Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 1 Einkäufe durch Mitarbeiter

Sachverhalt

Eine Vertriebsmitarbeiterin kauft im Auftrag des Arbeitgebers Kundengeschenke ein. Sie hat vor dem Einkauf einen Vorschuss von 500 EUR erhalten und gibt insgesamt 590 EUR aus für:

• 20 Flaschen Rotwein für je 15 EUR,
• 20 Packungen Pralinen für je 10 EUR,
• Verpackungsmaterial für 30 EUR und
• Briefmarken für 60 EUR.

Für den Wein hat sie sich eine Rechnung auf ihr Unternehmen ausstellen lassen. Für die übrigen Gegenstände kann sie einen Kassenbon vorlegen. Sie bittet um Ersatz der restlichen Kosten i. H. v. 90 EUR.

Wie ist der Sachverhalt steuerlich zu behandeln? Ergeben sich sozialversicherungsrechtliche Folgen?

Ergebnis

Bei den Einkäufen im Gesamtwert von 590 EUR handelt es sich um Geschenke für Geschäftsfreunde des Arbeitgebers, für die ein steuerfreier Auslagenersatz möglich ist.

Weder der Vorschuss von 500 EUR noch die Erstattung von 90 EUR lösen lohnsteuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen aus.

Es spielt keine Rolle, ob die Ausgaben im Namen der Firma erfolgt sind oder die Mitarbeiterin im eigenen Namen eingekauft hat. Eine auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung ist nicht zwingend erforderlich.

Für den Vorsteuerabzug benötigt der Arbeitgeber bei Einkäufen mit einem Gesamtwert von mehr als 250 EUR allerdings eine ordnungsgemäße Rechnung.

• Für den Weineinkauf hat die Mitarbeiterin eine Rechnung vorgelegt.
• Für das Verpackungsmaterial mit einem Wert von 30 EUR reicht der Kassenbon.
• Das Porto ist nicht mit Umsatzsteuer belastet.
• Für die Umsatzsteuer aus den Pralinen mit einem Gesamtwert von 200 EUR ist ebenfalls ein Vorsteuerabzug möglich. Weil es sich um sog. Kleinbetragsrechnungen handelt, reicht hier ebenfalls der Kassenbon.

Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Gesamtwert von 35 EUR je Geschenk und Jahr als Betriebsausgaben abzugsfähig. Werden insgesamt 20 Päckchen verschickt, die Pralinen und eine Flasche Wein (Gesamtwert 25 EUR) enthalten, wird diese Grenze nicht überschritten.