Dienstwagen in der Entgeltabrechnung / 2.7.4 Wechsel zur 0,002-%-Tagespauschale

Ohne weitere Nachweise bleibt es bei dem Grundsatz, dass der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einer festen Monatspauschale von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zu berechnen ist. Dies gilt immer dann, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb, Büro oder in einer sonstigen Arbeitgebereinrichtung seine erste Tätigkeitsstätte begründet. Der Arbeitgeber kann aber vom Monatsprinzip zur tageweisen Berechnung der tatsächlich mit dem Dienstwagen durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wechseln.

Nachweis der tatsächlich durchgeführten Fahrten

Zum Wechsel auf die 0,002-%-Tagespauschale muss der Arbeitnehmer Aufzeichnungen führen, aus denen sich unter Angabe des Kalenderdatums die Tage ergeben, an denen er den Dienstwagen zu Arbeitgeberfahrten tatsächlich genutzt hat. Die Erklärung des Arbeitnehmers ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

Das FG Nürnberg legt für den Nachweis der tatsächlich durchgeführten Fahrten großzügigere Maßstäbe an als die Finanzverwaltung.^[1] Für die tageweise Berechnung ist danach die kalendermäßige Angabe nicht erforderlich, wenn an der Anzahl der angesetzten Fahrten keine Zweifel bestehen, etwa weil sie sich aus Eintragungen in einen Taschenkalender entnehmen lässt.

Einheitliches Wahlrecht pro Kalenderjahr

Das Wahlrecht zugunsten des Ansatzes der tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (0,002-%-Tagespauschale) kann für das jeweilige Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden. Ein Wechsel zwischen der 0,03-%-Monatspauschale und der 0,002-%-Tagespauschale ist während des Jahres auch beim Austausch des Dienstwagens nicht zulässig.

Praxis-Beispiel

Berechnungsvergleich zwischen Monats- und Tagespauschale

Einem Kundendienstmonteur steht für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein Dienstwagen (Bruttolistenpreis 30.000 EUR) auch zu privaten Zwecken zur Verfügung. Jeweils freitags sucht er ganztägig die Firma auf, die der Arbeitgeber als erste Tätigkeitsstätte festgelegt hat, um seine Aufträge entgegenzunehmen bzw. abzurechnen. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 45 km. Aufzeichnungen des Arbeitnehmers liegen dem Lohnbüro nicht vor.

Ergebnis: Durch die arbeitsrechtliche Festlegung hat der Außendienstmitarbeiter am Betriebssitz seine erste Tätigkeitsstätte. Bei der Dienstwagenbesteuerung muss deshalb zusätzlich ein geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt werden.

Privatfahrten: 1 % von 30.000 EUR	300 EUR
Zuschlag für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte: 0,03 % x 30.000 EUR x 45 km	+ 405 EUR
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil	705 EUR

Abwandlung

Sachverhalt wie oben, der Arbeitnehmer legt dem Lohnbüro eine schriftliche Erklärung vor, an welchen Tagen im Monat er den Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Für den Monat März beispielsweise ergeben sich insgesamt 5 Fahrten am 4.3., 11.3., 14.3., 25. und 28.3.

Bei Anwendung der Einzelbewertung für die tatsächlichen Arbeitgeberfahrten ergibt sich folgender geldwerter Vorteil für die Dienstwagennutzung in der Entgeltabrechnung für den Monat März.

Privatfahrten: 1 % von 30.000 EUR	300 EUR
Zuschlag für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte: 0,002 % x 30.000 EUR x 45 km x 5 Fahrten	+ 135 EUR
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil	435 EUR

Durch die Wahl der fahrtbezogenen Berechnungsweise ergibt sich gegenüber der bisherigen Monatspauschale von 0,03 % ein geldwerter Vorteil, der deutlich geringer ausfällt. Allein bei der Entgeltabrechnung für März sind 270 EUR weniger anzusetzen.

Kein unterjähriger Wechsel bei Austausch des Dienstwagens

Stehen dem Arbeitnehmer mehrere Dienstwagen zur Verfügung, sind die Angaben für jedes Fahrzeug getrennt zu führen. Der Wechsel von der 0,03-%-Monatspauschale zur 0,002-%-Tagespauschale kann für sämtliche dem Arbeitnehmer überlassenen Dienstwagen nur einheitlich erfolgen. Ein Wechsel zwischen der 0,03-%-Monatspauschale und der 0,002-%-Tagespauschale ist während des Jahres auch beim Austausch des Dienstwagens nicht zulässig.

Rückwirkender Wechsel für gesamtes Kalenderjahr zulässig

Die Finanzverwaltung lässt neuerdings bei entsprechender Nachweisführung einen rückwirkenden Wechsel von der Monats- zur Tagespauschale für das gesamte Kalenderjahr zu. Der Arbeitgeber kann im Lohnsteuerverfahren während des Jahres von der 0,03-%-Regelung zur tageweisen Einzelbewertung mit 0,002 % und umgekehrt übergehen, sofern der Arbeitnehmer rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr dem Arbeitgeber, d. h. auch für die Vormonate, die hierfür erforderlichen Aufzeichnungen vorlegen kann. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall die Lohnabrechnungen für die bereits vergangenen Monate des laufenden Kalenderjahres wegen der verlangten einheitlichen Berechnungsmethode korrigieren. Dies ist längstens bis zum 28.2. des Folgejahres bzw. bei vorzeitiger Beendigung des Dienstverhältnisses bis zur Übermittlung oder Ausschr...