Auslagenersatz / Lohnsteuer

Marcus Spahn

1 Steuerfreier Auslagenersatz

Lohnsteuerlich setzt ein Auslagenersatz voraus, dass der Arbeitnehmer Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers tätigt und diese von ihm ersetzt werden. Dabei ist es gleichgültig, ob die Ausgaben im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen verauslagt werden – maßgebend ist das Innenverhältnis. Sie müssen folglich vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sein. Zudem darf kein oder nur ein sehr geringes eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestehen; sie dürfen ihn nicht bereichern.

Der Aufwendungsersatz nach § 670 BGB ist hingegen nicht ohne Weiteres steuerfrei.

1.1 Voraussetzungen für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt vor, wenn die Ausgaben

im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgen,
der Arbeitsausführung dienen und
nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen.

Wichtig

Steuerfreiheit nur bei Einzelabrechnung

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass über die Auslagen einzeln abgerechnet wird. Eine Abrechnung nach Eigenbelegen ist zulässig.

Bei Beschaffung von Hilfs- und Betriebsstoffen (z. B. Büromaterial, Porto, Benzin, Diesel, Öl für den Firmenwagen) liegt immer Auslagenersatz vor. In diesem Fall (aber eben nur in diesem) spielen die Eigentumsverhältnisse beim Erwerb keine Rolle, weil beim Arbeitnehmer keine Bereicherung eintreten kann^{^[1]}

[1] BFH, Urteil v. 21.8.1995, VI R 30/95, BStBl 1995 II S. 906.

1.2 Beispiele für steuerfreien Auslagenersatz

Steuerfreier Auslagenersatz liegt z. B. vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die einzeln abgerechneten Kosten ersetzt für

Kundengeschenke, die im Auftrag des Arbeitgebers erworben worden sind,
geschäftliche Telefongespräche, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs geführt hat,
die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers,
die Garage, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen gemietet hat^{^[1]},
das Aufladen von Elektr...