mitarbeiterin bei jeder Übernachtung wählen, ob ihr die tatsächlichen Kosten oder der Pauschbetrag ersetzt werden sollen, wenn sie z. B. einmal im Hotel und einmal bei Bekannten übernachtet.

Hinweis

Übernachtungspauschalen können nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden, sie können nur in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten berücksichtigt werden.

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