Betriebsveranstaltung / 5.5 Kosten für Begleitpersonen

Neben den Ausgaben für den Arbeitnehmer können auch Aufwendungen lohnsteuerfrei bleiben, die z. B. für Ehepartner, Kinder oder andere Begleitpersonen des Arbeitnehmers entstehen. Allerdings sind die auf Begleitpersonen entfallenden anteiligen Kosten ausdrücklich auf den dem Arbeitnehmer zustehenden 110-EUR-Freibetrag anzurechnen. Eine Vervielfältigung um die Anzahl der teilnehmenden Angehörigen ist nicht zulässig.

Die Einführung eines Freibetrags führt zu einer Gleichbehandlung der teilnehmenden Mitarbeiter, da bei jedem maximal 110 EUR pro Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleiben, unabhängig von der Anzahl seiner Begleitpersonen.[1]

 
Praxis-Beispiel

Teilnahme von Begleitpersonen des Arbeitnehmers

Eine Firma lädt die Belegschaft einschließlich der Ehegatten (50 Arbeitnehmer und 30 Ehegatten) zu einem Abendessen in ein teures Lokal ein. Die Gesamtaufwendungen betragen 8.000 EUR.

Ergebnis: Für die Frage, ob die gewährten Zuwendungen noch im Rahmen der 110-EUR-Freibetragsgrenze liegen, ist nicht auf die Anzahl der Teilnehmer, sondern auf den einzelnen Arbeitnehmer abzustellen. Auf den einzelnen Teilnehmer entfallen 100 EUR (= 8.000 EUR/80 Teilnehmer).

Danach ist die Betriebsveranstaltung für diejenigen Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, die ohne Begleitung an dem Abendessen teilgenommen haben. Für alle übrigen Arbeitnehmer berechnen sich die Zuwendungen zuzüglich der Aufwendungen für den Ehegatten auf 200 EUR. Sie liegen damit über dem 110-EUR-Freibetrag. Lohnsteuerpflichtig ist nur der übersteigende Betrag von jeweils 90 EUR.

 
Hinweis

Berechnung nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl

Es ist auf die tatsächlichen Teilnehmer der Betriebsveranstaltung abzustellen.[2] Das FG Köln stellt dagegen für die Berechnung der Steuerbefreiung von 110 EUR auf die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer ab.[3] Diese Berechnungsweise wird damit begründet, dass sog. "No-Show-Kosten" für zunächst angemeldete, später aber – aus welchen Gründen auch immer – an der Betriebsfeier nicht teilnehmende Arbeitnehmer bei den tatsächlichen Teilnehmern zu keiner Vorteilsgewährung führen. Die abschließende Entscheidung des BFH zur Behandlung von fehlgeschlagenen Aufwendungen bei Betriebsveranstaltungen bleibt abzuwarten. In jedem Fall ist anzuraten, um bei einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachweisen zu können, seitens der Lohnbuchhaltung Teilnehmerlisten zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

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