Outsourcing im HR-Bereich / 1 Einführung

1.1 Outsourcing

Der Begriff Outsourcing ist ein Kunstbegriff, abgeleitet aus den Wörtern Outside (außer Haus), Resource (Hilfsquelle) und Using (unter Verwendung von).

Das Outsourcing, also die Auslagerung von betrieblichen Bereichen, ist ein zentrales Thema der betrieblichen Planung und Organisation. Mit dem Schlagwort "Zurück zu den Kernbereichen bzw. -funktionen" wird in allen mittleren und größeren Unternehmungen Deutschlands nach auslagerungsfähigen Betriebsteilen oder betrieblichen Bereichen gesucht. Festzustellen ist dabei allerdings auch, dass oftmals übertrieben oder zu schnell ausgelagert wird.

Der Grundgedanke des Outsourcings geht auf die Make-or-Buy-Entscheidung zurück. Unter "make" und "buy" werden die beiden grundsätzlichen Bereitstellungswege für die in einem Unternehmen benötigten Güter und Dienstleistungen verstanden. Dabei bezeichnet "make" die Erbringung der Dienstleistungen bzw. Produktion der Güter im Unternehmen selbst, während "buy" den Bezug der Dienstleistungen bzw. der Güter vom Markt bedeutet. Die deutschen Begriffe sind für "make" Eigenfertigung und für "buy" Fremdbezug.

Outsourcing kann vom Fremdbezug wie folgt abgegrenzt werden:

• Beim Fremdbezug handelt es sich um eine vollständige oder teilweise Beschaffung der benötigten Dienstleistungen oder Güter vom Markt, i. d. R. über den Unternehmensbereich Einkauf bzw. Materialwirtschaft.
• Beim Outsourcing handelt es sich dagegen um eine vollständige oder teilweise Auslagerung von bisher im Unternehmen erfolgter Dienstleistungs- oder Gütererstellung an externe Dritte.

Grundsätzlich ist es betriebswirtschaftlich richtig und sinnvoll, das Unternehmen in regelmäßigen Zeitabständen nach auslagerungsfähigen Bereichen und Funktionen zu durchleuchten.

Neben dem normalerweise externen Outsourcing, also Verlagerung außerhalb des Unternehmens, ist – vor allem in größeren Unternehmen – auch ein internes Outsourcing möglich. Hierbei werden die Leistungen nicht mehr im Kernunternehmen erstellt, sondern innerhalb der Unternehmensgruppe (z. B. Tochtergesellschaft) oder bei verbundenen Unternehmen.

Neben dem Kostenfaktor gibt es eine Vielzahl anderer Tatbestände, die bei einer Outsourcingentscheidung seitens der Unternehmensleitung zu berücksichtigen sind. Insbesondere sind Outsourcingentscheidungen immer unter mittel- und langfristigen Aspekten zu untersuchen. Die Aufgabe eines Bereichs oder einer betrieblichen Funktion ist mit nicht unerheblichen Schwierigkeiten und in der Regel auch erheblichem materiellem Einsatz verbunden. Kurzfristige Aspekte sollten i. d. R. niemals Grundlage einer Qutsorcing-Entscheidung sein, Denn: Ein einmal aufgegebener Bereich oder eine betriebliche Funktion ist zu einem späteren Zeitpunkt ebenso schwierig und kostenintensiv wieder aufzubauen.

Auch die Personalpolitik, das Markt- und Kundenverhalten, Qualitätsgesichtspunkte und viele andere Faktoren müssen in die Entscheidungsfindung einfließen.

Praxis-Beispiel

Outsourcingentscheidung gründlich analysieren

Es kann für ein Unternehmen betriebswirtschaftlich sinnvoll sein, die Service-Abteilung auf einen externen Dienstleister auszulagern. Was aber, wenn die Kunden wegen dieser Service-Leistung bisher bei diesem Unternehmen ihre Produkte kauften und vielleicht sogar bereit waren, einen etwas höheren Preis zu zahlen? Durch die Übertragung der Service-Leistung auf einen "anonymen" Dienstleister fällt für diese Kunden vielleicht der entscheidende Kaufnutzen weg. Ein Beispiel dafür, dass Kostenersparnis auch zur (unfreiwilligen) Erlösminderung beitragen kann und daher vor einer Outsourcingentscheidung stets alle relevanten betriebsspezifischen Tatbestände und betriebswirtschaftliche Faktoren analysiert werden müssen.

Es ist einleuchtend, dass mit steigender Unternehmensgröße die Möglichkeiten der Auslagerung von betrieblichen Bereichen und Funktionen zunimmt. Aber auch für kleinere und neu gegründete Unternehmen bietet sich eine Vielzahl von Outsourcingmöglichkeiten. Gerade für kleinere Unternehmen oder bei Gründung eines Unternehmens ist es viel einfacher, bestimmte Funktionen und Bereiche erst gar nicht im Unternehmen aufzubauen, als diese zu einem späteren Zeitpunkt mit viel Aufwand wieder auszulagern.

Nachdem schon seit vielen Jahren bei Betriebsverpflegungssystemen oder Wach- und Reinigungsdiensten erfolgreich ausgelagert wurde, sind weitere betriebliche Funktionen in den Vordergrund gerückt. Dies gilt ganz besonders für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber auch über die Auslagerung der betrieblichen Aus- und Weiterbildung kann nachgedacht werden. Hier können kleinere Betriebe durch Kooperationen z. B. eine gemeinsame überbetriebliche Ausbildungsstätte gründen, sich einen gemeinsamen Personalentwickler "teilen" oder bei der betrieblichen Weiterbildung sowohl eigene Führungskräfte, aber auch externe Trainer, heranziehen.

Die Vorteile beim Outsourcing kann man wie folgt zusammenfassen:

• Straffung der Unternehmensstrukturen und -organisation,
• Konzentration auf die eigentlichenKernaufgaben,
• höhere Kostenredu...