Es werden allgemein die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Als notwendige Kosten werden die Fahrtkosten angesehen, die dem Grunde und der Höhe nach zur Erledigung des Dienstgeschäftes aufgewendet werden müssen. Dazu zählen die Kosten für Fahrten auf dem Land- oder Wasserweg mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (also solchen, die nach festem Fahr- oder Flugplan verkehren, nicht also z. B. Taxi) bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse. Bei Bahnfahrten von mindestens 2 Stunden Dauer für die einfache Strecke können die Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Hin- und Rückfahrten sind getrennt zu betrachten.
Die mindestens 2-stündige Fahrzeit bezieht sich auf die planmäßige Fahrzeit (einschl. Umsteigezeiten) zwischen Abreise- und Zielbahnhof. So kann für die Hinfahrt die 2. Klasse, für die Rückfahrt die 1. Klasse in Betracht kommen. Fahrzeiten für Zu- und Abgänge am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort mit Bus, Straßen-, U-Bahnen bleiben bei der Berechnung der genauen Dauer von 2 Stunden unberücksichtigt.
Ein Arbeitnehmer unternimmt auf Veranlassung der Dienststelle eine Dienstreise von Flensburg nach Hamburg. Hierfür nimmt der Arbeitnehmer den ICE 1. Klasse. Die planmäßige Fahrzeit für die einfache Strecke beträgt 1 Stunde und 55 Minuten. Für die Fahrt vom Bahnhof in Hamburg zur Dienststelle werden 10 Minuten mit der S-Bahn benötigt.
Aufgrund der nicht zu berücksichtigenden Fahrzeit vom Bahnhof in Hamburg zur Dienststelle beträgt die reine Fahrzeit 1 Stunde und 55 Minuten. Somit können hier nur die Kosten für die 2. Klasse des ICE erstattet werden.
Die Kosten einer höheren Bahn- oder Flugklasse können auch ersetzt werden, wenn dienstliche oder wirtschaftliche Gründe dieses im Einzelfall oder im Allgemeinen gebieten. Dienstliche Gründe können z. B. Art des Dienstgeschäfts, Gesundheitsschäden, terminbedingte Gründe oder dienstlich bereitgestellte Flugkontingente sein. Wirtschaftliche Gründe dagegen sind z. B. gegeben, wenn bei einer Flugzeugbenutzung die entstehenden Reisekosten geringer sind als bei der Bahnfahrt oder ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht.[1] Flugkosten können in Ausnahmefällen auch erstattet werden, wenn sich aufgrund der Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten (notwendige Betreuung der mit dem Dienstreisenden in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kinder und pflegebedürftigen nahen Angehörigen) besser wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch den Dienstreisenden nicht besteht.[2] Dies kann auch der Fall sein, wenn ein höherklassiger Zug nur deshalb benutzt werden muss, weil dieser Zug nur diese Klasse führt oder die 2. Klasse ausgebucht ist. Die nächsthöhere Bahn- oder Flugklasse (letztere gegenüber der niedrigsten) wird auch bei einem Grad der Behinderung von mindestens 50 ersetzt.
Zu den erstattungsfähigen Auslagen gehören auch die Kosten des Zu- und Abgangs zum/vom Hauptverkehrsmittel und die Fahrten am auswärtigen Geschäftsort (einschl. Fahrten zu und von der Unterkunft), aber nur, wenn diese Wege nicht in zumutbarer Weise zu Fuß zurückgelegt werden können. Hierbei ist etwa von 1 km je Strecke auszugehen, es sei denn, es wird schweres Gepäck mitgeführt.
Zu den erstattungsfähigen Fahrtkosten gehören auch:
- Zu- und Abgang am Wohn-, Dienst- und Geschäftsort
- Zuschläge und Aufpreise für besondere Züge (z. B. ICE), wenn besondere Gründe für die Benutzung dieser zuschlagspflichtigen und besonderen Züge vorliegen (z. B. Gewinn von Arbeitszeit, erhebliche Einsparung von Reisezeit, Ermäßigung der Reisekostenvergütung)
- Nachlöseentgelte bzw. erhöhte Fahrpreise (Bordpreise), wenn die Fahrkarte aus triftigen Gründen nicht vor Fahrtbeginn gelöst werden konnte oder der Fahrkartenschalter geschlossen bzw. der Fahrkartenautomat defekt war
- Reservierungsentgelte
- Auslagen für Bettkarten und Liegeplatzzuschläge
- Gepäckbeförderungskosten
- Umtausch- und Stornogebühren
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