Auslagenersatz / Lohnsteuer

1 Steuerfreier Auslagenersatz

Lohnsteuerlich setzt ein Auslagenersatz voraus, dass der Arbeitnehmer Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers tätigt und diese von ihm ersetzt werden. Dabei ist es gleichgültig, ob die Ausgaben im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen verauslagt werden – maßgebend ist das Innenverhältnis. Sie müssen folglich vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sein. Zudem darf kein oder nur ein sehr geringes eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestehen; sie dürfen ihn nicht bereichern.

Der Aufwendungsersatz nach § 670 BGB ist hingegen nicht ohne Weiteres steuerfrei.

Voraussetzungen für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt vor, wenn die Ausgaben

  • im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgen,
  • der Arbeitsausführung dienen und
  • nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen.

Bei Beschaffung von Hilfs- und Betriebsstoffen (z. B. Büromaterial, Porto, Benzin, Diesel, Öl für den Firmenwagen) liegt immer Auslagenersatz vor. In diesem Fall (aber eben nur in diesem) spielen die Eigentumsverhältnisse beim Erwerb keine Rolle, weil beim Arbeitnehmer keine Bereicherung eintreten kann.[1]

Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für

  • Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind,
  • geschäftliche Telefongespräche, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs geführt hat,
  • die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
  • die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat.[2]

Fortbildungsmaßnahmen

Auch Maßnahmen zur Fortbildung, die auf eigene Rechnung des Mitarbeiters erbracht werden, können bei Übernahme oder Erstattung durch den Arbeitgeber steuerfrei bleiben.[3]

Schadensersatz

Arbeitgebererstattungen von Sach- und Vermögensschäden an Arbeitnehmer-Eigentum sind kein steuerlicher Auslagenersatz, sondern steuerfreier Schadensersatz.

Strom

Ein weiteres Beispiel ist der steuerfreie Auslagenersatz für das Aufladen von Elektrofahrzeugen.[4]

 
Wichtig

Steuerfreiheit nur bei Einzelabrechnung

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass über die Auslagen einzeln abgerechnet wird. Eine Abrechnung nach Eigenbelegen ist zulässig.

Werbungskostenersatz ist steuerpflichtig

Steuerfrei ist nur der Auslagenersatz. Handelt es sich um Werbungskostenersatz, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter die Aufwendungen später in seiner Steuererklärung geltend machen kann.

 
Praxis-Tipp

Vorsteuerabzug nur mit ordnungsgemäßer Rechnung

Eine auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung ist für die Lohnsteuerfreiheit nicht zwingend erforderlich. Allerdings benötigt der Arbeitgeber für den Vorsteuerabzug aus Rechnungen mit einem Gesamtwert von mehr als 250 EUR eine ordnungsgemäße Rechnung mit Namen und Anschrift des Leistungsempfängers.

[2] BFH, Urteil v. 7.6.2002, IV R 145/99, BStBl 2002 II S. 829.
[4] S. Abschn. 3.

2 Steuerpflichtiger Auslagenersatz

Der Ersatz von Kontoführungsgebühren für die Führung eines Lohn- und Gehaltskontos bei einem Kreditinstitut ist kein steuerfreier Auslagenersatz, sondern steuerpflichtiger Werbungskostenersatz.

Übernahme von Bußgeldern

Bei der Erstattung von Strafen und Geldbußen handelt es sich ebenfalls nicht um steuerfreien Auslagenersatz, sondern um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.[1] Dies gilt unabhängig von der Höhe des Bußgelds und würde z. B. auch für eine Strafe für zu schnelles Fahren gelten. Ein rechtswidriges Tun ist keine Grundlage einer betriebsfunktionalen Zielsetzung und kann deshalb nicht im eigenbetrieblichen Interesse sein. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber ein solches rechtswidriges Verhalten angewiesen hat und/oder anweisen darf.[2]

Diese Auffassung ist jedoch umstritten und erneut beim BFH anhängig. Ein Finanzgericht hat entschieden, dass die Übernahme von Verwarnungsgeldern wegen Falschparkens durch einen Paketzustelldienst nicht zu Arbeitslohn bei den angestellten Fahrern führt.[3]

3 Pauschaler Auslagenersatz

Pauschalvergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, z. B. arbeitsvertraglich für Aufwendungen anlässlich von beruflichen Auswärtstätigkeiten, sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Pauschaler Auslagenersatz ist aber ausnahmsweise steuerfrei, wenn er

  • regelmäßig wiederkehrt,
  • keine Bereicherung des Arbeitnehmers darstellt und
  • der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

Aufgrund dieses Nachweises bleibt der pauschale Auslagenersatz solange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.[1]

Die Rechtsprechung lässt Pauschalabgeltungen darüber hi...

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