Praxis-Beispiele: Reisekosten Gestaltungshinweise

Sachverhalt

Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2026 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag.

Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es?

Ergebnis Variante 1: klassisches Ergebnis

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (3-Monatsfrist).

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern den vollen Spesensatz von täglich 51 EUR für die gesamte Dauer der Dienstreise. Pro Monat wären dies 1.530 EUR (51 EUR × 30 Tage). Da die Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden dürfen, führt dies dazu, dass die Spesenauszahlungen ab dem 4. Monat steuer- und beitragspflichtig sind.

Ausgehend von einem beispielhaften Durchschnittsteuersatz von 30 % und einem Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung i. H. v. 20 % ergeben sich folgende Auszahlungswerte in EUR:

Ergebnis Variante 2: Lohnsteuer pauschalieren

Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwe...