Ordentliche Kündigung: Form und Zugang der Kündigungserklärung

Zusammenfassung

 
Überblick

Dieser Beitrag beschreibt, wie eine Kündigung zu gestalten ist, welchen Formvorschriften sie unterliegt und zu welchem Zeitpunkt sie ausgesprochen werden kann. Ein Schwerpunkt des Beitrags liegt im Zugang von Kündigungen, da hier in der Praxis immer wieder Fehler gemacht werden.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses gilt nach § 623 BGB die Schriftform. Der Zugang der Kündigung ist, wie für alle empfangsbedürftigen Willenserklärungen, in § 130 BGB geregelt. Arbeitgeber sollen nach § 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 SGB III Arbeitnehmer mit der Kündigung auf ihre Pflichten nach § 38 Abs. 1 SGB III hinsichtlich der Arbeitslosmeldung hinweisen.

1 Form und Inhalt der Kündigungserklärung

1.1 Schriftform

Nach § 623 BGB bedarf die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses der Schriftform. Es handelt sich um eine zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung jeder Kündigungserklärung, egal von welcher Partei. Kündigungen, die nicht schriftlich erfolgen, sondern z. B. per E-Mail, Fax, E-Postbrief, SMS oder mündlich, sind unwirksam.[1] Die elektronische Form[2] ist nicht ausreichend. Das Schriftformerfordernis ist zwingend und kann nicht durch arbeitsvertragliche Regelung aufgehoben werden. Dies gilt auch für die vorzeitige Beendigung durch einen Aufhebungsvertrag, auch genannt Turbo- oder Sprinterklausel.[3]

Das Schriftformerfordernis ist nach § 126 Abs. 1 BGB nur gewahrt, wenn der Kündigende das Kündigungsschreiben eigenhändig unterzeichnet[4] (die im Gesetz genannte Alternative eines notariell beglaubigten Handzeichens spielt in der Praxis keine Rolle). Die bloße Paraphierung der Erklärung mit einem Namenskürzel des Kündigenden genügt für die Schriftform nicht. Andererseits ist die Lesbarkeit der Unterschrift nicht erforderlich.[5]

Zulässig[6], wenngleich dennoch nicht empfehlenswert, ist es, dem Kündigungsempfänger das eigenhändig unterzeichnete Kündigungsschreiben zum Lesen zu übergeben, ihn auf dem Original den Empfang quittieren zu lassen und ihm anschließend lediglich eine Kopie zu überlassen.

Da nach § 623 BGB auch für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Auflösungsvertrag Schriftform vorgeschrieben ist, kann eine mangels Schriftform unwirksame mündliche Kündigungserklärung auch nicht als Angebot auf Abschluss eines Aufhebungsvertrags angesehen werden, dem der Erklärungsempfänger zustimmen könnte.

Durch einen Tarifvertrag, durch eine Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag kann festgelegt sein, dass eine Kündigung nur durch ein Einschreiben erfolgen kann. Diese Formvorschrift hat in der Regel den Zweck, die Beweisführung für die Kündigung zu erleichtern. Es wird deshalb in der Regel für die Wirksamkeit der Kündigung ausreichen, wenn die Kündigung schriftlich erfolgt, auch wenn eine Kündigung durch Einschreiben vorgeschrieben ist.[7]

Aus besonderen gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen kann sich darüber eine Pflicht zur schriftlichen Angabe von Kündigungsgründen ergeben.

Bei fehlender Schriftform kann der Arbeitnehmer die Kündigung auch noch nach Ablauf der dreiwöchigen Klagefrist nach § 4 Satz 1 KSchG gerichtlich angreifen.

 
Achtung

Richtiger Briefkopf

Immer wieder passiert es in der Praxis, insbesondere in Konzernen, dass eine Kündigung auf dem Briefpapier einer Schwestergesellschaft erklärt wird. Wenn nicht durch Auslegung, insbesondere über die Angaben in der Unterschriftszeile, klar wird, welcher Arbeitgeber kündigt, liegt keine wirksame Kündigung des Arbeitsverhältnisses vor.

1.2 Angabe von Kündigungsgründen

Grundsatz: Keine Angabe erforderlich

Die Angabe von Kündigungsgründen ist für die Wirksamkeit einer ordentlichen Kündigung grundsätzlich nicht erforderlich. Im Hinblick auf eine mögliche Selbstbindung auf bestimmte Kündigungsgründe ist es in der Regel auch nicht empfehlenswert, in der Kündigungserklärung selbst detaillierte Angaben zu den Gründen der Kündigung zu machen.

Der Empfänger hat jedoch – jedenfalls auf Verlangen – einen Anspruch auf (nachträgliche) Mitteilung der Kündigungsgründe. Das ergibt sich für die ordentliche Kündigung aus § 1 Abs. 3 Satz 1 HS. 2 KSchG bzw. aus einer entsprechenden arbeitsvertraglichen Nebenpflicht, und für die außerordentliche Kündigung aus § 626 Abs. 2 Satz 3 BGB.

Teilt der Arbeitgeber die Gründe für die Kündigung nicht oder nicht ordnungsgemäß mit, kann der Arbeitnehmer im Wege des Schadensersatzes verlangen, so gestellt zu werden, als seien ihm die Gründe rechtzeitig mitgeteilt worden. So kann der Arbeitnehmer etwa die Kosten für einen Kündigungsschutzprozess ersetzt verlangen, den er bei Kenntnis der Kündigungsgründe nicht angestrengt hätte. In der Praxis werden solche Schadensersatzforderungen indes selten geltend gemacht.

Ausnahmen

In besonderen gesetz...

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