Lohnsteuer-Außenprüfung: Vorbereitung, Durchführung und Folgen

Zusammenfassung

 
Überblick

Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft.

Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine weitgehende Mitwirkungspflicht, die neben der Vorlage der Lohnunterlagen auch die Erteilung von Auskünften umfasst. Gleichzeitig gesteht der Gesetzgeber im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung dem Arbeitgeber bestimmte Rechte zu. Im Folgenden sind in der zeitlichen Reihenfolge des Ablaufs einer Lohnsteuer-Außenprüfung alle wichtigen Maßnahmen dargestellt, die auf Seiten des Arbeitgebers für eine erfolgreiche Vorbereitung und Durchführung der Prüfung erforderlich sind.

Für punktuelle und zeitnahe Prüfungen besteht seit 2014 die Möglichkeit einer Lohnsteuer-Nachschau. Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Lohnsteuer-Außenprüfung ist gesetzlich in § 42f EStG geregelt und folgt besonderen Verfahrensregeln. Ergänzende Verwaltungshinweise finden sich in R 42f LStR und H 42f LStH. Die gesetzliche Grundlage der Lohnsteuer-Nachschau ergibt sich aus § 42g EStG. Die Besonderheiten der Durchführung des Prüfungsverfahrens erläutert das BMF-Schreiben v. 16.10.2014, IV C 5 - S 2386/09/10002 :001. Die Möglichkeit und Beachtung einer Anrufungsauskunft im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung erläutert das BMF-Schreiben v. 12.12.2017, IV C 5 - S 2388/14/10001, BStBl 2017 I S. 1656. Hinweise zur Einführung der digitalen Lohnschnittstelle ab 2018 enthält das BMF-Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001, BStBl 2017 I S. 789.

Lohnsteuer

1 Schriftliche Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. Es gelten deshalb die Vorschriften der Abgabenordnung[1] sowie der Betriebsprüfungsordnung.[2] Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt muss deshalb die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch eine schriftliche Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung dem Arbeitgeber ankündigen. Die Prüfungsanordnung gibt Auskunft über den

  • Prüfungsort,
  • Prüfungszeitpunkt,
  • Lohnsteuer-Außenprüfer,
  • Prüfungszeitraum und
  • Prüfungsumfang.

Die Prüfungsanordnung muss dem Arbeitgeber rechtzeitig zugehen, damit sich dieser entsprechend darauf einrichten kann. Die Bekanntgabe soll deshalb mindestens 14 Tage vor Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgen.

1.1 Prüfungsvorbereitung

Bei Zugang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich folgendes weitere organisatorische Vorgehen:

  • Information des steuerlichen Beraters.
  • Unterrichtung des für die Entgeltabrechnung zuständigen Personals, damit dieses während der Prüfung zur Verfügung steht.
  • Überprüfung des angegebenen Termins – ggf. kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Verschiebung des Prüfungsbeginnes beantragt werden.
  • Kann die Prüfung an dem angegebenen Ort durchgeführt werden?

1.2 Prüfungsort

 
Hinweis

Lohnsteuer-Außenprüfungen in Zeiten des Coronavirus

Die Lohnsteuer-Außenprüfungen finden grundsätzlich weiterhin statt. Sie werden vermehrt wieder vor Ort in den Betrieben unter Einhaltung der Hygienemaßnahmen durchgeführt. Die Lohnsteuer-Außenprüfungen können in Einzelfällen auf Antrag der Unternehmen verschoben oder unterbrochen werden. Kommt es zu einer Verschiebung, hemmt dies den Eintritt des Ablaufs der Verjährung bei den zu prüfenden Steuern.

1.2.1 Geschäftsräume des Arbeitgebers

Prüfungsort sind die Geschäftsräume des Arbeitgebers. In diesem Fall müssen dem Prüfer ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.[1] Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann die Prüfung stattdessen beim Finanzamt erfolgen.

1.2.2 Ausnahme: Prüfung beim Steuerberater

Die Prüfung im Büro des Steuerberaters kommt nach dem Wortlaut der geänderten Betriebsprüfungsordnung[1] nur noch als letzte Möglichkeit in Betracht. Bisher verlangte das Gesetz insoweit keine vorrangige Prüfung an Amtsstelle, sondern unter Berücksichtigung der vom Arbeitgeber vorgetragenen Gründe hat das Finanzamt den Prüfungsort im Rahmen der Ermessensausübung zu entscheiden. Dem Vorteil der unmittelbaren Ansprechmöglichkeit, die eine Prüfung in den Räumen des steuerlichen Beraters mit sich bringt, kann z. B. die erhebliche Entfernung zum Finanzamt entgegenstehen.

[1] Neufassung v. 15.3.2000, BStBl I S. 368.

1.3 Umfang des Prüfungszeitraums

Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird bei Betrieben mit mindestens 20 beschäftigten Arbeitnehmern als Anschlussprüfung durchgeführt. Sie schließt also ohne zeitliche Lücke an den letzten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum der Vorprüfung an. Eine Begrenzung auf eine Maximalzahl von Kalenderjahren ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Grenze für den Prüfungszeitraum ergibt sich durch die Vorschriften über die Verjährung von Steueransprüchen. Die Verjährungsfrist beträgt bei der Lohnsteuer 4 Kalenderjahre. Sie beginnt m...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Personal Office Platin 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge